ادکار؛مدلی برای مدیریت تغییر

این ابزار شناختی، به كاركنان برای شناخت جایگاه خود در فرایند تغییر كمك می كند. به عنوان یك مدیر، می توان از این ابزار برای شناخت شكافهای فرایند مدیریت تغییر استفاده كرد و نقش هدایتی موثری را برای كاركنان خود فراهم ساخت. مدلADKAR از پنج كلمه انگلیسی تشكیل شده است:
تمایل = DESIRE آگاهی = AWARNESS توانایی =ABILITY دانش = KNOWLEDGE تقویت = REINFORCEMENT و می تواند در موارد ذیل به مدیران كمك كند:
شناخت مقاومت كاركنان؛
كمك به كاركنان برای گذر از فرایند تغییر؛
ارائه یك برنامه علمی موفق برای پیشرفت پرسنلی و حرفه ای در طول تغییر؛
طراحی برنامه مدیریت تغییر برای كاركنان سازمان.
مدل آدكار توانایی شناخت علل عدم توفیق تغییرات را دارد و به شما كمك می كند گامهای ضروری برای انجام موفقیت آمیز تغییر را بردارید.
شما باید قادر باشید تغییر را به دو بخش تقسیم كنید؛ شناخت جایی كه تغییر شكست می خورد و شناسایی نقطه موثر.
مدل آدكار به وسیله پروسی در سال ۲۰۰۰ بعد از تحقیق برروی ۷۰۰ شركت كه اقدام به اجرای پروژه های تغییر كرده بودند، طراحی شده است. این مدل قصد دارد در طول فرایند تغییر، به عنوان یك ابزار هدایت كننده عمل كند.
به منظور كاربرد موثر مدل آدكار ابتدا باید یك چارچوب مبنا برای فعالیتهای تغییر را شناسایی كرد. در نمودار شماره یك تغییر در دو بعد اصلی رخ داده است. بعد كسب و كار (محور عمودی) و بعد نیروی انسانی (محور افقی). تغییر موفقیت آمیز هنگامی رخ می دهد كه دو بعد تغییر به طور همزمان پیش برود.
● بعد كسب و كار تغییر: بعد كسب وكار تغییر شامل عناصر زیر است:
نیاز یا فرصت كسب و كار شناسایی می شود؛
پروژه تعریف می شود (دامنه و اهداف)؛
طراحی مسیر كسب و كار طراحی (فرآیندها، سیستم ها و ساختار سازمانی جدید)؛
طراحی فرایند و سیستم های جدید؛
راه حل در سازمان به اجرا در می آید.
تعدادی عناصر استاندارد برای تغییر كسب و كار وجود دارد كه مدیران بااستفاده از آنها احساس راحتی بیشتری می كنند.
● بعد نیروی انسانی تغییر: بعد نیروی انسانی تغییر در مورد این است كه كاركنان چگونه فرایند تغییر را تجربه می كنند. تحقیقات نشان می دهد كه مسائل مرتبط با این بعد از تغییر، ازدلایل عمده بیان شده برای شكست پروژه های تغییر است.
كمك مدیران به عنوان یك حامی موثر تغییر، در بیشتر عوامل اصلی موفقیت، مورد توجه قرار گرفته بود. مدیریت اثربخش بعد نیروی انسانی تغییر، مستلزم مدیریت پنج مرحله كلیدی است كه مبنای مدل ادكار« را شكل می دهد.
● یك سناریو كاری
اگر شما كارمند سازمانی هستید كه در حال اجرای پروژه تغییر است، واكنش شما به تغییر و دیدگاه شما نسبت به سازمان به طور مستقیم تحت تاثیر پنج عنصر مدل آدكار قرار خواهد گرفت.
به عنوان مثال، استقرار یك نرم افزار جدید را در نظر بگیرید. اگر تغییر صورت گرفته است و شما اعتقاد دارید كه مورد نیاز نبوده است (به عنوان مثال شما از تغییرات به وجود آمده ناآگاه هستید.) واكنش شما ممكن است موارد ذیل باشد:
- این كار تلف كردن وقت است؛
- اگر كاركردن به صورت قبلی مطلوب بود انجام تغییر چه ضرورتی داشت؟ آنها هرگز به ما نگفتند در حال انجام چه كاری هستند.
واكنش طبیعی ما به تغییر، حتی در بهترین شرایط، مقاومت است. آگاهی از نیاز كسب و كار به تغییر، جزء حیاتی هر تغییر و گام اول آن به شمار می رود.
