۱۰ گام برای انجام ارزشیابی بهتر

ارزشیابی عملكرد قوی ترین وسیله در دست سرپرستان است. برای بسیاری از سرپرستان و كاركنان، صرفنظر از حوزه كار و فعالیت، زمان ارزشیابی می تواند زمان سرخوردگی، ترس و فرصت از دست رفته باشد. اگر ارزشیابی عملكرد خوب تهیه و مدیریت شود می تواند كارمندان برتر را تقویت و كارمندان متوسط را به سطح بالاتری ارتقا دهد. علاوه بر این، ارزشیــابـی هــای قوی می تواند موجب شود تا كاركنان ضعیف از عملكرد شغلی خود دید واقع بینانه ای به دست آورند و از فرصتهای اصلاح و بهبود عملكرد خود آگاهی یابند. برای یك سرپرست اثربخش نه فقط داشتن عناصر یك ارزشیابی خوب حائز اهمیت است بلكه باید بداند چگونه آن را انجام دهد و از آن استفاده كند. سرپرستان سطح پایین برای اثربخش باقی ماندن باید پیوسته مهارتهای ارزشیابی خود را بهبود بخشند.
برای سرپرستانی كه عملكرد را ارزشیابی می كنند هیچ چیز یاس آورتر از این نیست كه احساس كنند به موضوعهای مهمی توجه نداشته یااینكه از نظرشان پنهان مانده اند. هیچ چیز نمی تواند روحیه یك كارمند را سریع تر از این احساس كه به كیفیت كارش توجه نشده، یا سرپرست علائق منطقی اورا نادیده گرفته است، بشكند. فراتر از همه، ارزشیابی عملكرد یك ارتباط دوجانبه است، اگر سرپرستان ده گام را در تهیه، انجام و پیگیری ارزشیابی رعایت كنند، ارتباط تقویت و موجب افزایش خشنودی، قدرت و اثر آن می گردد.
۱ ) عملكرد كارمند را به طور منظم مستند سازید: مستندسازی مستمر عملكرد كارمند احتمالاً مشكل ترین ولی مطمئناً مهمترین گام در بهبود ارزشیابیهای عملكرد است. اكثر سرپرستان مستندسازی عملكرد جاری را زمان گیر و بیهوده می دانند، اما نگهداری یك سابقه منظم از رویدادهای مشاهده شده، جهت انجام یك ارزشیابی كامل، منصفانه و سودمند حائز اهمیت است. نگهداری یك سابقه نامنظم آن هم در خصوص منفی ترین رویدادها یا عملكردهای برجسته معمولاً كافی نیست. این كار نه فقط موجب یك سابقه نامتعادل برای اكثر كاركنان می گردد بلكه می تواند پر از نكات ابهام انگیز باشد.
نگهداری یك سابقه صحیح در مورد عملكرد زیردست یك عادت حرفه ای باارزش است - بخصوص در محیط كار امروزی كه برای هر كاری به قانون مراجعه می شود. مدیران به طور روزافــزون بــه خاطر ارزشیابی های كمتر مستند و ارزیابیهای سطحی مورد ملامت قرار می گیرند. فقط كاری را كه كارمند انجام می دهد ثبت كنید نه عقیده خود را در مورد آن. كارهای كارمند باید بیانگر واقعیت باشند شخص ثالثی كه سوابق نگهداری شده شما را می خواند باید به همان نتایجی برسد كه شما رسیده اید.
۲ ) نظر كارمند را جویا شوید: قبل از انجام ارزشیابی از كارمند بخواهید تا فهرستی از كارهایی را كه خود مهم می داند برای دوره ارزیابی تهیه كند. سرپرستانی كه تعداد زیادی كارمند را ارزیابی كنند، این كار سودمند است و مدیران گروههای كوچك نیز اطمینان حاصل خواهند كرد كه هیچ كــــار مهمی را نادیده نمی گیرند. این فن به كاركنان اجازه می دهد تا آنچــه را مهم مـی دانند ارائه دهند و موجب می شود تا بر انجام خوب یا بد كارها در طول دوره ارزیابی تمركز كنند.
سرپرستان باید فهرست تهیه شده را در اكثر موارد به عنوان یك وسیله كنترل مورد استفاده قرار دهند و كلیه كارهای موردنظر كارمند را در نظر بگیرند. بحث مربوط به كارهای لحاظ نشده در ارزشیابی باید در مصاحبه همراه آن ملحوظ گردد.
