جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا


مدیریت هوشمند و ابزارها


مدیریت هوشمند و ابزارها
نویسنده كتاب مدیریت هوشمند و ابزارهادارای مدرك دكتری و صاحب كرسی در مدیریت پروژه از دانشگاه كلگری - كانادا - ریاست موسسه تصمیمات برای ارتقای كیفیت را برعهده دارد.
دكتر هارتمن، در این كتاب ابزار هوشمند، فرایندها و قابلیتهایی را توصیف می كند كه در كنار هم باعث بهبود ارتباطات، ارزیابی بهتر خطرات احتمالی وكاهش آنها شده و تیم های كاری موثرتری را تشكیل می دهد. این كتاب براساس نظر نویسنده متكی بر درایت - علم و استعداد كارورزان متعدد در سرتاسر جهان است.
كتاب با یادداشت شخصی نویسنده آغاز می شود. ناشر در سخنی با خوانندگان به این سوال كه چرا این كتاب را منتشر می كنیم؟ پاسخ داده است. در ادامه یك پیشگفتار و سپس معرفی بسیار كوتاهی از نویسنده ارائه شده است.
كتاب درچهار بخش شامل ۱۸ فصل و ۵۵۵ صفحه ترجمه و منتشر شده است. نكته جالب توجه در این كتاب احتراز نویسنده از داشتن فصل سیزدهم است كه با عبارت امیدوارم كه شما نیز مثل من خرافاتی نباشید پایان می یابد.
● محتوای كتاب
۱ - موفقایت در هر پروژه ای، تمامی آن چیزی است كه مدیریت هوشمند به دنبال آن است. برخورداری از هوشمندی در آنچه كه به انجام می رسانیم، مستلزم ایجاد تعادلی میان ابعاد تجاری، فنی و اجتماعی است.
مدیریت هوشمند، رویكردی متعادل به مدیریت كار تعریف شده» دارد. گام اول در مدیریت صحیح پروژه ها، انتخاب صحیح پروژه و گام دوم، حفظ هرچه ساده تر ارتباط میان فرایندهای مدیریتی با آن چیزی است كه درحال انجام آن هستید.
هدف اصلی مدیریت هوشمند پروژه ها، تحویل آنها به گونه ای بسیار كــــاراتر از تكنیك های كلاسیك یا مدرن مدیریت پروژه هاست.
مدیران باید همیشه، در سازگاری كامل به سه مجموعه اصلی از موضوعات باشند، كسب و كار, فناوری و نهایتاً موضوعهای اجتماعی به عنوان یك محیط بزرگتر. آنچه كه مهم است ایجاد و حفظ نمای متعادل و عینی درحد امكان است. این تعادل رگ و ریشه اصلی در سرتاسر فرایند مدیریت هوشمند است. ۲ - به طور سنتی، موفقیت پروژه ها را برمبنای اتمام به موقع، اجرا در محدوده بودجه و رسیدن به اهداف تعیین شده آن تعریف می كنیم. موفقیت پروژه ها مبتنی است بر موضوع تعریف هر آن چیــزی كه برای اجرای آن برنامه ریزی می كنید و همچنین ترمیم و تصحیح برنامه نهایی، همچنان كه اطلاعات بهتری دردسترس شما قرار می گیرد.
هیچگاه اهمیت درك و ایجاد ارتباط با توقعات ذینفعان پروژه را دست كم نگیرید. ارتباط و تبادل اطلاعات، هسته اصلی مدیریت موفق پروژه را تشكیل می دهد. ارتباطات باید به موقع، جامع و دقیق به انجام رسند و مورد بازبینی قرار گیرند.
ویژگی مشتركی كه میان بسیاری از مدیران موفق پروژه ها وجود دارد، قابلیت برقراری ارتباط میان ابعاد مختلف و متفاوت یك پروژه است. قابلیت حفظ و آرامش در شرایط تنش و همچنین تسهیل هرچه ممكن فرایندهای مـدیریتی، دو ویژگی دیگر چنین مدیرانی است.
