تفکر سیستمی

امروزه بسیاری از مسائل و مشکلات جوامع بشری و سیستمهای اقتصادی و اجتماعی ناشی از جزنگری می باشد. بر طبق تعریف سیستم عبارتست از مجموعه ای از عناصر (elements) که بر روی یکدیگر تعامل دارند. مشکل از جایی شروع می شود که ما سیستم را به عوامل اول تجزیه می کنیم و با تمرکز بر جزئیات در پی حل مشکل سیستم برمی آئیم. غافل از این نکته، که سیستم تجزیه شده فقط مجموعه ای از عناصر تفکیک شده است و خاصیت سیستم اولیه را که همان تعامل اجزا می باشد، دارا نیست. اینجاست که لزوم نگاه کل گرایانه به سیستم مشخص می شود.
تفکر سیستمی مجموعه مطالبی در مورد روش تفکر بر مبنای درک روابط علت و معلولی مابین پدیده های اطراف ما می باشد. به کمک این تفکر درک بسیاری از وقایع اطراف ساده تر و آگاهانه می شود.
● نظریه سیستم ها
نظریه سیستمها بر این اصل استوار است که در عمق تمام مسائل، یک سری اصل و ضابطه موجود است که بطور افقی تمام نظامهای علمی را قطع می کند و رفتار عمومی سیستمها را کنترل می نماید. یعنی می توان به یک سری از اصول و ضابطه اولیه دست یافت که تعریف کننده رفتار عمومی سیستمها صرفنظر از نوع آنهاست. این بدان معنا نیست که یک تئوری عمومی بتواند جایگزین تئوری های خاص نظامهای علمی مختلف گردد، بلکه فقط سعی دارد بصورت یک هدایت کننده عمل نماید. کوشش برای دیدن کل، اصل ادعایی است که روش سیستمها در برخورد با مسائل برای خود قائل است.
در تفکر سیستمی ابتدا سیستم بزرگتری را که پدیده مورد نظر جزئی از آن است شناسایی می کنیم و سپس رفتار کل مجموعه را مورد بررسی قرار می دهیم. در نهایت رفتار پدیده مورد نظر در مفهوم نقش یا کارکرد آن در قالب سیستم بزرگتر معنی پیدا می کند. در اینجا هدفها کاملا روشن است و شناخت دقیق جزئیات مطرح نیست.
● تعاریف و مفاهیم
▪ تعریف سیستم:
تعاریف زیاد و متنوعی برای سیستم ارائه شده است که در زیر به بعضی از آنها اشاره می کنیم:
۱) سیستم، مجموعه ای از اجزا است که در یک رابطه منظم با یکدیگر فعالیت می کنند.
۲) سیستم، مجموعه ای از اجزای مرتبط است که در راستای دستیابی به ماموریت خاصی، نوع و نحوه ارتباط بین آنها بوجود آمده باشد.
۳) سیستم، مجموعه ای است از متغیرها که بوسیله یک ناظر انتخاب شده اند. این متغیرها ممکن است اجزای یک ماشین پیچیده، یک ارگانیسم و یا یک موسسه اجتماعی باشند.
۴) سیستم، بخشی از جهان واقعی است که ما انتخاب و آنرا در ذهن خود به منظور در نظر گرفتن و بحث و بررسی تغییرات مختلفی که تحت شرایط تفاوت ممکن است در آن رخ دهد، از بقیه جهان جدا می کنیم.
۵) سیستم، مجموعه ای از دو یا چند عنصر (element) است که سه شرط زیر را داشته باشد:
- هر عنصر سیستم بر رفتار و یا ویژگیهای کل سیستم، موثر است.
به عنوان مثال رفتار هر عضو از بدن انسان مانند قلب یا مغز می تواند عملکرد بدن انسان را به عنوان یک کل تحت تاثیر قرار دهد.
- بین عنصر سیستم از نظر رفتاری و نوع تاثیر بر کل سیستم، وابستگی متقابل وجود دارد.
یعنی نحوه رفتار هر عنصر و نیز نحوه تاثیر هر عنصر بر کل سیستم، بستگی به چگونگی رفتار حداقل یک عنصر دیگر از سیستم دارد. به عنوان مثال در بدن انسان، نحوه رفتار چشم بستگی به نحوه رفتار مغز دارد.
