مشاوره و مدیریت

مؤسسه ای كه علاقه مند به دگرگونی است، لاجرم دست نیاز به سوی مراكزی دراز خواهدكردكه او را دراین راه یاری دهند و به این ترتیب مشاوره مدیریت ضرورت وحقانیت می یابد. همچنین مدیران ارشدبرای حفظ بالندگی سازمان ضروری است كه جلساتی رابرای دادن مشاوره به مدیران جزء برنامه ریزی كنند. اجرای مشاوره ها به منظور آگاه كردن مدیران از وظایف خویش،بیان روشهای برخورد با استانداردهای مورد نیاز وبیان عملكردهای واقعی است.
داشتن دانش ومعلومات درموردفنون و مهارتها وتكنیك های مشاوره ای،همچنین قابلیتها وتوانائی به كارگیری آنهابرای مدیران، به منظورانجام دادن وظایفشان ضرورت دارد.
روشهای استفاده شده در مشاوره شامل روشهای دستوری ، روش غیر دستوری و درحد وسط روش تركیبی هستند.در یك تقسیم بندی كلی مشاوره ها را می‌توان به دو دسته مشاوره شخصی و مشاوره‌های شغلی تقسیم بندی كرد.
دراین مقاله به بررسی وتشریح انواع خدمات مشاوره ای كه دریك سازمان وموسسه انجام می شوند خواهیم پرداخت.
● اهداف مشاوره
هدف كلی مشاوره، یاری دادن به مدیران وكاركنان است تا قادر باشند در فضای اعتمادبه نفس، تفاهم وتوانائی برای كاراثربخش، رشد و پرورش یابند. انجام اقدامات مشاوره‌ای به كاركنان یاری می‌دهد تا از عهده حل دشواریها و مشكلات خود برآیند و در نهایت به بهتر شدن كاركرد سازمانی می‌انجامد. اجرای مشاوره‌ها به منظور آگاه كردن مدیران از وظایف خویش،بیان روشهای برخورد با استانداردهای مورد نیاز وبیان عملكردهای واقعی هستند.
مشاوره و مدیریت: مشاوره و راهنمائی جزء ذات مدیریت در هرزمان ودرهرمكانی است، به گونه‌ای كه مشاوره صحیح وموثر یك مدیر، می‌تواند بسیاری از سوء تفاهمها راحل كند،همچنین باعث افزایش و بهبود انگیزه‌های شخصی و گسترش و پیشرفت كارهای گروهی شود.مشاوره فرصتی را برای مدیران ایجاد می‌كند تا با كاركنان خویش صحبت كرده و بیشتر از نگرانیها ومشكلاتی كه آنها در سازمان باآن روبه رو هستندآگاهی یابند.
كاركنان ومدیران جزءدرسازمانهاوادارات هرروزبامشكلات مختلفی دست به گریبان خواهندبودكه راهنمائی و مشاوره موثروبه موقع می تواند درحل مشكلات به آنها كمك كرده تا بتوانند قابلیتها و ظرفیت كاری خود را به مرحله اجرا در آورند.این مشاوره ها و رهنمودها لزوما نیاز به صرف ساعات زیادی ندارند،بلكه در برخی از مواقع با صرف چند دقیقه می تواند موثر واثربخش باشد ومشكلات زیادی را حل كند.مشكلات دارای ابعادمختلفی نظیر،تنفروبیزاری ازمسئولیت خود، مشكلات روحی وروانی ،مشكلات خانوادگی ومالی هستند.
به طور كلی دلایل برگزاری یك جلسه مشاوره وراهنمائی برای مدیران جزء و كارمندان از طرف مدیران ارشد عبارتند از:
▪بیان وتوضیح روشهای گسترش كارهای گروهی؛
▪▪دادن آگاهی لازم به كارمندان در موردعملكردهای عالی وخوب و اقدامات نامطلوب آنها؛
كمك كردن به كاركنان برای هماهنگ ساختن خویش با استانداردها وقوانین سازمانی؛
▪كمك كردن به كارمندان برای حل مشكلات شخصی؛
▪تشویق كاركنان به دلیل كارایی وعملكردهای خوب آنها.
