فرایند عملکرد در سازمان

مدیریت عملكرد عبارت است از فرایند ارتباطات كه در مشاركت بین كارمند و سرپرست بلافصل وی رخ می دهد. این فرایند شامل تعیین انتظارات روشن و درك موضوعهای زیر است:
- كاركردهای اصلی شغل كه از كارمندان انتظار می رود آنها را انجام دهند؛
- شغل كارمند چگونه به اهداف سازمـــان كمك می كند؛
- انجام شغل به صورت مناسب به چه معناست؛
- كارمند وسرپرست وی جهت حفظ، بهبود و ایجاد عملكرد مناسب كارمند چگونه باید با هم كار كنند؛
- عملكرد شغل چگونه ارزیابی شود؛
- تشخیص موانع موجود برسرراه عملكرد مناسب و حذف آنها.
مدیریت عملكرد شامل موارد زیر كه بین عامه رایج شده است، نمی شود:
- تمام كارهایی كه مدیر برای یك كارمند انجام می دهد؛
- چماقی كه كارمندان را به كار بهتر و سخت تر مجبور می كند؛
- چیزی كه فقط در مواقع ضعف عملكرد به كار می رود؛
- پركردن مجموعه ای از فرمها به طور سالانه.
دلایل بی میلی كارمندان نسبت به مدیریت عملكرد، عبارتند از:
۱ - تجربه ضعیف در مورد مدیریت عملكرد؛
۲ - انتقاد از آنها پس از ارزیابی عملكرد به دلیل ضعف احتمالی عملكرد آنها؛
۳ - عدم آگاهی در مورد انتظاراتی كه از آنها وجود دارد؛
۴ - عدم درك این موضوع كه مدیریت عملكرد برای آنان پدیده مفیدی است.
سیستم مدیریت عملكرد موثر، سیستمی است كه به سازمان كمك می كند تا با یاری دادن به مدیران وكارمندان جهت انجام بهتر وظایف خود، به اهداف كوتاه مدت و بلندمدت سازمان دست یابد.
اگر مدیریت عملكرد به صورت مناسب صورت بگیرد باعث می شود كه:
۱ - نیاز به دخالت مدیر در كارهایی كه صورت می گیرد، كاهش یابد؛
۲ - در وقت صرفه جویی شود، چون كارمندان بااطمینان از اینكه دانش و درك لازم جهت تصمیم گیری صحیح را دارا هستند خود راساً اقدام به تصمیم گیری می كنند و وقت مدیر آزادتر می شود؛
۳ - سوء تفاهمات وقت گیر بین كارمندان ستادی در مورد اینكه چه كسی مسئول چه كاری است را كاهش می دهد؛
۴ - تعداد موقعیتهایی را كه مدیر در آن موقعیتها اطلاعــــــات مورد نیاز را ندارد، به حداقل می رساند؛
۵ - خطا و اشتباهـــات و تكرار آنها را كاهش می دهد.
مدیریت عملكرد یك سرمایه گـذاری آینده نگر است كه باعث می شود تا كارمندان قادر باشند كار خود را به خوبی انجام دهند.
مزایای مدیریت عملكرد مناسب برای سازمان عبارتند از:
۱ - كاركردن به صورت بهره ورتر و موثرتر؛
۲ - كمك به بهبود فرایندهای مدیریت منابع انسانی؛
مدیریت عملكرد مناسب باید موارد زیر را ارائه كند:
۱ - ابزارهای هماهنگی كار؛
۲ - ارائه روشی برای تشخیص مشكلات موجود در فرایندهایی كه از موثربودن سازمان جلوگیری می كنند؛
۳ - ارائه اطلاعات برای تصمیم گیری در مورد استراتژی های ترفیع و پرورش و كارآموزی؛
۴ - ارائه اطلاعات به مدیران و سرپرستان جهت پیشگیری از مشكلات برای كمك به كارمندان در انجام مشاغل خود و هماهنگ ساختن كار و گزارش به روش مناسب؛
۵ - ارائه روشی برای مدیران جهت كار به كارمندان برای شناسایی زمینه های بروز مشكل، تشخیص علل مشكل و انجام اقدام اصلاحی جهت حذف مشكلات؛
۶ - ارائه ابزارهای هماهنگی كار برای تمام كارمندانی كه به یك مدیر گزارش می دهد؛
۷ - ارائه روش بازخورد مداوم و منطقی و منظم به كارمندان به طریقی كه از انگیزه آنان حمایت كند؛
۸ - ارائه ابزارهای پیشگیری از اشتباهات با روشن ساختن انتظارات و تعیین درك مشترك از آنچه كه كارمند می تواند یا نمی تواند انجام دهد؛
۹ - ارائه ابزارهایی برای برنامه ریزی پرورش و كارآموزی كارمندان.