- هر زیر مجموعه ای از عناصر تشکیل شود، بر رفتار کل سیستم موثر است و این تاثیر بستگی به حداقل یک زیر مجموعه دیگر از سیستم دارد. به عبارت دیگر اجزای یک سیستم چنان به هم مرتبط اند که هیچ زیر گروه مستقلی از آنها نمی توان تشکیل داد.
با استفاده از تعاریف فوق نتیجه می گیریم که هر سیستم، یک کل است و نمی توان آنرا به اجزای مستقل تقسیم نمود. زیرا ویژگیهای سیستم، در هیچ یک از اجزا بطور مستقل وجود ندارد. و اگر اجزا سیستم را ازهم جدا کنیم، خاصیت خود را از دست می دهند. به عنوان مثال چشم به عنوان جزئی از بدن انسان، اگر از بدن جدا باشد، نخواهد دید.
وقتی سیستم به اجزا مستقلی تقسیم شود، تعامل بین اجزا از بین می رود و سیستم خاصیت و تواناییهای خود را از دست می دهد. اگر اجزا یک موجودیت با یکدیگر تعامل نداشته باشند، تشکیل یک مجموعه می دهند نه یک سیستم. به عبارت دیگر، مشخصه مهم یک سیستم، تعامل و ارتباط است و ویژگیهای اصلی سیستم از تعامل اجزا بدست می آید نه از رفتار مستقل اجزا. به عنوان مثال اگر قطعات یک خودرو را به صورت منفک کنار هم قرار دهیم، تشکیل خودرو نخواهند داد.
▪ تعریف بازخور (Feedback )
بازخور یکی از مکانیسمهایی است که در اغلب سیستمها موجود است. ترموستاتها ساده ترین دستگاههای مکانیکی هستند که با مکانیسم بازخور عمل می کنند. ترموستاتها با افزایش یا کاهش دما، اقدام به قطع یا وصل دستگاه می کنند. نظام بازخور در سیستمهای طبیعی نیز وجود دارد. موجودات زنده با دریافت نشانه های هشدار، رفتار خود را تغییر می دهند. به عبارت دیگر رابطه یک ارگانیسم زنده و محیط اطراف آن ارتباطی دو جانبه و مبتنی بر اصل بازخور است.
مکانیسم بازخور معمولا با مکانیسم کنترل همراه است. راننده ای که هدایت یک اتومبیل را بر عهده دارد، اطلاعاتی را از طریق حواس خویش از مسیر دریافت و با آن اطلاعات اتومبیل را کنترل می کند. بازخورهایی که راننده پیوسته از محیط می گیرد، او را در تصمیم هایش قبل از پیچاندن فرمان، کم و زیاد کردن سرعت ، ترمز بموقع و ... یاری می دهد.
به عبارت دیگر بازخور، فرایندی است که طی آن یک سیگنال، از زنجیره ای از روابط علت و معلولی عبور کرده تا اینکه مجددا بر خودش تاثیر بگذارد.
با توجه به نوع تاثیر مجدد، دو نوع بازخور وجود دارد:
۱) بازخور مثبت:
افزایش (کاهش) یک متغیر، نهایتا موجب افزایش (کاهش) بیشتر آن متغیر می شود.
۲) بازخور منفی:
افزایش (کاهش) در یک متغیر، نهایتا موجب کاهش (افزایش) آن متغیر می گردد.
محیط سیستم (system environment ):
محیط سیستم را عواملی تشکیل می دهد که در خارج از سیستم قرار می گیرند. شناسایی محیط و عوامل محیطی معمولا به سادگی انجام نمی گیرد. زیرا مرز سیستم با محیط، مرزهای ظاهری آن نیست. به عبارت دیگر، محیط، عوامل و اشیایی را شامل می شود که در رابطه با خود سیستم موثر و غیر قابل تغییرند.
تعریف محیط بستگی به ناظر و منظور دارد. به عنوان مثال، یک خانه، برای یک معمار با تمام اجزا، یک سیستم است. ولی برای مهندس مکانیک، سیستم حرارتی، یک سیستم و خانه محیط آن است.
● تفکر ترکیبی
طبق تفکر سیستمی، ویژگیهای مهم یک سیستم از تعامل بین اجزای آن بوجود می آید نه از فعالیت جداگانه آنها. بنابراین با تجزیه سیستم، ویژگیهای مهم آن از دست می رود. سیستم یک کل است که با تحلیل قابل درک نیست.