۳ - برای كسب اختیاراتی موثر در مدیریت پروژه ها، لازم است به اختیارات واگذار شده در ســازمانی متوسل شویم كه در آن خدمت می كنیم. چنین اختیاراتی، در بستر پشتیبانی و كمك به استراتژی سازمانی قرار می گیرند. مهارت كلیدی در مهار و كنترل چنین اختیاراتی، در قابلیت درك و كاربرد روابط میان ابعاد متفاوت یك پروژه و لذا درك چگونگی مدیریت بایسته یك پروژه پدید می آید.
تعــریف صحیح و انتخاب هوشیارانه پروژه ها كه در آنها زمان، منابع و دیگر عوامل اجرایی به عنوان سرمایه به مصرف می رسند، اساس و زیربنای مدیریت صحیح پروژه هاست.
اگر به واقع خواستار تداوم یك پروژه هستیم، لازم است راهی برای متقاعد ساختن تصمیم گیرندگان برای پذیرش و تایید آن بیابیم. درغالب اوقات، این بدان معناست كه در آینده تقاضای سرمایه، زمان و پرسنل بیشتری از سازمان برای اتمام پروژه خواهیم كرد.
پروژه های موفق نیازمند پشتیبانی رؤسا هستند و درك چگونگی كمك به این پروژه ها ازنظر دستیابی بر اهداف سازمانی، گام عمده ای در كسب چنین پشتیبانی است.
۴ - همــاهنگی پروژه، سهامداران، و تیم، به بهره وری در انجام پروژه منجر می شود. انعطاف پذیر كردن اهداف در پروژه به نحوی كه پرداختن به موارد اختلاف و سایر مسایلی كه ممكن است در سر راه پروژه قرار گیرد آسانتر سازد، بخشــــی از هماهنگی پروژه به شمار می رود.
پروژه باید همگام با اهداف سازمان حامی مالی آن باشد.
این در حكم زیربنای استراتژی كلی آن است. این امر به مدیر پروژه در اخذ حمــایت مدیریت سطح بالای سازمان كمك می كند.
افراد باعث انجام كارهای پروژه می شوند. بنابراین آنها مهمترین بخش از مدیریت موفق پروژه به شمار می روند. اگر به علایق و نگرانیهای هریك از افراد - كاركنان - و سهامداران - بپردازیم. امكان موفقیت پروژه افزایش می یابد.
امكان موفقیت، همراه با یك تیم هماهنگ بیشتر است. زیرا موجب كاهش احساسات زایل كننده بهره وری می شود. تیم پروژه در روش هوشمند، بزرگتر از تیم های سنتی پروژه است. این امر مدیریت را دشوارتر ولی انجام پروژه را ساده تر می كند. آنچه كه در موفقیت پروژه مهم است باید با آنچه كه برای موفقیت تیم و افراد آن اهمیت دارد همگام باشد.
۵ - محیط كاری مناسب برای یك پروژه، بسیار مهم است و مدیر پروژه می تواند تاثیر بسزایی روی آن داشته باشد. افراد در محیط كاری امن، كارایی بیشتری دارند تا محیط كاری خطرناك. كارایی محیط كاری مثبت و شاد حتی بهتر از محیط صرفاً ایمن است.
ارتباط باز دارای وابستگی تنگاتنگی با تنها اصل مدیریت هوشمند دارد. هرگز مسئله ای را پنهان نكنید. اگر بپذیریم تنها علت و یا حداقل، علت اصلی عدم موفقیت یك پروژه، عدم ارتباط است، در آن صورت ارتباط باز می تواند پادزهری برای این سم باشد. عملاً كسی دوست ندارد كه مدیریت موشكافانه درمورد وی اعمال شود. احتمال انجام به موقع امور و رسیدن به اهدافی كه خود ما در تعیین آنها نقش داشته ایم، بسیار بیشتر از اهدافی است كه توسط دیگران به ما دیكته می شود. اكثر افرادی كه متعهد كاری می شوند برای تعهدشان به سختی تلاش می كنند.