یك سیستم عملكرد موثر ویژگیهای زیر را باید داشته باشد:
- تا حد ممكن ساده باشد؛
- به حداقل بوروكراسی نیاز داشته باشد؛
- به حداكثر رساندن راحتی و آسایش؛
- نیازهای مدیران، كارمندان و سازمان را برآورده سازد.
● نتایج اجرای یك سیستم مدیریت عملكرد ضعیف
طراحی و اجرای یك سیستم مدیریت عملكرد ضعیف گاهی اوقات از نداشتن سیستم مدیریت عملكرد زیان بارتر است. این نتایج عبارتند از:
۱ - زیر سوال رفتن اعتبار مدیریت؛
۲ - اتلاف زمان و سایر منابع به صورت قابل توجه؛
۳ - ایجاد احساس عدم امنیت.
مراحل مدیریت عملكرد به شرح زیر هستند:
۱ - برنامه ریزی عملكرد: مدیران و كارمندان با هم جهت اینكه كارمندان طی دوره برنامه ریزی باید چه كاری انجام دهند، چه موقع آن را انجام دهنـــد واینكه چقدر اختیار داشته باشند، كار می كنند؛
۲ - ارتباطات عملكرد مداوم : یك فرایند دوجانبه است كه در تمام سال صورت می گیرد تا اطمینان حاصل شود كه وظایف شغل درست انجام می شود و مشكلات قبل از اینكه رشد یابند شناسایی می شوند؛
۳ - جمع آوری اطلاعات: مستندسازی، مشاهده: جمع آوری اطلاعـــــات عبارت است از جمع آوری داده ها و اطلاعات در مورد عملكرد سازمان یا افراد به قصد بهبود عملكرد و مشاهده ابزاری است كه مدیر با آن اطلاعات را جمع آوری می كند. مستندسازی نیز عبارتند از ثبت كردن اطلاعات جمع آوری شده.
۴ - جلسه ارزیابی عملكرد: فرآیندی است كه مدیر و كارمند جهت ارزیابی میزان دستیابی به اهداف توافق شده، با هم كار می كنند و برای غلبه بر مشكلات به صورت متقابل فعـــالیت می كنند.
۵ - تشخیص عملكرد و تعلیم: تشخیص عملكرد عبارت است از فرایند حل مسئله و به كارگیری ارتباطات جهت تشخیص علل اصلی مشكلات عملكرد یك فرد، یك جنبش و یا حتی كل سازمان.
تعلیم عبارت است از فرایندی كه در آن طریق یك فرد آگاهتر و داناتر در مورد یك مشكل معین با یك كارمند كار می كند و به وی كمك می كند تا مهارتها و دانش خود را به منظور بهبود عملكرد گسترش دهد.
۶ - بازخورد: اگر عملكرد در حد مطلوب شناسایی شد و انحرافی مشاهده نشد و یا اینكه انحراف موجود قابل اغماض باشد فرایند پایان یافته و در غیـــــر این صورت به مرحله اول باز می گردیم. باید توجه داشت كه چرخه مدیریت عملكرد یك چرخه مداوم است كه فقط ممكن است در یك مقطع زمانی خاص برای یك مشكل خاص پایان یافته باشد اما به طور كلی همواره ادامه دارد و باید در پی بهبود عملكرد مداوم بود.
برنامه ریزی عملكرد: عده بسیاری معتقدند كه ارزیابی عملكرد بخش مهم مدیریت عملكرد است در حالی كه برنامه ریزی عملكرد بسیار مهمتر از ارزیابی عملكرد است چون ارزیابی عملكـرد با گذشته سروكار دارد ولی برنامـــــه ریزی عملكرد با آینده.
