سازمان فرایندگرا وپارادایم های سازمانی

● راهنمای شناخت و اجرای فرایندها در سازمان
كتاب سازمان فرایندگرا و پارادایم های سازمانی، دارای فهرست عنوان، مقدمه ناشر، پیشگفتار مؤلف، و سه فصل است كه در ۳۵۹ صفحه تدوین و منتشر شده است.
نویسنده هدف از تألیف كتاب را تشریح و تاكید بر نقش و جایگاه سازمان و سازماندهی در ارتقای اثربخشی عملكرد بنگاههای اقتصادی و موسسات اجتماعی و هم چنین ارائه راه حلهای مناسب مطرح ساخته است.
نویسنده در كتاب از مدیران می خواهد در پارادایم ها یا ساختارهای ذهنی خود در زمینه سازمان و مدیریت بازنگری كنند و بر این باور است كه سازمان زیرساخت اصلی هر موسسه اقتصادی - اجتماعی را تشكیل می دهد، و اثربخشـــــی فعالیتهای سازمان، ازجمله مشتری گرایی و كیفیت گرایی، تنها زمانی امكان پذیر است كه ساختار آن سازمان به درستی طرح ریزی شود.
این كتاب در سه فصل سازماندهی شده است. فصل اول، به طور مختصر و كوتاه به تشریح مفاهیم و مقولاتی كلی نظیر اندیشه مجرد، فلسفه، تئوری و پارادایم پرداخته و تاثیر آنها را بر شكل گیری تفكر و سبكهای مدیریت و سازماندهی نشان می دهد.
در فصــــل دوم مروری بر تاریخچه شكل گیری تئوری های سازمان و مدیریت دارد، و به تشریح تعاریف و مبانی و مفاهیم سازمان و سازماندهی، تشریح علل تغییر و تحول سازمان و برخی مدلها و دیدگاههای تحول سازمانی همراه با برجسته كردن دیدگاه فرایندگرا می پردازد.
فصل سوم به تشریح فرایند طرح ریزی سازمان و توضیح سطوح عملكرد سازمان - ساختاری، فرایندی، و سازماندهی توجه كرده و مفهوم فرایند، فرایندگرایی، و نقش فرایندها را تبیین ساخته است.
● فلسفه، تئوری، پارادایم
به نظر نویسنده، در عرصه سازمان و مدیریت، به فرض ثابت و همسان بودن سایر عوامل، مدیر یا رهبر برخوردار از تفكر فلسفی از مدیر یا رهبر فاقد ذهنیت فلسفی موفق تر است. (۲۷) آنگاه در ادامه به تشریح فلسفه، تئوری، و پارادایم می پردازد. او توماس كوهن را یكی از صاحب نظران برجسته در مقوله فلسفه علم معرفی می كند كه مفهوم پارادایم را در اثر ارزشمند خود به نام ساختار انقلاب های علمی« آورده است. (۴۱)
در منشا پارادایم هـــا می نویسد كه پارادایم ها محصول زندگی اجتماعی و زاده شعور انسانها و رابطه متقابل آنها با هم است. به عبارت دیگر، پارادایم ها در تمامی اشكال خود نظیر اسطوره، دین، فلسفه، علم و... منشا عینی دارند و نمایانگر نیازها، محدودیتها و توانمندیهای شرایط زمانی و مكانی شكل گیری خود هستند. و چهار ویژگی برای پارادایم ها را نام می برد: (۵۸)
الف - پارادایم ها بر چگونگی ادراك ما از جهان تاثیر می گذارند‍؛ ب - انسان پارادایم های موجود را به راحتی به كار می گیرد، و در مقابل تغییر آن مقـــاومت می كند؛
پ - پارادایم های جدید معمولاً از خارج سازمان به آن راه می یابند؛ ت - كســانی كه به نحوی موفقیت آمیز پارادایم های خود را تغییر می دهند، به دیدگاههای جدید دست می یابند.