درهنگام راهنمائی ومشاوره،مدیر بایستی نشان دهدكه اواحساسات وعملكردهای زیردستان خودرادرك می‌كند. او بایستی خودرادرموقعیت مدیران جزءوباآن آمادگی وتجربه آنها در نظر بگیرد.او بایستی تلاش كند تا مواردی را درك كند كه برای كاركنان مهم وحساس است.
مدیران هنگام پذیرش كاركنان برای انجام مشاوره، بایستی به گونه ای رفتار كنند كه آنها بتوانند احساسات واقعی خود را بیان كنند. به عبارت دیگر، مشاوره و راهنمائیهای موثر می تواند یك كارمند را از فشارهایی كه هم برای خودشخص و هم برای آن سازمان مضر است، آزادسازد.
برای انجام مشاوره های موثر و كارامد، مدیران بایستی یك سری قواعدی را رعایت كنند كه از آن جمله می توان به موارد زیر اشاره كرد:
▪داشتن تخصص ومهارت در زمینه مشاوره؛
▪مسئولیت طلبی ومسئولیت پذیری در وظایف واگذار شده؛
▪تصمیم گیریهای به موقع وصحیح؛
▪شناخت دقیق خود و جست جوی راههای اصلاح خود؛
▪شناخت كاركنان انجام اقدامات مراقبتی برای بهزیستی و آرامش آنها؛
▪آگاه سازی كاركنان (در مورد زمان ،مكان ودلایل مشاوره)؛
▪گسترش حس مسئولیت پذیری در كارمندان؛
▪انجام وظایف و مسئولیتهای خویش كه شامل سرپرستی،آگاه ساختن و وفاداری است؛
▪تربیت و آموزش كارمندان؛
▪استفاده وبه كارگیری مدیران جزء با در نظر گرفتن قابلیتها و توانائیهای آنها.
● محدودیتهای مدیران در مشاوره
انجام یك مشاوره صحیح ومطلوب به عوامل مختلفی وابسته است. داشتن دانش ومعلومات درموردفنون و مهارتها وتكنیكهای مشاوره ای،همچنین قابلیتها وتوانائی به كارگیری آنهابرای مدیران، به منظورانجام دادن وظایفشان ضرورت دارد.هر چه مدیران معلومات وتجارب بیشتری را كسب كنند ، در انجام مسئولیتهای مشاوره ای خود بهتر وتواناتر عمل می كنند.
مدیران به عنوان یك مشاوربایك سری محدودیتهایی روبروخواهند بود.آنها به هرشخصی ودرهرشرایطی نمی‌توانند كمك كنند.حتی مشاوران حرفه ای كه دارای درجات ومقامی درزمینه مشاوره نیز هستند، همگی آنها توانائی حل مشكلات وكمك رسانی به هركارمندی راندارند. مدیران بایستی برای شناخت محدودیتهایشان، آموزش ومهارت لازم راببینندتا بتوانند كمك موثرتری رابه زیر دستان برسانند.
رفتار مدیردرمشاوره: برای اینكه مشاور اقدامات موثرتری را انجام دهد وی باید در تمامی امور شخصی وحرفه ای، اصول اخلاقی ورازداری را رعایت كند.همچنین باید ، احتیاجات شغلی و محدودیتها وقابلیتهای كاركنان سازمان را شناخته و بهترین روش مشاوره راكه كاركنان با آن راحت هستند،تشخیص دهد.
روشهای مشاوره: به تعدادمشاوران ، راههای مختلفی برای مشاوره وجود دارد. مدیران موثر و كارآمد هرگز از روشهای یكسان برای مشاوره كاركنان استفاده نمی كنند.روشهای استفاده شده در مشاوره شامل روشهای دستوری ، روش غیر دستوری و درحد وسط روش تركیبی هستند . انتخاب این روشها به نیازهای مدیران بستگی دارد.