۶ - فناوری تقریباً هر سه سال یك بار دو برابر می شود و ما تازه درحال درك این موضوع و تاثیر آن در چگونگی انجام كارمان هستیم. دانش تقریباً هر ۵ سال یك بار دو برابر می شود. مهارتهای جدید مدیریت و نظارت بر تجارت در این دنیای نوین پیش از هر چیز دیگری موردنیاز است. تغییــر آن قدر زیاد است كه پیش بینی تحویل به موقع پروژه و اتمام آن با توجه به بودجه پیش بینی شده را مشكل تر ساخته است.
۷ - مدیران خوب معمولاً بین آگاهی از مسئله با شناخت ابزار مناسب مدیریتی و سایر مشخصاتی كه ما را به صورت افرادی غیرقابل پیش بینی و منحصر به فرد درمی آورد، هستیم.
۸ - آگاهی قدرت است. یكی از بزرگترین امتیازاتی كه مدیر پروژه می تواند از آنها بهره ببرد، شناخت كسب و كار و سایر اهرمهای لازم برای یك پروژه است. آگاهی از آنچه در اطراف ما می گذرد هنگام پرداختن به تغییرات مربوط به حمایت از پـروژه و اولویت آن ما را كمك می كند.
نخستین قدم در انتخاب پروژه تعریف آن است. مجموعه تصمیمات اتخاذ شده درمورد انتخاب و تعریف پروژه، به مدیر و تیم پروژه كمك می كند كه در طول اجرای پروژه، تصمیمات بهتری اتخاذ كند. همسویی ذینفعان، برای موفقیت پروژه امری حیاتی است. مهمترین زمان برای دستیابی به یك تعریف واحد توافق جمعی بر روی عوامل موفقیت پروژه، ابتدای فرایند توسعه پروژه است.
۹ - پروژه ها غیرمطمئن هستند. در همه آنها ریسك درونی وجود دارد. بنابراین، تا حدودی غیرقابل پیش بینی هستند. این حقیقت را نباید انكار كنیم، ولی باید با واقعیت ریسك و عدم اطمینان كنار بیاییم. ایجاد ارتباط موثر و به موقع با حامیان مالی پروژه درمورد یك ریسك بالقوه، بخش مهمی از مدیریت ریسك است.
۱۰ - ارتباط یك عامل كلیدی برای سازمانهای موثر است، و بدین ترتیب، باید سازمانهایی داشته باشیم كه ما را به سمت ارتباط موثر سوق دهند. درصورت عدم درك فلسفه وجودی سازمان - ارتباط موثر - سازمان احتمالاً خود مانعی برای انجام آن چیزی خواهدشد كه باید به انجام رساند. هفت عامل هستند كه بر روی عملكرد تیم، تاثیر مثبت می گذارند. این عوامل برای تیم لازم بوده و باعث استقلال عملكرد آن از فرهنگ سازمان می شوند.● این عوامل عبارتند از: (۲۹۳)
▪ارتباط باز: مستلزم یك ارتباط موثر، صداقت مطلوب و نبود مسائل پنهان است؛
▪ماهیت كار: امكان انجام كار به شیوه خودتان؛
▪تمایل به ریسك كردن: فراتر رفتن از آنچه قبلاً انجام می دادیم؛
▪خلاقیت: ایجاد فرصتهایی برای بروز آن؛
▪نشاط: محیط كاری كه در آن، عملكردهای مثبت موردقدردانی قرار می گیرند؛
▪قبیله گرایی: به وجود آوردن یك فرهنگ خاص و حس تعلق خاطر به تیم پروژه؛
▪اعتماد: یك نعمت آسمانی و با شكوه برای استفاده از تجارب.