● سازمان، مبانی و مفاهیم
نویسنده پس از اشاره به تاكید آدام اسمیت بر ضرورت تقسیم كار بین كارگران، تدوین اصول مدیریت علمی فردریك تیلور، وظایف سازمان و مـــدیریت هنری فایول، عقاید ماكس وبر در زمینه ضرورت وجود ضوابط خاص و روشهای تعیین شده در رابطه بین مدیران و كاركنان یك سازمان (بوروكراسی)، نظر داده كه، سازمان ابزار و زیرساخت اصلی هرگونه فعالیت اقتصادی - اجتماعی و هرگونه اقدام اصلاحی و بهبود عملكرد بنگاههای اقتصادی و خدماتی یا نهادهای حكومتی و سیاسی به شمار می رود، و طرح ریزی، بهسازی و اداره صحیح آن متناسب با نیازها و واقعیتهای زمان می تواند مدیران و صاحبان بنگاهها را در دسترسی به اهداف خود یاری رساند. (۷۸)
پس از ورود به چیستی سازمان، تعریف، ویژگیها، نقش و ضرورت وجودی، ساختار سازمانی را از منظــر مینتزبرگ چنین تعریف می كند: »مجموعه راهها و روشهایی كه سازمان نیروی كار خود را به وظایف مختلفی تقسیم كـــرده و پس از آن، بین آنها هماهنگی ایجاد می كند«. آنگاه عوامل زیر را به عنوان عاملهای عمده بر شكل گیری، طراحی، اصلاح و تجدید طراحی ساختار - مهندسی مجدد - می شمارد: (۹۶)
- محیط سازمان؛
- تئوری ها و پارادایم های رایج سازمان و مدیریت؛
- اهداف و استراتژی ها؛
- ذینفعان - بهره مندان؛
- نوع حرفه و فناوری؛
- ابعاد و اندازه؛
- جایگاه سازمان در عمر سازمانی.
در تئوری های سازمان به مكتب كلاسیك، مكتب رفتاری و مكتب اقتضایی اشاره دارد. در این مكتب ها نظریات تیلور، گیلبرت وكانت، هنری فایول، تی لوسی، اورویك وبرچ و بالاخره بوروكراسی ماكس وبر را ارائه نموده است. (۱۲۲)
مؤلف ابتدا تمامی انواع سازمان را در دو گروه كلی دیدگاه سنتی (عمودی) و دیدگاه نوین (افقی) تقسیم بندی كرده و انواع ساختارهای سازمانی را با عنوانهایی نظیر سازمان براساس: تعداد كاركنان، زمان، نوع محصول، نوع فعالیت، منطقه جغرافیایی و بازار، مشتری (ارباب رجوع)، فرایند، ماتریسی، شبدری، حلقوی و... مطرح ساخته و هركدام را به تناسب تشریح كرده است. (۱۷۴) ساختار سازمانی فرایندی، ساختارهای شبكه ای، و ساختار حلقوی و مسطح را در مضمون نگرشهــــــای نوین به سازمان قرار داده است. (۱۸۸)
در ارائه برخی از تئوری های تغییر سازمانی پس از اشاره به مفهوم تغییر و وقوع آن در سازمانها و استفاده از نظر ارسطو درخصوص شناخت پدیده ها، مدلهای برررسی تحول سازمانی را مدنظر قرار داده و از قول ماركس می نویسد كه تغییر عنصر ذاتی و اساسی و غیرقابل اجتناب تمامی پدیده های طبیعی و اجتماعی است و انقلاب و تحول جامعه را نتیجه عدم تطابق شكل و محتوا می داند. سپس مدلهای تغییر شرح زیر را ارائه می كند. (۱۹۹)
لاری كرینر، مدلی را عرضه كرده كه در آن، چگونگی تغییر سازمانها را در طول زمان و چگونگی تاثیرگذاری این تغییرات بر عملكرد مدیریت و ساختار سازمانی را توضیح می دهد. او معتقد است كه سازمانها درحال پیشرفت، طی حیات خــــود از پنج مرحله توسعه گذر می كند و هریك از این مراحل توسعه نیز خود از دو مرحله تكامل تدریجی و دگرگونی بنیادی تشكیل می شود. دگرگونی بنیادی، دوره هایی از تاریخ سازمان را دربرمی گیرد كه سازمان دچار بحران و آشفتگی بنیانی است. حل این مشكل مستلزم این است كه ساختار سازمانی تغییر یابد.
برخلاف مدل كرینر كه مسیر حركت و رشد سازمانها را خطی و مستقیم می بیند. مدل چرخه عمر سازمان ایساك آدیزس یك مدل نرمال است. مدل او بر این پایه استوار است كه سازمان شبیه یك موجود زنده است و دارای دو دوره كلی جوانی و رشد، و پیری و افول است،‌كه هر دوره شامل پنج مرحله است. برای مثال مراحل دوره پیری را، سكون، اشرافیت، بوروكراسی آغازین، بوروكراسی كامل، و مرحله مرگ می داند. براساس نظر آدیزس درهریك از مراحل چرخه حیات سازمان رفتارهای عادی و غیرعادی وجود دارد كه مشروح آنها در جدولها ارائه شده است.