۳ ) رفتارها را ارزیابی كنید نه شخصیتها را: به خاطر داشته باشید كه هنگام انجام ارزشیابی رفتارها را توضیح دهید نه شخصیتها یا نگرشها را، واقعیتهای رفتاری مشخص عینی را ذكر كنید. از اظهارنظرهای ذهنی كه مبین ارزیابی شما از شخصیت كارمند است اجتناب كنید. نوشتن اینكه كارمند »تنبل و درونگر است و برای كامل كردن كارهای خود پیوسته به راهنمایی احتیاج دارد« یك ارزیابی رفتاری نیست. در عوض، سرپرست می تواند بنویسد كه »كارمند به موقع كارهای خــود را انجام نمی دهد، بدون دو یا سه یادداشت یادآوری، گزارش فعالیت خود را تكمیل نمی كند و تا زمان بررسی كار او و تایید صحت آن، كار را متوقف می كند.«
۴ ) ارزشیابی را خوب بنویسید: مدیران توانائیهای نوشتاری متفاوتی دارند. برخی از آنها در نوشتن ارزشیابی ضعیف اند و به آن نیز اذعان دارند اما بعضـی دیگر ضعف خود را نمی پذیرند. من كاركنان متوسط و استثنایی را دیــده ام كه به دلیل ضعف مدیران در تهیه ارزشیابی، تنبیه شده اند. بسیاری از كاركنان ضعیف به سادگی ارزشیابی خوبی گرفته اند و به دلیل ضعف نوشتاری مدیران از وضعیت خود نیز واقف نگردیده اند.
سرپرستانی كه از مهارتهای نوشتاری خود راضی نیستند یا با ارزشیابیهای پر دردسر سروكار دارند، باید از راهنمائیهای سایر مدیران استفاده كنند. پیش نویس ارزشیابی را تهیه كنید و به سایر سرپرستان اجازه دهید تا به طور دقیق آن را بررسی و اشكالات را مشخص كنند. سعی كنید زبان دقیقی را به كار برید و برای نوشتن صحیح ارزشیابی وقت بگذارید. هنگامی كه نوشتن را تمام كردید از خود بپرسید »آیا ارزشیابی با همان كیفیتی كه می تواند نوشته شود، تهیه شده است؟«
۵ ) از اشتباهات معمول در ارزشیابی اجتناب كنید: سرپرستان باید از سه اشتباه كه موجب كاهش اثربخشی و قابلیت اعتماد كمتر فرآیند ارزشیابی می شوند اجتناب كنند. »اثر هاله ای« بیانگر وضعیتی است كه سرپرستان یك جنبه مثبت از عملكرد را به كلیه جنبه های عملكرد كارمند تعمیم می دهند. مثلاً، سرپرست »كیفیت كار« كارمند را »عالی« ارزیابی می كند و سپس به صورتی ناصحیح سایر جنبه ها را »عالی« ارزیابی می كند در حالی كه فقط »خوب« یا »متوسط« هستند. عكس این حالت زمانی نیز اتفاق می افتد كه سرپرستان یك جنبه از عملكرد را »ضعیف« ارزیابی می كنند و سپس آن را به سایر جنبه ها تعمیم می دهند. این نوع اشتباهات می تواند به سرعت اثربخشی یك سیستم ارزشیابی را از بین برده و نهایتاً« به روحیه كارمند صدمه بزند.
۶ ) چگونگی ارائه ارزشیابــی مكتوب را برنامه ریزی كنید: قبل از جلسه با كارمند به منظور بحث در مورد ارزشیابی، چنددقیقه ای را صرف مرور مدارك خود بكنید. افكار خود را متمركز و تصمیم بگیرید كه چگونه عمل كنید. توجه كنید كه چه جنبه هایی احتمالاً حساس خواهند بود. آیا می توانید ارزشیابی را با مثالهایی از عملكرد كارمند توجیه كنید؟ آیا مدارك شما كامل اند؟ آیا موضوعهایی وجود دارند كه می خواهید از طرح آنها اجتناب كنید؟ قضاوتهای خود را براساس رفتارها گذاشته اید یا شخصیتها؟ آیا ارزشیابی مثالهای مشخصی را ذكر می كند؟ آیا ارزشیابی نارسائیهایی را توضیح می دهید كه شما قبلاً در مورد آنها با كارمند مشورت نكرده اید؟ اگر چنین است، این موارد ارزش یادآوری دارند؟ صرف چنددقیقه برای برنــامه ریزی ارائه ارزشیابی می تواند موجب جلوگیری از به زحمت افتادن سرپرستان و مانع جریحه دار شدن احساسات كاركنان گردد.
۷ ) ارزشیابی عملكرد نباید موجب شگفتی شود: یك ارزشیابی كاملاً مستند و مكتوب در خصوص عملكرد، هنگام ارائه به كارمند نباید موجب شگفت زدگی او شود. سرپرستان در طول دوره ارزیابی باید در مورد هر نارسایی مربوط به عملكرد كه ذكر آن در ارزشیابی حائز اهمیت است با كاركنان مشورت كنند. بهترین سرپرستان، زیردستان را از وضعیت خود و چگونگی انجام وظیفه آنها در طول دوره ارزیابی مطلع می كنند. خاطرنشان ساختن ضعف یا نارسایی در زمان ارزشیابی موجب توسعه مهارت یا بهبود روحیه كاری كارمند نمی شود. قصــور در مورد بحث قراردادن جنبه های منفی عملكرد قبل از تهیه و ارائه ارزشیابی موجب عصبانیت و سرخوردگی كاركنان می شود زیرا مدیریت آن جنبه ها را قبلاً به بحث نگذاشته و به آنها فرصت بهبود و اصلاح نداده است.