در طول جلسه مشاوره، مدیران برای انتخاب روش مورد نظر خود باید انعطاف‌پذیر باشند. نوع مشكلات، شخصیت كاركنان، محیط فیزیكی و زمان در انتخاب روش مورد نظر تاثیر می‌گذارند .
الف) روش دستوری: روش دستوری در مشاوره ، مشاور محور است. این یك روش ساده وسریع برای حل مسائلی است كه احتیاج به راه حل كوتاه مدت دارند . در این روش فرض می شود كه مدیر مهارتها و دانش لازم رابرای حل یك مشكل وارائه پیشنهادهای مربوطه را دارد.دراین روش مدیر بیشتر صحبت می كند، مشكلات را بیان می‌دارد، دلایل را مشخص می سازد، پیشنهاداتی را ارائه می دهد و مواردموجود را لیست می كند .همچنین او نصیحت می‌كند‌، راه حل پیشنهاد می دهد و به كاركنان می‌گویدكه چه اقداماتی را باید انجام دهند.
این روش در صورتی مناسب است كه یك كارمند مهارت لازم را برای حل مشكل نداشته باشدیا اینكه او بی‌تجربه بوده و احتیاج به هدایت ومشاوره داشته باشد. اغلب كاركنان این روش مشاوره را ترجیح می دهند.
ب) روش غیر دستوری: روش غیر دستوری برای مشاوره كارمند محور است . مشاور به گونه ای عمل می كند كه كارمند مسئولیت حل مشكل را به عهده گیرد.این روش ساده تراست و بیشتر برخود شناسی متمركز است بنابراین به زمان بیشتری نیاز دارد.
● انواع مشاوره
در یك تقسیم بندی كلی مشاوره هارا میتوان به دو دسته مشاوره شخصی ومشاوره های شغلی تقسیم بندی كرد. در مشاوره های شخصی هدف رفع مشكلات روحی وروانی و... یك شخص میباشد.در مشاوره های شغلی هدف رفع مشكلاتی به منظور افزایش كارآیی واثربخشی یك سازمان می‌باشد. در اینجا به بررسی انواع خاص مشاوره‌هایی كه در یك سازمان وموسسه انجام میشوند خواهیم پرداخت .
الف ) مشاوره‌های مربوط به پذیرش و یكپارچه‌سازی: این نوع مشاوره‌ها به منظورخوشامدگویی به كاركنان جدید و بلافاصله بعد از ورودآنها انجام می‌شود.این اقدامات یكی از مهمترین مراحل برای آشناسازی كاركنان تازه وارد است.