با توجه به نکته فوق، روشی غیر از تحلیل برای درک ویژگیهای سیستم ضروری است. ترکیب، نقص فوق را جبران نموده و برای تفکر سیستمی یک موضوع کلیدی است. در واقع تحلیل و ترکیب، مکمل هم هستند.
تفکر ترکیبی شامل سه مرحله می باشد:
۱) وقتی می خواهید موضوعی را بررسی کنید، ابتدا سیستم کلی که دربرگیرنده موضوع فوق است را مشخص نمایید. به عبارت دیگر، یک کلیت را شناسایی کنید که موضوع فوق، بخشی از آن است. به عنوان مثال، هنگام تفکر در مورد یک دانشگاه، سیستم در برگیرنده آن، ممکن است نظام آموزشی در نظر گرفته شود.
۲) رفتار و ویژگیهای سیستم کلی را بررسی نمایید.
۳) رفتار یا ویژگیهای موضوع مورد مطالعه را با توجه به نقشها یا کارکردهای آن در سیستم کلی توضیح دهید.
در تفکر سیستمی، توصیه می شود که ترکیب قبل از تحلیل انجام گیرد. تفکر ترکیبی حوزه مورد توجه محقق را گسترش می دهد. برای مواجهه با واقعیتها، هم ترکیب و هم تحلیل لازم است. تحلیل روی ساختار موضوع متمرکز می شود. و ترکیب بر کارکرد متمرکز می شود. تحلیل به درون پدیده ها می نگرد ولی ترکیب از بیرون به آنها نگاه می کند.
در نگرش تحلیلی، معمولا سیستم را با توجه به اجزای تشکیل دهنده آن شناسایی نموده و تعریف می کنند. به عنوان مثال اگر از یک فرد عادی بپرسید اتومبیل چیست؟ جواب می دهد " اتومبیل وسیله ای است که چهار چرخ دارد و به کمک یک موتور نگاه می کند " حال اگر از او بپرسید اتومبیل سه چرخه هم وجود دارد، اساس تعریف او به هم می ریزد. تفکر مکانیکی به مواد تشکیل دهنده سیستم توجه دارد. ولی در روش سیستمها، توجه بیشتر به این نکته است که سیستم چه می کند تا اینکه از چه ساخته شده است. یعنی ابتدا ماموریت و چگونگی ارتباط و کنترل سیستم و ضوابط رفتاری آن را شناسایی می کند.
طبق دیدگاه فوق برای تعریف اتومبیل ابتدا یک کل که اتومبیل جزئی از آن است مدنظر قرار می گیرد و بنابراین خواهیم داشت: اتومبیل، وسیله نقلیه ای است برای انتقال تعداد معینی مسافر از یک نقطه به نقطه‌ای دیگر با توجه به زمان و هزینه تعیین شده.● برخی از موانع تفکر سیستمی
۱) همه مشکلات را به بیرون از سیستم نسبت دادن. پیتر سنگ (Peter senge) در کتاب پنجمین فرمان (The Fifth Discipline) آنرا چنین بیان می کند: The enemy is out there یعنی دشمن یک جایی آن بیرون است.
انسانها عموما تمایل دارند مشکلات خود یا سیستم مورد مطالعه را به محیط نسبت دهند. به عنوان مثال در یک شرکت تولیدی واحد فروش، واحد تولید را مقصر می داند و می گوید که محصول تولیدی آنها کیفیت لازم را ندارد وگرنه ما فروش زیادی داشتیم. همچنین بخش تولید، بخش مهندسی را مقصر می داند و اظهار می کند که طراحی آنها ایراد دارد. و نهایتا بخش مهندسی هم از بخش بازاریابی انتقاد می کند که آنها مرتبا مشخصات محصول را تغییر می دهند. این نوع نگرش موجب می شود هیچ گاه نتوانیم اقدام به حل مسائل نماییم.
معمولا وقتی رفتار کسی مورد انتظار ما نیست و نمی توانیم آنرا تشریح کنیم، او را غیرمنطقی می نامیم. وقتی فرض می کنیم کسی یا دیگران غیر منطقی هستند، نمی توانیم مسئله را حل کنیم.