● مراحل برنامه ریزی عملكرد
۱ - آماده سازی : كارمند و مدیر و یا هردو با هم باید طرحهای عملیاتی واستراتژیك سازمان، اهداف و مقاصد هرواحد كاری و شرح شغل موجود را مورد بازنگری قرار دهند؛
۲ - برپایی جلسه : این مرحله قلب برنامه ریزی عملكرد است ویعنی اینكه مدیر و كارمند در كنار هم نشسته و در مورد كار در سال آینده بحث كنند؛
۳ - بازنگری: مدیر و كارمند آنچه را كه توافق كرده بودند را بررسی كرده تا میزان تحقق و انحرافات احتمالی را شناسایی و رفع كنند:
ارتباطات مداوم عملكرد : دو نوع ارتباطات وجود دارد: الف - رسمی، ب - غیررسمی.
روشهای برقراری ارتباطات مداوم رسمی:
۱ - روش گزارشهای نوشته شده منظم؛
۲ - جلسات منظم كارمند با مدیر؛
۳ - جلسات منظم گروه و یا تیم با مدیر.
روشهای ارتباطات مداوم غیررسمی: مزیت این روشها درست به موقع بودن آنها است.
۱ - گفت وگوهای خودمانی؛
۲ - جلسات غیررسمی؛
۳ - صحبت طی زمان صرف چای و قهوه.
اهداف جمع آوری اطلاعات و مشاهده و مستندسازی عملكرد:
۱ - تعیین مصداقهای عملكرد ضعیف و قوی؛
۲ - تشخیص علل مشكلات عملكرد؛
۳ - تعیین عوامل حامی عملكرد برتر؛
۴ - ارائه شواهدی برای تعیین اینكه كارمندان به استانداردها و اهداف دست یافته اند.
منابع جمع آوری اطلاعات عملكرد:
۱ - مشتریان؛
۲ - مدیران؛
۳ - كارمندان.
۴ - خود مدیر شخصاً اطلاعات را كسب كند و یا اینكه آن اطلاعات را از مدیران و كارمندان بخشهای دیگر به دست آورد؛
۵ - عرضه كنندگان.
● جلسه ارزیابی عملكرد
جلسه ارزیابی عملكرد زمانی موفق است كه شرایط زیر در آن حاكم باشد؛
۱ - مدیر نقش كمك كننده و حل كننده مسئله را ایفا كند تا نقش ارزیاب اولیه؛
۲ - كارمند به صورت فعال در جلسه مشاركت داشته باشد و در فرایند خود ارزیابی درگیر باشد؛
۳ - مدیر از مهارتهای ارتباطاتی مناسب برای داخل كردن كارمند در مباحثات استفاده كند؛
۴ - هردو طرف (مدیر و كارمند)‌چرایی ارزیابی عملكرد را بدانند.
تشخیص و بهبود عملكرد: تشخیص و بهبود عملكرد هر یك فرایند حل مسئله (فرایند منطقی) و هم یك فرایند انسانی (كار تیمی) است.
مراحل تشخیص و بهبود عملكرد: ۱ - آگاه شدن از شكاف عملكرد؛
۲ - تشخیص ماهیت شكاف عملكرد و میزان جدی بودن آن؛
۳ - تشخیص علل احتمالی شكاف عملكردن هم از نظر علل فردی (محدودیتهای دانش، مهارت و نگرش)‌و هم از نظر محدودیتهای سیستمی (نبود امكانات، قوانین و رویه های نامناسب، عدم همكاری واحدها و...)؛
۴ - گسترش یك طرح عملی برای تشخیص علل شكاف عملكرد؛
۵ - اجرای طرح مذكور؛
۶ - ارزیابی اینكه آیا مشكل حل شده است یا خیر؛
۷ - بازخور یعنی اگر مشكل حل نشده است، فرایند از اول تكرار شود.

این مطلب برگرفته از منبع ذیل است:
BCAL CROBERT “PERFORMANCE MANAGEMENT” MC GROW-HILL
ترجمه و تلخیص: شهریار عزیزی

منبع : ماهنامه تدبیر