مدیران وظیفه دارند كه قبل از اینكه كاركنان مشكلات خودرا توسط دیگران حل كنند، با كسب اطلاعات مفید و واقعی، مشكلات آنهاراحل كنند.این امر به تحقق هدفهای ذیل منجر خواهدشد:
▪حل مشكلات شخصی افراد؛
▪معرفی وشناساندن كاركنان جدید به مدیران وسایر سرپرستان بخشها؛
▪شرح تمامی دستورالعملها و روشهای موجودبرای انجام یك عمل و انجام برنامه‌ریزی و زمان بندیهای لازم برای اجرای آنها؛
▪شرح تاریخچه ومقررات سازمان، ماموریتها وفعالیتهای كاركنان؛
▪شرح وتوضیح كارها ووظایفی كه برای یك سازمان و برای انجام ماموریتهای آن سازمان مهم وحساس هستند؛
▪بیان كردن سیاستها وخط مشی سازمانها در زمینه حضور، عبور و مرور ، فهرست وظایف،پیشرفت و ارزیابی سطح عملكرد وظایف و مسئولیتها ی كاركنان؛
▪شرح فرصتها، مهارتها وامكانات لازم برای اصلاح وپیشرفتهای حرفه ای وشخصی؛
▪آگاه ساختن كاركنان جدید از امكانات وتسهیلاتی كه برای برآوردن نیازمندیهای معنوی، رفاه و آسایش آنها تدارك دیده شده‌اند؛
▪آگاه ساختن ورودیهای جدید از دستورالعملها وموقعیت دوایر همكاری و مراكز مشاوره خارج از سازمان برای مشاوره بیشتر وموثرتر؛
▪شرح آداب ورسوم وقوانین داخلی و مناطق ممنوعه سازمان.ب ) مشاوره های شخصی: مشاوره‌های شخصی برای كمك به كاركنان یك سازمان باهدف حل مشكلات شخصی او است. مشكلات ممكن است متنوع باشند،از مشكلات مالی گرفته تا مشكلات زناشوئی و خانوادگی . هدف از این مشاوره ،كمك كردن به كاركنان برای گسترش ابتكار عمل،سازماندهی كردن مشكلات و حل مشكلات آنهاست. در مشاوره های شخصی‌، مشاور وراهنما بایستی همواره به نقطه نظر ودیدگاه كاركنان توجه داشته باشد.
به كارمندان بایستی فرصت داده شودتا به مشكلات خویش اندیشیده واحساسات اورادرباره آن مشكلات بررسی كرده ودرنهایت بتوان كمكهای موثری كه اوخواهان آن است را انجام داد. كاركنان نیز بایستی با مشاوران خوداحساس راحتی كنند.
برای اجرای مشاوره های شخصی موثر مدیران بایستی :
▪كارمندان را بشناسند وآنهارادرك كنند؛
▪از نگرشها، انگیزه ها ومهارتهای كاركنان آگاه باشند؛
▪اختیارات وخصیصه های وجودی آنها را بشناسند؛
▪باضوابط وملاكهای مربوط به استخدام نیروهای جدید آشنا باشند.
ج ) مشاوره های انضباطی (تربیتی): مشاوره با كاركنانی كه آئین نامه ها،قوانین یادیگر استانداردهای تنظیمی را نقض كرده‌‌اند، به عنوان بخشی از ماموریتهای ضروری مدیران است.
مشاوره های انضباطی برای بهبودواصلاح عملكرد كاركنان ازطریق اصلاح رفتارهای ناهنجارواقدامات نامناسب آنها صورت می گیرد و درنهایت باعث بهبود واثربخشی كارائی سازمانها می شود. هدف از این نوع مشاوره ها،انجام اقدامات اصلاحی است نه انجام اقدامات تنبیهی.
مشاوره‌های انضباطی درمواقعی كه كاركنان هیچ پیشرفتی درامور خود نداشته باشند، انجام می گیرد.
د) تشویق و تمجید: مدیر موفق كسی است كه از تشویقهای موثرومطلوب استفاده كند.شناسایی ضعفها و كمبودها وسپس مطرح كردن راههای پیشرفت واصلاح رفتاركاركنان جزء مسئولیتهای مدیران است. همچنین تشویق كردن آنها به دلیل پیشرفت و اصلاحاتشان وعملكرد شایسته ومناسب آنها بسیار حایز اهمیت است.
تشویقهای صمیمی باعث می شود كه كاركنان قدر وارزش مدیرانشان رابیشتر درك كرده واقدامات خود رانیز به منظور قدردانی از آنها به بهترین نحو ممكن انجام دهند.تشویق زیر دستان امر بسیار ساده ای است كه مزایای زیادی دارد.
● گامهای اصلاح وبهبود مشاوره ها
موارد زیر گامهایی هستند كه قبل،در هنگام وبعد از جلسه مشاوره اتخاذ می شوند.
الف) قبل از جلسه مشاوره:
گام (۱): شناسایی كاركنانی كه به مشاوره نیاز دارند؛
گام (۲):طرحریزی وبرنامه ریزی مربوط به جلسه مشاوره.