۲) ما معمولا عادت داریم فقط تغییرات ناگهانی محیط و سیستم را درک نماییم و از درک تغییرات تدریجی عاجزیم. برای تشریح این نکته، داستان قورباغه پخته را ذکر می کنند. طبق این داستان اگر یک قورباغه را در آب داغ بیاندازید، فورا عکس العمل نشان داده و خود را از داخل آب داغ به بیرون پرتاب و نجات می دهد. ولی اگر او را در آب خنک انداخته و به تدریج گرم و داغ نمایید، قورباغه در آب می ماند و همچنان که آب گرم تر می شود، بدن قورباغه نیز شل تر می شود و در نهایت نیز در آب داغ خواهد مرد.
واقعیت این است که بسیاری از تغییرات و تهدید ها بتدریج ایجاد می شوند و ماهیت تدریجی آنها نباید ما را غافل نماید.
۳) یکی دیگر از موانع تفکر سیستمی، تفکر براساس همبستگی بین عوامل به جای تفکر بر اساس رابطه علت و معلولی بین آنهاست.
دو متغیر زمانی با یکدیگر همبسته اند که با یکدیگر میل به کاهش یا افزایش داشته باشند ( همبستگی مثبت ) و یا اینکه اگر یکی از آنها افزایش یافت ، دیگری کاهش یابد( همبستگی منفی ).
متغیرهایی که با هم مرتبط هستند، لزوما دارای ارتباط علت و معلولی نیستند. به عنوان مثال میزان فروش بستنی و نرخ جنایتها دارای همبستگی مثبت اند !! (حجم فروش بستنی و نرخ جنایتها در تابستان افزایش و در زمستان کاهش می یابد. اشتباهی که ممکن است رخ دهد این است که فروش بستنی را علت جنایتها بدانیم و به عنوان یک راه برای کاهش جنایتها، فروش بستنی را ممنوع نماییم !! ) ولی واقعیت این است که افزایش دمای هوا به عنوان علت برای دو عامل فوق مطرح است.
بنابراین اشتباه بین همبستگی و روابط علت و معلولی ممکن است به قضاوتها و سیاستهای اشتباه شود.
ادبیات مدیریت مالامال از مطالبی است که بر اساس متدولوژی همبستگی بدست آمده اند. مثلا یک دسته از شرکتهای موفق را بررسی و یک یا چند ویژگی آنها که از نظر نویسنده در موفقیت آنها موثر بوده اند، به عنوان نمونه بارز نشان داده می شوند. یک دسته از شرکت های ناموفق نیز بررسی و نشان داده می‌شود که فاقد ویژگیهای مورد نظر بوده اند. سپس موفقیت را به وجود این عوامل و عدم موفقیت را به نبود آنها نسبت می دهند. مثلا ممکن است چند شرکت موفق را بررسی و مشاهده کنیم که مدیر عامل آنها لباسی گران قیمت می پوشد. چند شرکت ناموفق را نیز بررسی و مشاهده کنیم که مدیران آنها لباس گران قیمت ندارند. سپس نوع لباس مدیر را عامل موفقیت شرکتها بدانیم!
البته دنیای واقعی پیچیده تر از مثال های فوق است و اشتباه بین همبستگی و روابط علت و معلولی، در برخی موارد به سادگی قابل تشخیص نخواهد بود.
● اصل تضاد
این یک اصل سیستمی است که اگر هر جزء سیستم را بطور جداگانه به گونه ای بسازیم که به کاراترین حد ممکن عمل کند، سیستم بعنوان یک کل، به مؤثرترین حد ممکن عمل نخواهد کرد. به عبارت دیگر، اجزاء سیستم را باید بگونه ای طراحی کرد که با یکدیگرفیت شده و هماهنگ با هم بطور موثر و کارا عمل کنند.
ـ مثال ۱ :
اگر از بین خودروهای سواری موجود ( انواع مدلها و مارک ها ) برای هر یک از اجزاء مورد نیاز ماشین، بهترین آن جزء در بین کل ماشین ها را انتخاب و سپس این بهترین ها را مونتاژ کنیم، آیا ماشینی که بدست می آید، بهترین ماشین ممکن است؟ البته خیر ! حتی به یک اتومبیل که بتواند حرکت کند، هم نمی رسیم. زیرا اجزاء انتخابی با هم فیت نمی شوند و حتی اگر فیت شوند، با هم خوب کار نمی کنند. عملکرد یک سیستم بیشتر بستگی به چگونگی تعامل بین اجزاء آن دارد تا به چگونگی عملکرد مستقل آنها ( از یکدیگر ).
