۱۰ گام توانمندسازی

● گام اول: دلیل ضرورت تغییر را بگویید: در اولین گام مدیران باید تصمیم بگیرند چرا می خواهند اختیار تصمیم گیری را به كاركنان بدهند. آیا برای خدمت رسانی بهتر به مشتری یا كاهش چرخه زمان یا ارتقا كیفیت محصول لازم است مدیران نیازهای بازار را بشناسند و برای پاسخ به آن چاره اندیشی كنند. وقتی مدیران هدف از تـــوانمندسازی را بهبود وضعیت كسب و كـــار بدانند، در‌آن صورت كاركنان می دانند چه انتظاری از آنها دارند.
● گام دوم: تغییر رفتار مدیران ارشد: بزرگترین چالش فراروی مدیران توانایی ایجاد محیط كار توانمندی است كه شرایط یادگیری را برای كاركنان فراهم سازد.
ویكتور جنتیل مدیرعامل شركت فورآین پنج سال پیش تصمیم گرفت كه مدیران ۱۵ كارگاه ماشین افزارش باید با مشتریان تماس بیشتری داشته باشند او می گوید »چون برایم خیلی دشوار بود كه بتوانم تمام اطلاعات مربوط به مشتریان را به كاركنان خط تولید برسانم تصمیم به این كار گرفتم« اما با توانمندسازی مدیرانم توانستم ازطریق تماس مستقیم آنان با مشتریان نیازهای بازار را سریعاً جواب دهم.
● گام سوم: تعیین كنید كاركنان می توانند در چه تصمیماتی موثر باشند: یكی از بهترین روشهای تغییر رفتار مدیران و كاركنان این است كه مدیران به طور زیربنایی تعیین كنند چه نوع تصمیماتی را می خواهند به كاركنان واگذار كنند. مدیران معمولاً دوست ندارند قدرت خود را واگذار كنند.
هایدن معتقد است با ارزیابی نوع تصمیمـــــاتی كه در كارهای روزمره گرفته می شود مدیران و كاركنان می توانند ببینند این تصمیمات در كجا باید اتخاذ شود و اگر لازم شــــــد كاركنان را می توان در این نوع تصمیم گیریها مشاركت داد. یك نكته هشداردهنده اینكه دادن اختیار تصمیم گیری به كاركنان باید به آرامی صورت گیرد.
● گام چهارم: گروههای كاری بسازید: با بررسی مستندات موجود و تلاشهای موفقیت آمیزی كه در رابطه با توانمندسازی صورت گرفته است می تــــوان گفت كه این تلاشها تاحد زیادی به خاطر استفاده از گروههای كاری است. اگر بخواهیم از توانمندسازی به عنوان یك ورودی در مشاغل كاركنان استفاده كنیم كاركنان باید بدانند عملكردشان چه تاثیری بر روی سایر كاركنان و سازمان دارد. بهترین راهی كه افراد می توانند نسبت به تاثیر كارشان بر روی دیگران اطلاع كسب كنند ازطریق همكاری مشترك با سایر كاركنان است.
● گام پنجم: تبادل اطلاعات: كاركنان برای اینكه بتوانند تصمیمات بهتری بگیرند نیاز به اطلاعات جامع و صحیح درباره سازمان دارند. كاركنان توانمند نیازمند اطلاعاتی هستند كه چگونگی انجام كار یا مشاركت آنان را در تمام جنبه های كاری مانند هزینه تولید یك محصول یا كالا، میانگین چرخه زمان، رسیدگی به شكایت مشتریان، هزینه های دوباره كاری، ضایعات و اهداف فروش سالیانه فراهم سازد. هرچه بیشتر كاركنان نسبت به چگونگی انجام كار مطلع باشند بهتر می توانند كار می كنند.
● گام ششم: افراد مناسب انتخاب كنید: كاركنانی كه در محیطهای توانمند یا گروه محور بهترین عملكرد را دارند افرادی هستند كه از قدرت و توان ذاتی برای همكاری با دیگران برخوردارند. اما بسیاری از كاركنان واحدهای تولیدی به سادگی با توانمندسازی قرابت و احساس نـــــزدیكی نمی كنند. هنگامی كه می خواهید نیروی انسانی استخدام كنید صرفاً نباید به قابلیتهای فنی تكیه كنید بلكه باید افرادی را انتخاب كنیم تا بتوانند به راحتی خود را با فرهنگ سازمانی تطبیق دهند.
● گام هفتم: آموزش تدارك ببینید: همیشه از كاركنان بویژه كاركنان با سابقه انتظار نداشته باشید كه بدانند چطور تصمیمات درست بگیرند و با دیگران همكاری خوبی داشته باشنـــد. تعداد كمی از كاركنان به طور عادی می توانند در فعالیتهای گروهی خوب كار كنند. برای شركتهایی كه می خواهند به طور جدی در مسیر توانمندسازی گام بردارند دوره های آموزشی مانند تصمیم گیری، حل مسئله، مدیریت تضاد و برگزاری جلسات موثر ضروری هستند.
آموزش یكی از اركانهای مهم در توانمندسازی محسوب می شود.
● گام هشتم: راجع به انتظارات گفتگو كنید: تصور نكنید همه كاركنان دقیقاً با مفهوم توانمندسازی و رابطه آن با شغل خود آگاهی دارند. سعی كنید انتظارات را در چارچوب طرحهای مدیریت عملكرد كاركنان بیان كنید.
● گام نهم: برنامه پاداش و قدردانی تدوین كنید: كاركنان چه درست یا غلط مطابق انتظارات دیگران كار می كنند. نمی توان به عملكردهای فردی پاداش داد و درعین حال انتظار داشته باشیم كه فرد بتواند در گروه هم به خوبی كار كند. اگر هدف بهبود عملكرد كاری است هیچگاه سعی نكنید طولانی مدت به عملكردهای فردی پاداش دهید. برای تحقق توانمندسازی به عملكردهایی پاداش دهید كه در راستای اهداف كلان سازمان باشد.
● گام دهم: صبور باشید و به استقبال مشكلات بروید: یكی از دلایل اولیه شكست توانمندسازی را می توان ناامیدی زودهنگام مدیران دانست.
توانمندسازی را نمی توان یك روزه به دست آورد. مانند هر نوع تغییر رفتاری كاركنان باید وقت صرف كرده و تمرینات زیادی انجام دهند و مدیران نیز از آنها حمایت كنند. اگر در اجرا با مشكلی مواجه شدید ممكن است احساس ناكامی كنید كه چرا توانمندسازی را اجرا كردید خودتان را سرزنش نكنید. امـــــا اگر بدانید مسیر طولانی و صعب العبور در پیش رو دارید احتمال موفقیت توانمندسازی بیشتر می شود. كاركنان تصور می كنند نتایج ملموس توانمندسازی را در داخل یــــــا خارج سازمان ظرف ۳ تا ۶ ماه می توانند مشاهده كنند. اما باید توجه كرد توانمندسازی سفری چند ساله است كه فقط دو تا سه سال طول می كشد با آن آشنا شویم اكنون كه توانمندسازی را شناختید نتایج آن را خواهید دید.

سیروس آقایار

منبع : ماهنامه تدبیر