۸ ) یك برنامه عملیاتی تنظیم سازید: یك ارزیابی اثربخش باید به این سوال پاسخ دهد كه: »ما از وضعیتی كه داریم به كجا می رویم؟« سرپرستان باید ارزشیابی را برای تفهیم اثربخش جنبه های مهم شغل كه كارمند در دوره آتی پاسخگوی آنهاست و عملكرد كاری مورد انتظار، مورد استفاده قرار دهند. ارزشیابیهای قوی یك »نقشه راهنما« برای بهبود عملكرد كاركنان ضعیف فراهم می آورند. این نقشه چگونگی بهبود عملكرد و ارزیابی آینده آنها را به وضوح توضیح می دهد. هروقت كه امكان داشته باشد، سرپرستان باید ارزشیابی را برای »بالابردن سطح اهداف« كاركنان دارای عملكرد عالی مورد استفاده قرار دهند. یعنی اهداف جدیدی را تعیین كنند كه آنها را به كار و چالشهای بیشتر وادارند. بخش قابل توجهی از زمان هر جلسه ارزیابی باید با تبیین انتظارات و توافق در مورد سطح عملكرد یا اهداف معقول و منطقی جدید، به آینده بپردازد نه گذشته.
۹ ) بعد از جلسه ارزیابی عملكرد خود را ارزیابی كنید: بعد از جلسه ارزیابی چنددقیقه در مورد عملكرد خود فكر كنید. آیا خود را به اندازه كافی مهیا كرده بودید؟ آیا شما یا كارمند شگفت زده نشدید؟ چگونه می توانستید بهتر عمل كنید؟ آیا از جلسه ارزیابی احساس رضایت می كنید؟ آیــا كارمند راضی به نظر می رسد؟ اگر جواب منفی است، چرا؟ آیا از این جلسه ارزیابی درسی آموخته اید؟ چگونه می توانید در آینده از آن استفاده كنید؟ اگر ضرورت داشته باشد، از برگزاری جلسات دیگر هراس نداشته باشید. به خاطر داشته باشید كه شما روش ارزیابی برای دوره بعد را تعیین می كنید. صحیح عمل كردن بسیار حائز اهمیت است.
۱۰ ) ارزشیابی را پیگیری كنید: توافقهای حاصله در ضمن مصاحبه های ارزشیابی را پیگیری كنید تا به كارمندان اطمینان دهید كه به حمایتهای توافق شده پشت گرم باشند و شما نیز تا جلب رضایت آنان به قول خود متعهد هستید. پس از مصاحبه ارزشیابی، نشان دادن صلاحیت و حسن نیت توسط سرپرستان حائز اهمیت است. بخصوص پس از پیشنهاد روشهای آموزشی یا شیوه های دیگر برای كمك به كاركنان برای بهبود عملكردشان، حسن نیت بسیار مهم است. اگر سرپرستان پس از ارزشیابیهای عملكرد به تعهدات خود عمل نكنند، مدیریت به سرعت اعتبار خود را از دست می دهد و روحیه كاری كارمند صدمه خواهد دید.
علاوه براین، كاركنان را در قبال توافقهای حاصله طی مصاحبه ارزشیابی مسئول بدانید. بعد از مصاحبه ارزشیابی كه طی آن كمبودها را خاطرنشان می گردد، پذیرش كار از یك كارمند ضعیف به روش گذشته، كل فرآیند ارزشیابی را تضعیف می كند و این مسئله به نفع كارمند نیست. نظرتان را به طور موكد به كاركنان ضعیف بگویید و اطمینان حاصل كنید كه انتظارات تغییر كرده اند. سرپرستان با نشان دادن تعهد نسبت به انتظاراتی كه در ضمن ارزیابی در مورد آنها مذاكره شده است، منافع زیادی كسب می كنند.
ارزشیابیهای عملكرد كه كامل و خوب تهیه شده اند، گذشته را به طور واقع بینانه بررسی، وضعیت حال را به نحوی صحیح تعریف و فرصتهــای آینده را به صورتی روشن ترسیم می كنند. یك وسیله مهم ارتباطی، تهیه ارزشیابی، محتوای ارزشیابـــــی و پیگیری سرپرست می تواند موجب »موفقیت یا شكست« هریك از كاركنان گردیده و عملكرد گروه را شدیداً تحت تاثیر قرار دهد. سرپرستان با مقداری وقت اضافه، فكر و تلاش می توانند اثربخشی ارزشیابی را برای سازمان و كاركنان افزایش دهند.۱

منبع: SUPERVISION
مترجم: نوذر نكوئیان

منبع : ماهنامه تدبیر