مراحل پیاده سازی نظام مدیریت عملکرد

برای عملی كردن نظام حاكم بر مدیریت عملكرد، طراحی و اجرای آن به شكل عملیاتی در سازمان ضروری است. مدیریت عملكرد با یك روش جامع نگر كلیه عوامل و مولفه های درگیر در كار سازمان را تحت مدیریت قرار داده و نهایتاً عملكرد مطلوبی از آنها به دست می دهد و از نتایج مطلوب به عنوان سرمایه اصلی بهره وری، بهره برداری می كند. مدیریت عملكرد ضمن بهبود شایستگی فعلی افراد و كل سیستم، ایجاد ارتباط بین شایستگی فرد با كاركرد واقعی شان را نیز مدنظر دارد. باتوجه به اهمیت نقش مدیریت عملكرد در توسعه منابع انسانی و بهبود عملكـردهای سازمانی، این مقاله كه مبتنی بر تجارب عملی نگارنده در یكی از موسسات بزرگ صنعتی است، براساس تئوری های عمل (PRACTIC THEORY) تدوین یافته است.
● مولفه های مدیریت عملكرد
فرآیند مدیریت عملكرد به نحوی بنا شده است كه باید از طریق تضمین بهبود مستمر عملكرد افراد و گروهها در جهت بهبود راهبردی و اثربخشی سازمانی طراحی شود. (۱) مدیریت عملكرد بخشی از مدیریت منابع انسانی است كه وظیفه آن ایجاد ارتباط بین مدیریت بوده و در فرآیند ارزیابی عملكرد، ابتكارات و خلاقیتهای افراد را نیز در نظر دارد. مدیریت عملكرد ضمن بهبود شایستگی فعلی افراد و كل سیستم ایجاد ارتباط بین شایستگی فرد با كاركرد واقعی شان را مورد توجه قرار داده و (هماهنگ سازی شایستگی بالقوه با عملكرد و توانایی بالفعل) به دنبال بهبود و توسعه شایستگیهای جدید افراد برای هماهنگی با فناوریهای مدرن و دنیای متحول فرد است.(۲) استفاده از مدل بهبود سازمان (THE ORGANIZATIONAL DEVELOPMENT MODEL) برای ارزیابی اثربخشی سازمـانی زمینه های پیاده سازی مدیریت عملكرد را بهتر فراهم می كند زیرا مدل فوق بر مواردی همچون رفتار سرپرستان نسبت به زیردستان، روحیه جمعی. اعتماد متقابل و آزادی مدیریت در هدف گذاری تاكید دارد. برای تركیب و هماهنگی اهداف و نیازهای سازمان به منظور رشد سازمانی و بهبود سیستم باید دانش و تكنیك های علوم رفتاری به كار گرفته شود تا سازمانی به وجود آید كه در آن توانائیهای هریك از اعضا به طور كامل مورد استفاده قرار گیرد.(۳)
مدیریت عملكرد دارای مفهوم پیچیده و مشكلی است كه تبیین آن كار ساده ای نیست و لازم است از ابعاد مختلف مورد بررسی قرار گیرد.
از مدل مدیریت عملكرد بایستی ویژگیهای مثبت را مورد توجه قرار داد و برای جاری كردن آن در سازمان تلاش كرد. براین اساس، عوامل مثبت و منفی در مدیریت عملكرد در جدول شماره«۱» ذكر شده تا بهتر بتوان عوامل منفی را كم رنگ و از عوامل مثبت به عنوان چهارچوب هماهنگ استفاده كرد.
برای استقرار نظام مدیریت عملكرد در سازمانها طی مراحل مختلفی نیاز است كه به صورت خلاصه می توان مراحل مربوطه را به شرح زیر بیان كرد:
▪ بررسی پیش نیازهای نظام مدیریت عملكرد: برای طراحی و اجرای نظام مدیریت عملكرد لازم است ابتدا در مورد پیش نیازهای آن در سازمان بررسی و سپس دست به طراحی آن زد. به طور كلی فهرست وار پیش نیازهای اصلی نظام مدیریت عملكرد كه در عمل تجربه شده و مورد نیاز است را می توان به شرح زیر بیان كرد:
وجود نمودار و ساختار سازمانی مناسب و متعادل در سازمان‏؛
وجود احساس نیاز به نظام مدیریت عملكرد (ارزیابی عملكرد) در سازمان؛
حمایت مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملكرد؛
بومی سازی نظام مدیریت عملكرد در سازمان؛
تمایز قائل شدن بین نظام مدیریت عملكرد و نظام پاداش دهی در سازمان؛
پذیرفتن این اصل كه با استقرار مدیریت عملكرد همه مشكلات سازمان را نمی توان یكجا حل كرد.