مشاوران بایستی خلاصه برداری وطرحریزی لازم برای مواردی كه می خواهند در مورد آن بحث وصحبت كنند را انجام دهند. این طرحها بایستی انعطاف پذیری لازم راداشته باشندتا بتوانند در مقابل تغییر شرایط ووضعیت درطول یك جلسه ،واكنش لازم رانشان دهند.این طرحها نبایستی مانع بحثهای با اهمیت كاركنان شود.
برنامه‌ریزی رابرای نیم ساعت انجام دهید؛
تشخیص آنكه جلسه مشاوره شخصی به زمان بیشتری نسبت به جلسه مشاوره اجرائی نیازدارد؛
انتخاب تاریخ وزمان مناسبی كه اطمینان داریم مدیر وكارمندان دردسترس می‌باشند.
گام (۳): انتخاب محل مناسب
محل خلوت
محلی دور از حواس پرتی وایجاد وقفه در حین صحبت.
در مواردی از مشاوره های انضباطی وشخصی ،مشاوره بایستی درمحل ویژه ای دور از انظار سایرین (مانند اتاق جلسات)انجام گیرد،خصوصا مواقعی كه مطالب ردوبدل شده می تواند موجب تخریب شخصیت مشاوره شونده شود.
گام (۴):پیش بینی و انتخاب بهترین زمان
مدت زمان مطلوب ومناسب برای جلسه مشاوره كمتراز نیم ساعت است. اگر یك جلسه نیازمند زمانی بیش ازنیم ساعت باشد، برای افزایش كارآیی واثربخش بودن آن، می توان دوجلسه را طرحریزی كرد. جلسات طولانی بی‌حاصل وبی فایده بوده وباعث دور شدن از موضوع اصلی می شوند.
موضوعهای پیچیده غالبا در یك جلسه قابل حل نیستند و یك جلسه تنها برای طرح مشكل كافی است، اما برای دستیابی وحصول موفقیت كافی نیست. مشكلات پیچیده وبغرنجی كه به زمانی بیش از یكساعت نیازدارند، مهارتهای ویژه ای می طلبد.
گام (۵): مطلع ساختن كارمندان
به طور معمول آگاه ساختن ومطلع سازی ازطریق سلسله مراتب مدیریتی انجام می شود.
آگاه سازی درمورد مسائلی نظیر زمان،مكان واهداف جلسه است.
گام (۷): سازماندهی اطلاعات كسب شده تادرطول جلسات مشاوره ازآنها استفاده شوند.
تهیه یك سرفصل كلی در مورد موضوعهای موردبحث.
خلاصه ای از طرحهای كلی برای هدایت واجرای جلسات مشاوره.
گام (۸) : شناسائی قابلیتها ومحدودیتهای مربوطه درمشاوره وشرایط مشاوره.
گام (۹): انتخاب تكنیك ها وروشهای مناسب مشاوره وهمچنین آماده بودن برای تغییر روشها وتكنیك ها درطول جلسه مشاوره.
گام (۱۰) : بررسی وبازبینی مسئولیتها، عملكردها، قابلیتها ومحدودیتهای آژانس های ارجاعی درشرایط مشاوره های شخصی.
ب) در طول جلسه مشاوره: گام (۱): برقراری تفاهم وتوافق
ایجاد یك جوباز كه برای ارتباطات دوجانبه مفیدند.
پایان دادن به هرگونه تنش وعصبانیت.
نشان دادن اینكه صادقانه وخالصانه نگران كاركنان هستید.
گام (۲): بیان كردن اهداف ومقاصد جلسه مشاوره
گام (۳):گسترش وادامه دادن جلسه مشاوره.
كسب نقطه نظرات كاركنان ومشخص ساختن شرایط وموقعیتها.
تشویق وتمجید درزمینه اصلاحات یا انجام اقدامات.
گوش دادن ومشاهده كردن .