ـ مثال ۲ :
در فوتبال، رسم بر این است که از بین تیم های موجود، برای هر پست بازی، ستاره ها را انتخاب و یک تیم فوتبال که همه اعضای آن ستاره هستند، تشکیل و به آن تیم منتخب می گویند. اینگونه تیم ها به ندرت، بهترین تیم موجود می شوند (زیرا اعضای تیم با یکدیگر هماهنگ نیستند. به عبارت دیگر، تعامل بین اجزاء سیستم بدرستی انجام نمی گیرد) .
البته ممکن است کسی بگوید اگر اعضای این تیمها مدتی ( مثلا یک سال) با هم تمرین و بازی کنند، بهترین تیم موجود خواهند شد. این درست است ! اما اگر آنها بهترین تیم شوند، خیلی غیر محتمل است که همه اعضای آن جزو تیم جدید ستاره ها باشند .
مدیران اکثرا طبق تفکر تحلیلی و مکانیستی عمل می کنند. یک مسئله را به چند بخش قابل حل و قابل مدیریت تجزیه نموده سپس برای هریک بهترین حل را پیدا نموده و نتایج را با هم مونتاژ می کنند. اما می دانیم که مجموع بهترین جواب برای اجزاء، بهترین جواب برای سیستم نخواهد بود.
به عنوان مثال، معمولا فرض می شود بهترین عملکرد سیستم قابل تقلیل به بهترین عملکرد اجزاء آن بصورت منفرد و جداگانه است. بنابراین معیارهای اندازه گیری عملکرد اجزاء بگونه ای تعیین می شود که باعث تضاد اجزاء سیستم می گردد.
تقسیم بندی هر سیستم به اجزاء کوچکتر که بدون توجه به اصل تداخل و وابستگی متقابل آنها صورت می گیرد، یک تضاد فطری بین اجزاء آن سیستم بوجود می آورد، بهترین جواب برای هر یک از این اجزاء، لزوما با بهترین جواب برای جزء دیگر هماهنگی و برابری نمی کند و در نتیجه تضادی با بهترین جواب برای کل سیستم پیدا می کند.
در اثر تقسیم تشکیلات سازمانی به چند فعالیت اصلی ، یک فعالیت جدید بوجود می آید که وظیفه آن حل تضادهای بین این فعالیتها و محافظت منافع کل سیستم در مقابل منافع سیستمهای فرعی است . این وظیفه همان مسئولیت مدیریت عمومی است. روش متداول و کلاسیک در تقسیم بندی تشکیلات سازمانی، معمولا چهار فعالیت اصلی بوجود می آورد: تولید، فروش ( و بازاریابی)، مالی، پرسنل. که هر کدام از این فعالیتها خود یک سیستم فرعی است و هر کدام با ضوابط اجرایی ( توقعات و محدودیتها ) متفاوتی کنترل می شود که لزوما با هم هماهنگی ندارد.
به عنوان مثال فعالیت کنترل موجودی محصول نهایی در یک سازمان را در نظر می گیریم. واحد تولید علاقمند به تولید انبوه ( برای کاهش زمان آماده سازی و قیمت تمام شده ) است. واحد فروش تمایل به کوچک بودن تولید دارد (بدلیل افزایش تنوع محصول و پاسخگویی به نیاز مشتری ). امور مالی می خواهد سرمایه مورد نیاز برای اداره سیستم حداقل شود و لذا علاقه مند به کاهش موجودی انبار است .
تئوری کلاسیک تشکیلات، این تضادها را به منظور کنترل مفید می داند و تصور می نماید که می توان از آنها برای سالم کردن تشکیلات استفاده کرد. ولی متأسفانه هرگز این تضادها به عنوان عامل کنترل مؤثر نبوده و فقط به صورت عامل ترمز کننده بکار رفته است.
در عمل معمولاً یکی از مدیران از دیگران قویتر است یا به عللی به مدیرعامل نزدیک و این فرد راه حل سیستم فرعی خود را به بقیه تحمیل می کند. در این صورت، سودی که از این طریق بدست می آید، بیش از اندازه با ضرری که قسمتهای دیگر باید تحمل کنند، از بین می رود. در اکثر مواقع مدیر عامل از بین یکی از سه مدیر تولید، فروش و مالی انتخاب می گردد و فاقد تجربه و اطلاعات لازم درباره کل سیستم است و مدیریت عمومی را از نظر گاه رشته خاص خود می نگرد و ناخودآگاه به صورت مدیر سیستم فرعی عمل می کند.

حامد تاجیک

منبع : مجله گسترش صنعت