▪ مرحله انتخاب مدل مناسب مدیریت عملكرد برای سازمان: برای استقرار نظام مدیریت عملكرد یك چهارچوب نظری و مدل مناسب به عنوان زیربنای كار مورد نیاز است. در این راستا برای انتخاب مدل مناسب عملكرد برای هر سازمان لازم است. مدل های موجود مورد بررسی قرار گرفته و متناسب با شرایط فرهنگی، تولیدی، نیروی انسانی و... سازمان، مدلی مناسبی انتخاب و معرفی گردد.
▪ مرحله بومی كردن مدل مدیریت عملكرد در سازمان: برای اینكه مدل مدیریت عملكرد بتواند در سازمان اجرا شود، لازم است كه آن را بومی كرد. منظور از بومی كردن مدل این است كه ابعاد مدل با شرایط مختلف انسانی، فرهنگی، و... در سازمان سازگار شده و سازمان آن را بپذیرد. برای بومی كردن مدل مراحل زیر بایستی طی شود.
الف - توجیه مقدماتی نظام مدیریت عملكرد: در این مرحله با تشكیل جلسات آگاه سازی لازم است كلیات و مفاهیم اساسی و اهداف و فلسفه نظام مدیریت عملكرد برای كاركنان تشریح گردد. در این مرحله لازم است برای كلیه مدیران عالی و میانی و ۲۰ درصد از كاركنان سطوح دیگر سازمـان آموزش و آگاهی رسانی لازم صورت گیرد.
ب - نظرخواهی در مورد كلیات طرح مدیریت عملكرد: در این مرحله با تدوین پرسشنامه ای كه حاوی كلیات و مفاهیم اساسی نظام مدیریت عملكرد است در مورد لزوم و مناسب بودن مدل ارزیابی عملكرد از سطوح مختلف سازمان نظرخواهی صورت می گیرد. برای انجام این مرحله لازم است از ۲۰ درصد كاركنان سازمان در سطوح مدیران عالی، مدیران میانی و سرپرستان، نظرخواهی صورت گیرد.
پس از جمع آوری اطلاعات در مورد كلیات طرح و اینكه به لزوم طراحی نظام ارزیابی صحه گذاشته شد و چهارچوب و خطوط كلی طراحی مشخص گردید در این مرحله لازم است در مورد جزئیات و ابعاد مدل معرفی شده مدیریت عملكرد از كاركنان سازمان نظرخواهی شده و با مشاركت دادن آنها، بومی ساختن مدیریت عملكرد را بیمه كرد.
● در این مرحله انجام اقدامات زیر لازم به نظر می رسد:
جمع بندی نتایح نظرخواهی اولیه و انتقال آن به كاركنان؛
انتخاب ۲۰ درصد از كاركنان سازمان به روش آماری و علمی در سطوح مختلف؛
تدوین بانك اطلاعاتی در مورد عوامل ارزیابی عملكرد؛
انجام نظرخواهی در مورد عوامل ارزیابی عملكرد در مورد فرد، واحد و سازمان؛
انتخاب عوامل ارزیابی كه بیشترین فراوانی را در ابعاد فرد، واحد و سازمان داشته است.
▪ مرحله شروع طراحی و پیاده سازی: در این مرحله باتوجه به جمع آوری اطلاعات در مراحل قبلی كار طراحی و تدوین بنیادهای نظام مدیریت عملكرد شروع می شود. مرحله طراحی نیازمند بررسی دقیق و همه جانبه كارشناسی دارد كه بتوان اطلاعات و داده های جمع آوری شده را خوب پردازش كرد و آنها را با همدیگر تركیب و به نحو مطلوبی از آنها ایده گرفت. در مرحله طراحی و پیاده سازی اقدامات زیر بایستی صورت گیرد.