تشخیص وشناسایی واكنشهای غیر شفاهی (غیر كلامی) كاركنان.
تغییر واصلاح زمانهای اختصاص داده شده به منظور پیشرفت در جلسات مشاوره.
تعیین اهداف مطلوب و روشهای واكنش.
گسترش طرحها به منظور كسب موفقیت.
برنامه ریزی برای جلسات كمكی اگر نیاز باشد.
گام (۴): شناسایی وانجام اقدامات پیگیرانه.
گام(۵):اطمینان از اینكه جلسه تكمیل شده است.
گام(۶):ختم به موقع جلسه مشاوره واجتناب از شروع مباحث جدید یابحث بیشتر درباره موارد قبلی.
ج)بعد از جلسه مشاوره: گام (۱) :انجام ارجاعاتی به آژانس های مناسبی كه موردنیازند.
گام (۲) : انجام تعقیب وپیگیریهایی برای اطمینان از اینكه اقدامات ضروری انجام شده اند و اینكه كاركنان پیشرفتهایی رادر اقدامات خویش داشته اند.
گام (۳) : آگاه ساختن سلسله مراتب مدیریتی ازنتایج جلسات مشاوره.
گام (۴) : رازداربودن در مورد مشاوره.
گام (۵) : انجام اقدامات مداوم برای ارزیابی شرایط وموقعیتها به منظوراطمینان از اینكه به نتایج مطلوب رسیده ایم.
گام (۶) : شناسائی وتشخیص نتایج واثرات مثبت.پاداش دادن وتشویقهای مداوم درهنگام پیشرفتها وانجام اصلاحات.
گام (۷) : تصحیح نتایج ضعیف.برنامه ریزی مجدد برای جلسات كمكی به منظور تعیین راهكارهای دیگر تا بر مشكلات غلبه پیدا كنند.
● هدایت واجرای جلسات مشاوره
یك جلسه مشاوره به سه مرحله تقسیم می شود: افتتاح (گشایش) جلسه،بحث ومناظره وختم جلسه.
الف) افتتاح جلسه: روشها واقداماتی كه در موقع افتتاح جلسات مشاوره انجام می‌شود تا حدزیادی اثربخشی وكارآئی آن جلسه را تعیین می كند.
ب) بحث ومناظره: در این مرحله مدیر بایستی از برقراری ارتباط دوطرفه وموثر اطمینان حاصل كند.همچنین دلایل مشاوره بایستی مشخص شود وهر دوطرف مشاوره (مشاور ومشاوره شونده) یك تفاهم كاملی را باهم داشته باشند.
ج) ختم جلسه: در ختم كردن جلسات مشاوره ،مدیر بایستی آنچه را كه درطول جلسه بحث شده است را به طور مختصر بیان كند.(جمع بندی مطالب بحث شده در طول جلسه)مشاور بایستی اطمینان حاصل كند كه هردو طرف اقداماتی را كه بایستی انجام دهندبه خوبی درك كرده اند.
● پیگیریهای مربوط به مشاوره
وظایف مدیران به طوركلی بعد از پایان جلسات مشاوره به پایان نمی‌رسد.اختصاص زمانهایی برای انجام پیگیریهای لازم،به اثربخشی وكارائی جلسات مشاوره كمك كرده ودرنهایت باعث افزایش كارایی سازمانها می شود.
اصول موثری كه در مشاوره ها حائز اهمیت هستند عبارتند از:
مدیران بایستی با شناخت كاركنان خود و آگاهی از مسئولیتهای خویش ، آمادگی لازم برای انجام مسئولیت خود درزمینه مشاوره كسب كنند.
مدیران بایستی از نظرروحی وروانی برای واكنش در مقابل نیازمندیهای كاركنان در شرایط بحرانی ، همچنین برای انجام راهنمائیها وتشویقهای سریع وبه موقع آمادگی لازم راداشته باشند.
