شنبه, ۱ اردیبهشت, ۱۴۰۳ / 20 April, 2024
مجله ویستا
اداره یک جلسه تجاری موثر
جلسات خود را چگونه پر بارمی کنید ؟ در طول جلسه، آیا بیشتر بر روی صورت جلسه تمرکز دارید یا بیشتر به رؤیاهایتان فكر می كنید؟ بسیاری از مطالعات نشان داده است که در جلسات اتلاف وقت، بیشتر از هر فعالیت بازرگانی دیگر صورت می گیرد .تخمین زده شده است که مردم نزدیك به ۲۰ تا ۴۰ درصد وقتشان را (در مورد مدیران بالاتر بسیار بسیار بیشتراست ) در جلسات می گذرانند و جلسات فقط حدود ۵۰ درصد موثرند .
اولین مرحله در بهبودی کارایی جلسات تجاری این است که بپذیرید جلسه تلاشی است در پرتوتشریک مساعی . این همان تعریف از جلسه است : فعالیتی تیمی در مکانی که افراد منتخب گرد هم می آیند به منظور انجام کاری که مستلزم تلاش گروهی است . بدین ترتیب ، تمام شرکت کننده ها ی جلسه ، باید نقشی را اجرا کنند تا در تمام مدت جلسه در کانون توجه باقی بمانند .
قبل از فراخوانی جلسه ، ابتدا باید تصمیم گرفت که آیا برگزاری آن ضروری است . به یاد داشته باشید جلسه همیشه اثرگذار ترین روشها نیست . دیگر انتخابهای سودمند می تواند فرستادن یاداشت یا نامه الكترونیك باشد . مشاور جلسه مسئولیت دارد ضرورت جلسه را مشخص وتوجه کند که چه کسانی باید در جلسه حضور داشته باشند، در کل ، بهتر است تا آنجا که امکان دارد از تعداد کمی شرکت کننده دعوت شود( فقط افرادی که نقش کلیدی دارند ).
جلسه های موثر ، مدیریت ورهبری لازم دارند . هدایت و رهبری جلسه مستلزم داشتن توجه ، اعتماد ، خلاقیت ، سیاستمداری ، همدلی ، انعطاف پذیری ، فراست ، مقاومت و بله گفتن و شوخ طبعی ! است. رعایت نكات ذیل میتواند در اداره جلسه مفید باشد:
۱ - اگر به منظور ارائه پیشنهادی در یک اجتماع گروهی برنامه ریزی کرده اید ، تمام اطلاعات مربوط را برای همه اعضای تیم چند روز قبل از جلسه ارسال دارید.
۲ – صورت جلسه را مرور کنید و همه اسناد مربوطه را با خود به جلسه ببرید، بدین ترتیب می توان با بصیرت تصمیم گرفت.
۳ – سر موقع در جلسه حاضر شوید.
۴ – اگر قرار است غیبت کنید ، پیشاپیش دیگران را مطلع سازید و فردی را به عنوان جانشین بفرستید کسی که میتواند حداقل بعضی تصمیمات را به جای شما اتخاذ كند.
۵ – به دقت گوش دهید وقبل از اینکه مخالفت کنید ، به دنبال توافق نظر باشید.
۶ – خلاصه مذاکرات را به طور کامل و دقیق ۴۸ ساعت بعد از جلسه در اختیار شركت كنندگان بگذارید.
۷ – سخن طعنه آمیز ، حمله شخصی ، حرف دیگران را قطع کردن ، پیچاندن دیگران برای جلب توجه ، رفتار های پسندیده ای نیستند.
۸ – مخالفت در مدت زمان جلسه مجاز است ، اما یک وقتی گروه تصمیمی می گیرد ، لازم است موضوع از طریق تمام افراد خارج از جلسه حمایت شود . مقاومت انفعالی و کارشکنی ، جایز نیست .
۹ – یادتان نرود از اعضا به خاطر حضور درجلسه تشكر كنید.
علاوه بر اجرای این تدابیر ، رهبر جلسه موثر باید دستورالعملهای رفتاری را به منظور برقراری محیطی امن جهت بازگو کردن عقاید ، به اجرا درآورد .متصدی جلسه باید حضار را به پیروی کردن از چند رهنمود ساده برای تامین جلسه منضبط مجبور کند :
▪ تحت عنوان یک تیم کار کنید؛
▪ شنونده ای با دقت باشید؛
▪ به یکدیگر احترام بگذارید؛
▪ قضاوت را به تعویق بیندازید؛
▪ رازدار بمانید.
نحوه پایان بردن جلسه به اندازه اداره کردن آن مهم است . در کنار پایان به موقع جلسه دستور جلسه برای جلسه بعدی باید آماده شده باشد. فراموش نكنیم داشتن جلسه تجاری موثر کلیدی است برای داشتن تجارتی موفق.
مترجم: ژولیت عزتی
منبع : ماهنامه تدبیر
همچنین مشاهده کنید
نمایندگی زیمنس ایران فروش PLC S71200/300/400/1500 | درایو …
دریافت خدمات پرستاری در منزل
pameranian.com
پیچ و مهره پارس سهند
خرید میز و صندلی اداری
خرید بلیط هواپیما
گیت کنترل تردد
اسرائیل ایران اصفهان ایران و اسرائیل حجاب فرانسه حمله ایران به اسرائیل حسین امیرعبداللهیان گشت ارشاد دولت وعده صادق ارتش جمهوری اسلامی ایران
تهران سیل هواشناسی وزارت بهداشت فضای مجازی شهرداری تهران قتل زلزله سازمان هواشناسی سیلاب قوه قضاییه پلیس
قیمت طلا قیمت دلار دلار قیمت خودرو خودرو بازار خودرو بانک مرکزی ایران خودرو تورم حقوق بازنشستگان قیمت سکه بازنشستگان
سعدی سینمای ایران سینما تلویزیون احسان علیخانی فیلم تئاتر کتاب موسیقی
مغز
رژیم صهیونیستی عراق غزه فلسطین جنگ غزه امیرعبداللهیان سازمان ملل حماس شورای امنیت چین اسراییل ترکیه
فوتبال استقلال پرسپولیس شمس آذر قزوین باشگاه استقلال لیگ برتر فوتبال ایران صنعت نفت آبادان لیگ برتر بازی لیگ قهرمانان اروپا رئال مادرید تراکتور
هوش مصنوعی فناوری گوگل ناسا سامسونگ تلگرام تبلیغات اپل تلفن همراه
حمله قلبی کلسترول بیماری درمان و آموزش پزشکی سازمان غذا و دارو چاقی