الف - طراحی فرم های ارزیابی عملكرد: در این مرحله با درنظر گرفتن شرایط سازمان و اهداف ارزیابی عملكرد فرمهای مربوطه طراحی مــــی گردد. طراحی هایی كه در این مرحله لازم است عبارتند از:
طراحی فرم ارزیابی عملكرد فردی كه در آن عوامـل مورد نظر سازمان كه بیشترین فراوانـی را در نظرخواهی ها داشته در آن گنجـانده مـــی شود؛
طراحی فرم ارزیابی عملكرد واحدی كه عوامل آن از بین عواملی كه بیشترین فراوانی را داشته در نظر گرفته خواهد شد؛
طراحی فرم ارزیابی عملكرد سازمانی كه عوامل آن از بین عواملی كه بیشترین فراوانی را در نظرخواهی ها داشته انتخاب می گردد.
ب - طراحی و تعیین امتیازات: امتیازات مربوط به عوامل ارزیابی در سطوح مختلف با هم متفاوت هستند، در هنگام طراحی فرم های ارزیابی عملكرد لازم است، اصول زیر مورد توجه قرار گیرد:
توزیع مناسب و علمی امتیاز كلی ارزیابی عملكرد در بین عوامل ارزیابی فردی، واحدی و سازمانی؛
توزیع مناسب و علمی امتیاز ارزیابی عملكرد فردی در بین عوامل آن؛
متفاوت كردن امتیاز عوامل ارزیابی عملكرد افراد در سطوح مختلف؛
تعیین سقف امتیاز هر عامل ارزیابی در ارزیابی عملكرد فردی؛
متفاوت كردن امتیاز عوامل ارزیابی واحدی در واحدهای مختلف عملیاتی،
ستادی و نیمه ستادی؛ تعبیه محلی برای ذكر وقایع حساس برای ارزیابی عملكرد افراد.
ج - طراحی گردشكار اجرایی: برای اینكه نظام ارزیابی عملكرد پس از طراحی خوب اجرا گردد، لازم است كلیه مراحل با رعایت دو اصل خلاصه نویسی و سادگی تدوین و در اختیار افراد قرار گیرد كه این امر نیاز به طراحی كارشناسی دارد، در این مرحله لازم است گردشكارهای زیر طراحی شود:
- نحوه انجام ارزیابی فردی با تمام جزئیات و مدت و...؛
- نحوه ارزیابی واحدی با تمام مراحل و ابعاد آن؛
- نحوه انجام ارزیابی سازمانی با تمام مراحل و ابعاد آن؛
- نحوه تعیین انتظارات ارزیابی كننده و ارزیابی شونده از همدیگر؛
- نحوه تعدیل خطاها در ارزیابی عملكرد؛
- نحوه استفاده از نتایج ارزیابی عملكرد در بهبود كار؛
- گردشكار مربوط به تعاریف عملیاتی عوامل ارزیابی عملكرد به منظور عینی كردن آن.
د - مكانیزه كردن نظام مدیریت عملكرد: باتوجه به اینكه انجام ارزیابی عملكرد به صورت رایج موجب اتلاف وقت شده و از دقت آن كاسته می شود، بهتر است نظام مدیریت عملكرد به سایر سیستم های مدیریت منابع انسانی وصل شود تا بتوان هم ارزیابی عملكرد را به خوبی انجام داد و هم بــــا یكپارچگی كه به وجود می آید از نتایج ارزیابی عملكرد استفاده كرد، به طور كلی، مزایای مكانیزه كردن نظام مدیریت عملكرد در سازمان را می توان به صورت فهرست وار به شرح زیر بیان كرد:
جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی؛
حاكم شدن روش ارزیابی عملكرد بااستفاده از فناوریهای نوین ارتباطی؛
قابل كنترل شدن نظام ارزیابی عملكرد؛
اخذ گزارشهـای متنوع و مورد نیاز از نظام رایانه ای؛
تحلیل بهتر نتایج ارزیابی عملكرد؛
مقایسه بهتر نتایج ارزیابی عملكرد در كل سازمان و استخراج مواد غیر متعارف.