اگر شخص زمان نسبتاً طولانی برای تشریح یك نرم افزار قدیمی صرف كرده باشد و آن نرم افزار به مدت طولانی فروشنده را پشتیبانی نكند و نرم افزار جدید برای تامین نیازهای مشتریان مورد نیاز باشد، واكنش شما (براساس این آگاهی) احتمالاً بسیار متفاوت خواهد بود:
- چطور خیلی زود این اتفاق افتاد؟
- این تغییر چه تاثیری برمن می گذارد؟
- آیا من آموزش جدیدی دریافت خواهم كرد،
حال فرض كنید شما از تغییر مورد نیاز، آگاهی پیدا كرده اید اما شما تمایلی به مشاركت و پشتیبانی از آن ندارید.
حال ورق برگشته است و ممكن است شما نیازمند یك پاسخ روحی و عاطفی از افراد سازمان باشید. ممكن است به شما برچسب انعطاف ناپذیر یا غیرپشتیبان زده شود. برخی اوقات گفته می شود شما بدون هدف هستید. ممكن است به شما نام عیبجو و بدبین داده شود.
آگاهی و تمایل در حقیقت، دو جزء اصلی و كلیدی مدل تغییر هستند.
آدكار می تواند برای برنامه ریزی موثر برای یك تغییر جدید و یا تشخیص چرایی شكست تغییر كنونی به شما، كمك كند. در برخی موارد، این عمل به طور صحیح می تواند انجام گرفته و تغییر به طور موفـق انجام مـــــی پذیرد. در اینجا ۵ گام اصلی مجدداً بیان می شوند:
۱ - آگاهی از نیاز برای تغییر؛
۲ - تمایل به انجام شدن تغییر؛
۳ - دانش درباره چگونگی تغییر؛
۴ - توانایی برای اجرای مهارتها و رفتارهای جدید؛
۵ - تقویت حفظ تغییر همان طور كه رخ داده است.
بهترین راه برای درك قابلیت استفاده این مدل برای مدیریت تغییر كسب و كار كاربرد مدل در موقعیت شخصی است. استفاده از مدل ادكار در یك موقعیت شخصی شما را به تحلیل و شناخت بهتر عناصر این مدل نزدیك می كند. ابتدا یك تغییر را كه شما در حال حاضر در اجرای آن در یك شخص دیگر (یك دوست، عضو خانواده یا همكار) مشكل دارید، شناسایی كنید. جداول كاری را با بالاترین توانایی كامل سپس هر زمینه را با مقیاس صفر تا صددرصد درجه بندی كنید.
مطمئن شوید كه تغییـری را كه انتخاب كـرده اید برای ایجاد تغییـر در یك دوسـت، هم دانشگاهی یا یك عضو خانواده باشد كه بدون تلاش مستمـر شما این تغییر در وی رخ نمــی دهد. به سوالات پاسخ داده و نمــــــره دهید.
به طـور خلاصه تغییـر شخصی را كه مـــی خواهید در یك دوست، عضو خانواده یا یك همكار ایجاد كنید را تشریح كنید.
۱ - آگاهی : دلایل نیاز به تغییر را فهرست كنید. آنها را مرور و آگاهی شخص مورد نظر برای نیاز به تغییر را تعیین كنید.
۲ - تمایل : عوامل یا پیامدهایی (خوب یا بد) را كه برای شخص تمایل به تغییر ایجاد می كند را فهرست كنید. توجه داشته باشید كه این عوامل انگیزاننده و پیامدهای مرتبط با آن مورد تایید شخص مورد نظر باشند. تمایل شخص به تغییر را از صفر تا صددرصد درجه بندی كنید.
۳ - دانش : مهارتها و دانش مورد نیاز برای پشتیبانی از تغییر، طوری كه شخص یك تصویر واضح از آنچه كه تغییر به دنبال آن است داشته باشد. دانش یا سطح آموزش فرد را در این زمینـه ها از صفر تا صددرصد درجه بندی كنید.
۴ - توانایی : باتوجه به مهارتها و دانش شناسایی شده در سوال قبلی، توانایی خود برای انجام این مهارتها یا عمل به دانش او را ارزیابی كنید. توانایی فرد برای عملی كردن مهارتها و دانش او برای پشتیبانی از تغییر را نیز از صفر تا صددرصد نمره گذاری كنید.