نكته اصلی در تئوری چرخه حیات سازمان این است كه در شرایط عادی مكانیسم های درونی هر سازمان واكنش متقابل بین عناصر و اجرای آن، سازمان را به مرحله بعدی هدایت می كند و سازمان درصورتی به بقا و حیات خود ادامه می دهد كه با نگرش پیشدستانه تغییرات لازم را در ساختار خود اعمال كند. آدیزس به طور كلی رفتار انسانها را در سه گروه انفعالی، فعـــــال و پیشدست یا پیش نگر طبقه بندی می كند. مؤلف درمورد هریك از این رفتارها اشاره هایی دارد. (۲۱۵)
● طرح ریزی سازمان
۱ - طرح ریزی، یا طرح ریزی مجدد سازمان - مهندسی مجدد - یك فعالیت استراتژیك است كه باتوجه به اهداف و مأموریتهای سازمانی، فرایندهای كاری، ساختار سازمانی، و منابع موردنیاز هر سازمان اقتصادی، خدماتی و یا اجتماعی به نحوی پیش بینی می كند كه بتواند دستیابی به اهداف را برآورده سازد. طرح ریزی یا طراحی مجدد ساختار یا فرایندهای هر سازمــــــــان در شرایط زیر ضرورت پیدا می كند: (۲۲۴)
الف - تغییر اساسی در اهداف، استراتژی ها و خط مشی های سازمان؛
ب - تغییر در پارادایم ها؛
پ - تغییر در فناوریها؛
ت - تغییر در نوع فعالیت و یا شرایط بازار - محصول و كار؛
ث - تغییر درشرایط محیطی؛
ج - تغییر در اندازه و ابعاد سازمان؛
چ - آگاهی از عملكرد نامطلوب؛
ح - بروز بحرانها و مشكلات - پرسنلی و مالی؛
خ - احســـــاس ضرورت برای انجام یك خانه تكانی.
۲ - روملر برای نشان دادن ارتباط داخلی سیستم ها سه سطح كلی تحت عنوان سه سطح عملكرد سازمانی قائل شده است. طبق این مدل، هر سازمان از سه لایه اصلی ذیل تشكیل شده است (۲۴۶):
الف - سطح سازمانی یا ساختاری كه در آن علت وجـــــــودی اهداف، استراتژی ها، خط مشی های كلان، و چارچوب كلی تشكیلات سازمان طراحی و تعیین می شود؛
ب - سطح فرایندی كه در آن علت وجودی، اهداف و ساختار فرایندهای اصلی موردنیاز سازمان طراحی و تعیین می گردد؛
پ - طرح سازماندهی و اجرایی كه در آن اهداف و نحوه سازماندهی، جزئیات ساختار سازمانی و مشاغل اصلی موردنیاز سازمان طراحی و تعیین می شود. مؤلف تحت عنوان دیدگاه این كتاب طبقه بندی ساختار سیستم ها و فرایندها را مطرح ساخته كه عبارتند از: فرایندهای مكانیكی، فرایندهای فیزیكی، فرایندهای شیمیایی، و فرایندهای اجتماعی. (۲۷۲)
▪ مراحل زیر را می توان به عنوان مراحل طراحی و سازماندهی ساختار تفصیلی سازمانها از هر نوع كه باشند به شمار آورد:
- شناسایی فرایندهای موجود؛
- تعیین ساختار كلان سازمان؛
- تعیین ساختار تفصیلی سازمان. در این ارتباط می توان به تعیین بخشها یا واحدها، تعیین و طراحی شغلها، تعیین تعداد افراد لازم برای هر شغل اشاره كرد.
مؤلف نگرشهای حاكم بر طراحی شغل یا طراحی كار را در سه دسته نگرش مهندسی، نگرش انگیزشی و نگرش نظامهای اجتماعی - فنی ارائه می دهد.
(۳۴۲) آنگاه پس از اشاره به مشكلات موجود بر سر راه طراحی و اجرای ساختار جدید به نكته ای مهم و اساسی یعنی روح سازمانی توجه می دهد و اضافه می كند كه روح سازمانها را باید در فرهنگ سازمانی جستجو كرد. روح سازمان باید خود را در شوروشوق، عشق، همبستگی، اخلاقیات، اعتماد متقابل، و یكپارچگی سازمان نشان دهد.
مطالعه كتاب می تواند برای دانشجویان مدیریت و كارشناسان سیستم و طراحی و بویژه كارشناسان تحلیل گر و طراحی ساختار سازمانی مفید و كارساز باشد.

مؤلف: محمد رحمان زاده
سیدمحمد باقری زاده

منبع : ماهنامه تدبیر