نقش دفتر مدیریت پروژه باید مثبت و درجهت حمایت پروژه باشد. نباید نقشی آئین نامه ای و اداری به خود گیرد. زیرا به سرعت از پروژه و تیم آن منفك می شود. برای رسیدن به یك دفتر موثر مدیریت برنامه، مدیران پروژه و تیم های آنها باید در آن سهیم باشند. (۳۱۰)
۱۱ - درحقیقت، مبحث قراردادها، مقوله وسیعی است و كمبود دانش ما می تواند خطرناك باشد. ریسك قرارداد به دو شكل ظاهر می شود. ریسك هزینه و ریسك كارایی. ریسك هزینه به نوع قرارداد بستگی دارد. درهنگام انتخاب یك استراتژی قراردادی، باید تصمیم بگیریم كه كدام ریسك را بپذیریم و كدام یك را به طرف قرارداد واگذار كنیم. نوع موثر یك قرارداد، نه از جنبه حقوقی، بلكه از جنبه كاربردی، بستگی كامل به كفایت و جامعیت تعاریف حوزه عملكرد قرارداد و اطلاعــــــات موردنیاز در هنگام تنظیم آن دارد. (۳۲۰)
درخصوص انعكاس نحوه جمله بندی متن قرارداد در ذهن طرف مقابل اندیشه كنید، ممكن است دیدگاهی كه تلویحاً در جمله بندی شما وجود دارد باعث افزایش ریسك مالی و درنتیجه افزایش قیمت گردد.
نخستین قدم در تهیه یك استراتژی عقد قرارداد، تعیین نیازها برای موفقیت پروژه و شناسایی آن دسته نیازهایی است كه لزوماً و یا حتی الامكان، برای استفاده بهینه از تمامی منابع، باید ازطریق منابع خارجی از سازمان مرتفع گردند. قدم دوم تهیه صورتی از راه حلهای بالقوه كلی به منظور تامین موثر كلیه كالاها و خدمات موردنیاز ازطریق نیروهای خارج سازمان است. سومین قدم تهیه یك رویكرد متعادل و پیش بینی تمامی عوامل دخیل برای تحویل كالا و خدمات موردنیاز است.
تاجایی كه ممكن است از اختلاف پرهیز كنید، درغیر این صورت گفتگو كنید. درصورت موثر نبودن این روش، میانجیگری كنید. درصورت شكست در این راه، پیش از صرف هزینه و زمان زیاد، در روش خود تجدیدنظر كنید. از اینجا به بعد دیگر هیچكس برنده نخواهدبود. (۳۶۸)
۱۲ - اگر زمان كوتاهی را برای توسعه تیم خود صرف كنید، خطا كرده اید.
تیم های موثر باعث صرفـــه جویی چند برابر این زمان در آینده می شوند. نخستین جلسه تیم و چگونگی مدیــریت آن به هماهنگی ادامه پروژه كمك می كند. اهمیت این جلسه به حدی است كه نباید شانس آن را از دست داد.
هنگامی كه تعادل مناسبی بین كسب و كار و مســــایل فنی با مسایل اجتماعی ایجاد كنیم، دارای تیمی موفق خواهیم بود، تیم های هوشمند قبایلی هستند كه اعضای آنها به یكدیگر احترام می گذارند و می دانند چگونه نشاط داشته باشند. (۳۹۷)
۱۳ - هدف از طرح این فصل، فقدان طبقه سیزدهم در یك ساختمان بوده است.
امیدوارم كه شما نیز مثل من خرافاتی نباشید ۱۴ - برای برنامه ریزی جامع و مانع پروژه، فكر كردن درباره آن مهم است.
در اغلب موارد، این مقوله به یك تمرین برای دستیابی به یك دستاورد واقعی شبیه است. برنامه ریزی تا زمانی كه پــــروژه درحال اجرا باشد به اتمام می رسد. (۴۱۰)
برای برنامه ریزی، سطح مناسب و صحیح جزئیات مهم است.