▪ مرحله فرهنگ سازی: مرحله فرهنگ سازی اساسی ترین مرحله در طراحی نظام مدیریت عملكرد محسوب می شود. درصورت پذیرش آن از سوی سازمان اجرای خوب طراحیهای انجام شده، نتایج و دستاوردهای قابل قبولی برای سازمان به دنبال دارد. فرهنگ سازی برای نظام مدیریت عملكرد مشكل و وقت گیر است و لازم است كه این كار باحوصله پیگیری شود. شروع كار نظام مدیریت عملكرد به دلیل تجارب قبلی افراد و ناقص اجراشدن نظامهای ارزیابی عملكرد در گذشته سازمان، مقاومتها و بعضاً بی تفاوتی هایی در سازمان وجود دارد كه با فرهنگ سازی می توان آن را تبدیل به پذیرش كرد. در فرهنگ سازی اصلاح ذهنیت افراد نسبت به نظام مدیریت عملكرد از اهمیت ویژه ای برخوردار است. به طور كلی، با مكانیسم های زیر می توان در زمینه نظام ارزیابی عملكرد فرهنگ سازی معقول و مطلوبی انجام داد.
الف - آموزش توجیهی: در این مرحله لازم است پس از طراحی و آماده شدن طرح در مورد اهداف طرح، چگونگی شكل گیری نظام مدیریت عملكرد، نحوه اجرای آن، كلاسهای عمومی و خاص در سطوح مختلف سازمان برگزار شود، تجربه نگارنده بیانگر این است كه با آموزش توجیهی قسمت اعظم فرهنگ سازی تحقق می یابد.
ب - تهیه بروشورهای عملی: با تهیه بروشورهای عملی كه خلاصه و ساده تهیه شده با توزیع آن در بین كـــاركنان می توان به فرهنگ سازی كمك كرد.
ج - حمایت و تاكید مدیریت ارشد سازمان: در صورتی كه مجموعه مدیریت ارشد سازمان از نظام مدیریت عملكرد حمایت كند كمك بسیار زیادی به فرهنگ سازی و جدی گرفتن نظام مدیریت عملكرد خواهد شد.
د - اصلاح ساختار شغل: یكی از راههای موثر فرهنگ سازی جهت اجرای موثر نظام مدیریت عملكرد، اصلاح ساختار شغل كاركنان در تمام سطوح سازمانی است. در این زمینه بایستی در شرح وظایف افراد تغییرات لازم صورت گیرد و انجام ارزیابی عملكرد برای سرپرستان و مدیران و... جزو وظایف سازمان محسوب شود تا بخشی از فعالیتهای روزانه و ماهانه خود را به این امر (همانند سایر فعالیتهای اصلی شغل) اختصاص دهند و كاركنانی كه قرار است ارزیابی شوند نیز ارزیابی شده و آمادگی جهت ارزیابی در ساختار شغل و وظایف آنان قرار گیرد. باانجام چنین اصلاحاتی ارزیابی عملكرد جزو فرهنگ كاری كاركنان سازمان می گردد.▪ مرحله اجرای آزمایشی - نهادی: پس از طی مراحل مختلف ذكرشده لازم است نظام ارزیابی عملكرد به صورت آزمایشی به مورد اجرا درآید. فلسفه اجرای آزمایشی همانند فلسفـــه راه اندازی تجهیـزات و ماشین آلات یك كارخانه تولیدی است. در مرحله راه اندازی تجهیزات یك كارخانه تولیدی از ابتدای خط تولید تمام تجهیزات تست شده و راه اندازی و به مرور وارد مرحله بهره برداری می گردد. نظام ارزیابی عملكرد نیز از این قاعده مستثنی نیست و بایستی قبل از اجرای رسمی به صورت آزمایشی و نیمه رسمی اجرا و پس از رفع نقاط ضعف و ایرادات احتمالی در فرآیندهای رسمی سازمان قرار گیرد.
مراحل اجرای آزمایشی نظام مدیریت عملكرد عبارتند از: - انتخاب یك واحد نمونه در سازمان كه بتواند منعكس كننده كل سازمان باشد؛
- توجیه ویژه و خلاصه نظام مدیریت عملكرد برای واحد نمونه؛
- تعیین محدوده زمانی برای اجرای آزمایشی؛
- اجرای نظام نامه ها و گردشكارهای تدوین شده؛
- جمع آوری داده ها و تحلیل و نتیجه گیری؛
- تدوین نتایج به دست آمده؛
- تثبیت نتایج و تعمیم نتایح به كل سازمان و توصیه به اجرای نظام مدیریت عملكرد در كل سازمان.