۵ - تقویت: تقویت كننده هایی را كه به دوام تغییر كمك می كنند را فهرست كنید. آیا محركها تغییر را تقویت می كنند یا موجب كندشدن آن می شوند؟ باتوجه به درصدی كه شما به تقویت كننده ها اختصاص می دهید، از تغییر پشتیبانی می كند (صفر درصد تا صددرصد).
حال، نمرات خود را از هر جدول كاری به جدول شماره دو منتقل كنید. چند لحظه ای را برای مرور نمرات صرف كنید. زمینه هایی را كه درصد آنها ۵۰ یا كمتر از آن است را مشخص سازید و اولین زمینه ای را كه نمره كمتر از ۵۰ درصد كسب كرده است را شناسایی كنید.
حال، به اولین زمینه ای كه در جدول نمره كمتر از ۵۰ درصد كسب كرده است، توجه كنید. شما باید قبل از هر كاری این زمینه را شناسایی كنید. برای مثال، اگر تشخیص بدهید آگاهی، پایین ترین نمره را كسب كرده است و سپس در مورد تمایل، دانش، توسعه مهارت كار كنید، برای انجام تغییر كمكی به شما نخواهد كرد. به عبارت دیگر، اگر شما تشخیص دادید كه تمایل، پایین ترین نمره را دارد و به طور مستمر دلایل خود را برای تغییر تكرار كنید، این امر برای پیش بردن تغییر كافی نخواهد بود. قبل از اینكه آنها این دلایل را بدانند شما باید سرشت آنها را به تغییر متمایل سازید.
تمایل از پیامدهای مثبت یا منفی نشات می گیرد. پیامدهای منفی باید برای ممانعت از مقاومت در برابر تغییر به اندازه كافی زیاد باشند. (همچنین برای پیامدهای مثبت).
اگر دانش، پایین ترین نمره را داشت شما باید در مورد تشریح دلایل و عوامل انگیزاننده تغییر به فرد مورد نظر توضیح كافی ارائه دهید. همچنین برای افزودن دانش، آموزشها و آگاهیهای لازم باید به شخص مورد نظر داده شود.
اگر توانایی، پایین ترین نمره را كسب كرده بود، چندین گام برای پیش بردن تغییر مورد نیاز است.
شخص برای توسعه مهارتها و رفتارهای جدید به زمان نیاز خواهد داشت.
شبیه یادگیری یك ورزش یا مهارت جدید دیگر، برای یادگیری تواناییهای جدید به زمان نیاز است.
شخص به پشتیبانی و هدایت مستمر نیاز دارد.
ممكن است مداخله یا پشتیبانی بیرونی مورد نیاز باشد.
و سرانجام اینكه، اگر تقویت دارای نمره حداقل باشد، شما باید عناصر ضروری را برای جداكردن فرد از رفتارهای قدیمی شناسایی كنید.
محركها و پیامدهایی را برای یادگیری و ادامه دادن الگوی رفتاری جدید شناسایی كنید.
حال شما مدل ادكار را برای تغییر در مورد یك شخص كامل كرده اید. شما می توانید همین فرآیند را برای تغییر در كار و سازمان نیز دنبال كنید. این فرایند باید به شما در مورد اینكه كجای فرایند تغییر هستید و اینكه چه گامهایی برای حفظ مداومت تغییر و پیشروی آن به صورت حرفه ای در یك محیط كسب و كار در حال تغییر مورد نیاز است را نشان دهد.
می توان تغییر شخصی و سازمانی را در بستر مدل ادكار انجام داد. اگر در حال اجرای یك تغییر گسترده در سازمان خود هستید، یك گام حیاتی در مدیریت تغییر آگاهی سازمانی در مورد دلایل تغییر است.
سطح تمایل به تغییر در كاركنان و نیز میزان مقاومت آنان به عنوان یك واكنش طبیعی به تغییر باید مورد بررسی و شناسایی قرار گیرد. همین كه تغییر به سمت اجرا حركت كرد، شما نیازمند توسعه دانش در مورد تغییر و توانایی اجرای مهارتها و رفتارهای جدید هستید. به محض اینكه تغییر رخ داد شما باید آن را تقویت كنید تا رفتارهای قدیمی دوباره باز نگردد.

مقاله حاضر از منبع ذیل انتخاب شده است: PROSCI, “ADKAR”- A MODEL FOR CHANGE MANAGEMENT, CHANGE MANAGEMENT CENTER, APRIL ۱۰, ۲۰۰۳.

منبع : ماهنامه تدبیر