اما ارائه پیش از حد جزئیات آن هم در یك زمان زودرس، برنامه را برای تیم پروژه سخت دست و پاگیر می كند. ابتدا برنامه ریزی كنید، سپس برآورد كرده و زمان بندی كنید، به خاطر داشته باشید كه این فرایندی تكراری است. (۴۲۸)
بیانیه پروژه درواقع مجوز تیم برای خرج كردن پول است.
چنین مجوزی تحت یك سری شروط صادر می شود. یكی از شروط كلیدی آن، ارائه نتایج پس از انجام پروژه است. پس از آغاز پروژه اتمام آن سخت ترین مرحله كار است. (۴۵۵)
۱۵ - اداره امور پروژه بخش تفكیك ناپذیری از مدیریت هر نوع پروژه است.
منظور از اداره امور پروژه، مدیریت اطلاعات و ثبت سوابق است. تمام تصمیمات مهم و یا آنهایی كه در نتایج حاصل از پروژه تاثیر مادی دارند، باید همراه با دلایل اتخاذ این تصمیم به ثبت برسند. همچنین تمام تغییرات اعمال شده در برنامه نیز باید ثبت شوند. (۴۶۵)
به یاد داشته باشیم كه ما پول دیگران را خرج می كنیم.
اگـــر او انتظار دارد پول و سرمایه اش حساب و كتاب داشته باشد، بویژه هنگامی كه هزینه ها با برنامه اولیه و موردتایید تطابق نداشته باشد، یك انتظار منطقی است. تولید را به كارشناسان واگذار و برعملكرد و انتظارات تمركز كنند. (۴۸۰)
بازاریابی، دیگر یك خیابان یك طرفه نیست. رابطه نیازمند تلاش دوجانبه و نه لزوماً تلاش برابر است. مشتریان در صورت برآورده شدن انتظاراتشان و یا پیش گرفتن از انتظاراتشان خوشحال خواهندشد. به منظور برآورده كردن و فراتر رفتن از انتظارات مشتری، لازم است كه از آن انتظارات مطلع شده و آنها را مدیریت كنیم. (۹۲)
۱۶ - هرچه پروژه بزرگ تر باشد، توجه بیشتر به برنامه ریزی، ثبت مدارك، كنترل پروژه و مدیریت لازم است. در برنامه ریزی، توجه به مدیریت ریسك و مدیریت انتظارات ذینفعان نیز لازم است. (۵۰۴)
۱۷ - این مسئله كه چه عواملی باعث تفوق مدیران پروژه و سازمانها در ارائه پروژه نسبت به دیگران می شوند. سالهاست كه موردبررسی است. در این مطالعات، مقوله هایی چون عوامل بحرانی موفقیت، محدوده نتایج كلیدی و مهارتهای شخصی مدیر پروژه بررسی شده اند. سپس بر الگوهایی چون الگوهای صلاحیتهای عمومی، الگوی بلوغ توانایی، الگوی بلوغ مدیریت پروژه، الگوی بلوغ فرایند مدیریت پروژه، الگوی بلوغ مدیریت پروژه و بالاخره الگوی بلوغ مبتنی بر الگوی مدیریت هوشمند پروژه اشاره دارد.
۱۸ - معمولی ترین مشكلات پروژه عبارتند از:
برنامه ریزی و تطابق با برنامه؛
عدم قطعیت و همسویی؛
پروژه مناسب؛
ذینفعان، دخالتها؛
تغییرات؛
زمان بندی - برآورد و نظارت؛
مسایل استراتژیك، تداخل مسایل سازمانی؛
مشتریان؛
مسایل تیمی؛
اعتماد و قراردادها؛
ارتباطات؛
كنترل های پیچیده؛
اولویتها؛
عدم قطعیت و ریسك؛
خلاء مسئولیت و ارتباطات؛
سازمانهای پروژه؛
مدیریت انتظارات.
نویسنده: فرانسیس تی.هارتمن
مترجم: شركت نرم افزاری فرازان
از: سیدمحمد باقری زاده
منبع : ماهنامه تدبیر


همچنین مشاهده کنید