▪ مرحله به كارگیری نتایج مدیریت عملكرد: آنچه به نظام مدیریت عملكرد مشروعیـت مــی دهد و لزوم آن در سازمان بیان می كند به كارگیری نتایج حاصل از آن است، اگر از نتایج به دست آمده از مدیریت عملكرد به خوبی استفاده نشود، پس از مدتی بی تفاوتــــی و بـی اعتقادی بر نظام مستولی و اثرات بسیار نامطلوبی برای سازمان به دنبال دارد، بنابراین، استفاده از نتایج ارزیابی عملكرد به مقدار زیادی می تواند در اصلاح افراد، فرآیندها و روشها و عملكرد سازمان موثر باشد. براین اساس، مدیران و دسـت اندركاران سازمانهـا می توانند از نتایج و دستاوردهای مدیریت عملكرد در مقوله های زیر بهره برداری كنند:
در پرورش منابع انسانی از طریق شناخت نقاط ضعف و نارسائیها و تبدیل آنها به نقاط قوت؛
تعیین نیازهای آموزشی و یااصلاح استانداردهای آموزشی مورد نیاز در
سازمان؛ متعادل كردن سطح ذهنیت خود و كاركنان سازمان؛
ایجاد بستر كار گروهی و مشاركت عملی در سازمان؛
ترمیم انگیزه های درونی جهت كار بهتر و بیشتر در منابع انسانی.
▪ مرحله بازنگری و اصلاح نظام مدیریت عملكرد: مدیریت عملكرد یك نظام، پویاكردن سازمانهاست كه خود بیشتر از هرچیزی نیازمند پویاماندن است. براین اساس، در درون نظام مدیریت عملكرد لازم است مكانیزمی طراحی شود كه به صورت فرآیندی و دائمی نقاط ضعف و نارسائیهای نظام مدیریت عملكرد را شناسایی و نسبت به رفع آنان گام بردارد، پویا نگهداشتن نظام مدیریت عملكرد با مكانیســـم های زیر امكان پذیر می شود.
- نظرخواهی منظم و در فاصله های زمانی مشخص از وضعیت نظام مدیریت عملكرد؛
- انجام به موقع و جدی ارزیابی عملكرد در سازمان؛
- به روزكردن عوامل و مولفه های ارزیابی عملكرد متناسب با شرایط جدید سازمان؛
- حاكم كردن ارزیابی چندجانبه.
●● نتیجه گیری
مدیریت عملكرد یكی از مباحث ویژه مدیریت منابع انسانی استراتژیك است و ابزار مناسبی برای ارتقای عملكرد كاركنان و سازمان به حساب می آید.
در صورتی كه مدیریت عملكرد با ملزومات و پیش نیاز آن در سازمان طراحی و اجرا شود، می تواند بخشی از مسائل و مشكلات سازمان را شناسایی و در جهت حل آنها راهكارهای عملی ارائه كند، مدیریت عملكرد نگرش جامعی به عملكرد افراد و سازمان دارد و با سازوكارهایی مشخص بین عملكرد فـردی و سازمانی سینرژی ایجـاد مــی كند.

منابع و ماخذ
۱- مایكل، آرمسترانگ، راهبردهای مدیریت منابع انسانی، ترجمه خدایار ابیلی و حسن موفقی، تهران: انتشارات فرا، بهار ۱۳۸۰، ص ۱۲۷
۲ - حسن، الماسی، از ارزیابی عملكرد تا مدیریت عملكرد، مجله تدبیر، شماره ۵۶، مهر ۱۳۷۴، ص ۲۸.
۳ - عبدا..، كولوبندی، معیارهای هفت گانه برای ارزیابی اثربخشی سازمان، مجله تدبیر، شماره ۵۶، مهر ۱۳۷۴، ص ۲۸.
۴ - MARK GOODRIGE THE LIMITS OF PERFORMANCE MANAGEMENT ER CONSULTANCE, ۲۰۰۱, P۲۷-۲۸.
۵ - ANN GOMMIC, WHAT DOES PERFORMANCE MANAGEMENT, TOPICS, ER CONSULTANCE, ۲۰۰۱, PP۳,۴.
ایرج سلطانی: دكترای مدیریت آموزشی، مدرس دوره كارشناسی ارشد و تحقیقات نیروی انسانی شركت فولاد مباركه

منبع : ماهنامه تدبیر