درباره Outsourcing ساده لوحانه عمل نکنید

Outsource عملیات IT امروزه بسیار رایج گردیده است و بسیاری از شرکتها هنوز با ساده‌لوحی تمام تصمیم به انجام اینکار می‌گیرند. اگر سازمان شما قصد دارد تمام یا قسمتی از IT‌ را Outsource نماید، به ۵قانون مهم ذکر شده ذیل که می‌تواند شما را در جهت اجتناب از این خطر یاری دهد، توجه کنید:
۱- اطلاع از توانایی‌های خود: اگر سازمان شما یک مرکز داده در سطح جهانی را اداره می‌کند، پس از مراجعه به Outsourcer و عدم رضایت از او تعجب نکنید. شرکتها معمولا پس از Outsource نمودن عملیاتی که در حیطه مهارتهای اصلی آنها نمی‌باشد، شاهد افزایش چشمگیری در سطح خدمات و هزینه خواهند بود. بهترین کار این است که سازمان IT شما اموری را Outsource نماید که در زمینه آنها مهارت کافی ندارد. اگر فاقد اطلاعات لازم برای اطلاع از مهارتهای سازمان IT خود در این زمینه هستید به عقب برگردید و قبل از شناسایی قسمتهای لازم برای Outsourcing، کمی فکر کنید. مشخص کنید که سازمان IT شما با مقایسه هزینه و معیارهای حجم کار بازار خارجی را چطور تشبیه می‌کند، شاید باور نکنید که اعضای شما به همان خوبی یا حتی بهتر از رقبای خارجی هستند.
۲- ساختار IT را بطور کامل حذف نکنید، بسیاری از مدیریان IT به Outsource کردن زیر بنایی IT می‌پردازند چون به نظر آنها استراتژیک و مهم نمی‌باشد. در حالیکه این طرز تفکر باعث تاسف است. همانطور که روشن است منظور از ساختار همان فوت و فن سیستم اطلاع‌رسانی سازمان از جمله عملکردهای مرکز داده، شبکه‌ها، دسک تاپها و help desk ها هستند.
گر چه Outsource نمودن قسمتهایی از ساختار IT مفید است ولی شرکتها با تشخیص قسمتهای دیگری از IT که چندان هم مهم نیستند در این زمینه افراط می‌کنند. برای نمونه، شرکتی را می‌توان نام برد که قصد دارد مرکز داده خود را Outsource نماید چون بدین وسیله می‌تواند هزینه‌های خود را کاهش داده و سطح خدمات را افزایش دهد که اینکار خوب است. ولی در مقابل شرکتهای خوب دیگری نیز هستند که اعضای مشمول این فعالیتهای Outsource شده را بطور صد در صد Outsource نمی‌کنند. آنها اشخاصی را که دارای مهارتهای مهم در این امور Outsource شده هستند برای خود حفظ می‌کنند. شرکت با نگهداری از این افراد با تجربه از موفقیت و پیشرفتهای مداومی برخوردار خواهد شد. در مثال فوق، شرکتی که عملیات مرکز داده خود را Outsource می‌کند، می‌تواند ثبات تجارت خود را حفظ کرده و جلوی شکست خود را بگیرد چون حس می‌کند چنین کاری الزامی و حیاتی است. باید اطمینان حاصل کنید که بطور اتفاقی و ندانسته این موارد و فرایندهای ضروری در جهت موفقیت IT را در هنگام جستجو برای قسمتهایی از ساختار آن که می‌خواهید Outsource نمایید، نادیده بگیرید.
۳- اطلاع از آنچه Outsource می‌کنید: بسیاری از شرکتها وقتی پی می‌برند که کدامیک از سرویسهای IT را باید Outsource نمایند، تلاش خود را آغاز می‌کنند و این به دلیل آن است که تعریف خوب و حد ومرزی برای خدمات IT که ارائه می‌دهند قایل نمی‌شوند. شرکتهایی که از آن (خدمات IT) تعریف خوبی به عمل می آورند (و بطور واضح و کامل آنرا بیان می‌دارند) براحتی می‌توانند قسمتهای لازم برای Outsourcing را بیابند.
۴- پس از انتخاب فروشنده، فقط به قیمت تکیه نکنید.
معمولا صرفه‌جویی در هزینه محرکی برای عمل Outsourcing می‌باشد کما اینکه قیمت نقش مهمی دارد. با وجود این ، قیمت نباید تنها عامل تصمیم‌گیری برای انتخاب فروشنده باشد. من رهبران IT زیادی را دیده‌ام که با کمال افتخار نحوه مذاکره خود با یک شرکت فروشنده Outsourcing را بیان و بهترین معامله را انجام داده‌اند.
واقعیت این است که همه فروشندگان برای کسب درآمد به تجارت می‌پردازند. (سود ناخالص عمل Outsourcing حدود ۳۰ درصد است). بنابراین یک شرکت ممکن است فروشنده را از نظر قیمت تحت فشار بگذارد ولی در نهایت فروشنده به راهی برای کسب درآمد گریز می‌زند. بهتر است در ابتدا بجای انجام معامله بزرگی که به قیمتی بیش از حد پیش بینی شده بخاطر شرایط و تغییرات موجود می‌انجامد، قراردادی بسته شود که منصفانه و به نفع هر دو طرف باشد.
۵- پس از Outsourcing به کار خود مشغول شده و به فروشنده تعهد بدهید:
بعضی از مدیریان IT تحت تاثیر این مسئله هستند که Outsource کردن یک قسمت از IT مسئولیت کیفیت در ارائه خدمات را از آنها سلب می‌کند که این بینش نیز نادرست است. جهت اطمینان از اینکه فروشنده روابط بیشتری را برقرار و کنترل نماید، شرکتها باید از اعضای خود درخواست کنند که به کنترل خدمات Outsource شده بپردازند. در غیر اینصورت در مورد عمل Outsourcing خود با شکست و ناامیدی مواجه می‌شوند. در هر حال آنها چه مدیر فروش باشند چه مدیران برقرار کننده ارتباط یا مدیران مسئول عقد قرارداد، باز شرکتها باید از نمایندگانی در سازمان خود برای کنترل روابط Outsource شده برخوردار باشند.

نویسنده: Barbara Gomolski
مترجم: شراره حداد

منبع : علم الکترونیک و کامپیوتر