طراحی وهدایت جلسات مشاوره ای بر اساس اهداف ویژه ای كه در ذهن است بایستی انجام شود.
روشهایی كه مدیران برای بحثها و مذاكره انتخاب می‌كنند، (نحوه افتتاح وشروع جلسات مشاوره)به طور قابل توجهی رفتارها و واكنشهای كاركنان را تحت تاثیر قرار می‌دهد.
مدیران بایستی همچنین بعد از پایان یافتن جلسات مشاوره ای، پیگیری لازم را انجام داده تا اطمینان حاصل كنند كه تمامی اقدامات مطرح شده به مرحله اجرا درآمده‌اند.
مدیران بایستی در طول جلسات، آمادگی لازم را برای واكنش كاركنان داشته باشند وسپس یك واكنش مناسبی راازخودنشان دهند.
كسب دانش وآگاهی از خطرات وآفات مشاوره، به مدیران در دور كردن این خطرات كمك می كنند.
آفات مشاوره
الف)تفاوت های شخصی؛
ب) قضاوتهای عجولانه(پیش داوری)؛
ج) تصورات وقضاوتهای كلیشه ای؛
د) كنترل نكردن احساسات؛
ه) روشهای یكسان وانعطاف ناپذیر در مشاوره‌ها؛
و) پیگیریهای نامطلوب ونامناسب؛
ز) بیزاری وبی میلی برای مشاوره.
● اصطلاحات كارساز
الف)منعكس كردن گفته ها ونظرات: گوش كردن فعال به معنای تمركز كردن بر گفته های یك كارمند است به گونه‌ای كه به او بفهمانیم كه به صحبت های اوگوش می‌دهیم وآنها رادرك می كنیم. مدیر با توجه به برداشتهایی كه از مقاصد واحساسات كاركنان دارد به نوع دیگری مواردی را كه شخص آنها را بازگو كرده است توضیح وتفسیر می‌كند.با ارائه این چنین توضیحات وتفاسیری مدیر نشان می}دهد كه او كارمند رادرك كرده ولذا مانع از هرگونه آشفتگی واغتشاش می شود.
برخی از این اصطلاحات وتعابیری كه برای منعكس كردن گفته‌ها به كار می‌روند عبارتند از:
آنچه شما گفتید این بود كه...؛
شما گفتید كه...؛
به نظر می آید كه شما مایلید تا...؛
در اصل شما می گوئید كه...؛
از دیدگاه شما...؛
به عبارت دیگر آنچه كه شما گفتید این است كه...؛
شما معتقدید كه... .
ب) راهنمائیهای عمومی وكلی: اینها اصطلاحات و تعابیری هستند كه مدیر با به كارگیری آنها باعث تشویق و دلگرم كردن كاركنان برای ادامه كار می شوند، همچنین باعث می شود كه آنها مشكلات خویش را شرح داده یا چگونگی احساسات خود رادر آن مورد بیان كنند.
برخی از این اصطلاحات وتعابیر عبارتند از:
اطلاعات بیشتری در آن مورد به من بگو؛
بیشتر به من بگو؛
حالا وقت آن شده كه هرچه درسینه داری بیرون بریزی.(سبك شوی)؛
فهمیدم.(صحیح است)؛
اگر شما مایلید كه راجع به آن صحبت كنید ،خوشحال می شوم كه گوش كنم؛
من مایلم كه مطالبی راجع به آن رابشنوم؛
می دانم كه سخت است كه راجع به آن صحبت كنی؛
آیا مایلید كه بیشتر راجع به آن توضیح دهید؟
ج) سكوت: طی جلسات مشاوره ،ممكن است كه در ارتباطات كلامی یك سری مكث وتوقفاتی اتفاق بیفتد.(به عبارت دیگر در جلسه سكوت حاكم شود)این سكوت وتوقفات ممكن است بین چند ثانیه تا چند دقیقه متغیر باشند.در مكث هاوتوقفات آنچه كه حائز اهمیت است این است كه در چه مواردی اتفاق افتاده است وچه كسی آن را شروع كرده است.مدیر بایستی دلایل مكث وسكوت در جلسات را شناسایی وطبق آن واكنش لازم را انجام دهد.
●● نتیجه گیری
خدمات مشاوره ای به شكل موثر نقش زیادی در كاهش مشكلات روحی وروانی كاركنان دارد و بسترو زمینه‌های لازم برای توسعه یافتگی و پیشرفت سازمان رافراهم می كند. زمانی كه كاركنان ازتخصصهای لازم برخوردار باشند، اما ذهن وفكر آنان به دلیل مسائل روحی وروانی ونارضایتی شغلی، درگیركار نشود، كارایی لازم را نخواهد داشت.
موارد زیر جزء تعدادی از نكات كلیدی هستند كه بایستی به خاطر سپرد:
مشاوره و راهنمائی:
یكی از مسئولیتهای اصلی مدیران در تمامی رده ها است.
یكی از موارد مهم برای مراقبت كردن وتوجه به كاركنان است.
محدوده آن از جملات مختصر تشویقی تا جلسات طولانی و ساخت یافته است.
به كارمندان نشان می دهد كه مدیرانشان واقعا نگران و دلواپس آنها هستند.
پیامدآن ،توسعه وپیشرفتهای شخصی و گروهی موثر است.
پیامد آن،حفظ و ابقای كاركنان عالی و خوب در سطح سازمان است.
مشاوره های مربوط به یكپارچه سازی وپذیرش موجب پرورش دادن وپیشرفت كاركنان و پیشرفتهای گروهی از طریق اجتماع مناسب اعضای جدیدسازمان یا نیروهایی كه بعد از یك غیبت طولانی بازگشته اند می‌شود.
مشاوره های تخصصی (شخصی) به منظور كمك كردن به كاركنان برای حل مشكلاتشان یا به منظور ارجاع دادن آنها به كسانی است كه می توانند در حل مشكلات به آنها كمك كنند وسپس انجام پیگیریهای لازم برای حصول اطمینان از انجام كمك به كارمندان است.
راهنمائیها ومشاوره های شخصی باهدف راهنمائی وهدایت زیر دستان برای پیشرفتهای حرفه ای و آگاه كردن آنها از فرصتهای لازم برای خدمات آتی انجام می‌گیرد.

منابع
۱ – www.surp/ustuss.com/field.html
۲ – FM ۲۲-۱۰۱ "LEADERSHIP COUNSELING" HEADQUARTERS DEPARTMENT OF THE ARMY WASHINGTON, DC, ۳ JUNE ۱۹۸۵.
۳ – ANCOC COMMON CORE BRANCH. LHR-۸۰: PERSONAL AND PERFORMANCE COUNSELING. FORTBLISS, TX: US ARMY SERGEANTS MAJOR ACADEMY, ۱۹۸۳.
۴ – AYRES, D.D. MONOGRAPH #۱۱: THE COUNSELING BUENING, C.R. COMMUNICATING ON THE JOB: A PRACTICAL GUIDE FOR SUPERVISORS. READING, MA: ADDISON – WESLEY PUBLISHING CO., ۱۹۷۴.
۵ – FOURNIES, FERDINAND F. COACHING FOR IMPROVED WORK PERFORMANCE. NEW YORK: VAN NOSTRAND REINHOLD CO.,۱۹۷۸.
۶ – HILL, N.C. COUNSELING AT THE WORKPLACE. NEW YORK: MCGRAW – HILL BOOK CO., ۱۹۸۱.
۷ – OFFICE OF MILITARY LEADERSHIP, UNITED STATED MILITARY A CADEMY. A STUDY OF ORGANIZATIONAL LEADERSHIP. HARRISBURG, PA: STACKPOLE BOOKS, ۱۹۷۶.

منبع : ماهنامه تدبیر