جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا

ابتدا باید به اولویتها پرداخت


ابتدا باید به اولویتها پرداخت
Niel Nikolaisen پس از سالها کار در IT، معتقد است که طرح های IT به این دلیل دچار شکست می شوند، که هم IT و هم مجریان تجاری این طرح ها بیشتر وقت و انرژی خود را صرف بحث درباره سیستم هایی می کنند که نهایت یک دلار هم برای ROI سود نمی آورند و یا حتی اندکی سهم بازار را ترقی نمی دهند. با این حال منابع هنگفتی را صرف توسعه تکنولوژی می کنند تا از آن پروژه ها حمایت کنند. Nikolaisen در ماه مارس ۲۰۰۳، به عنوان اولین مدیر ارشد اطلاعات به Desert Book پیوست، این شرکت در واقع یک شرکت انتشارات بوده که در شهر سالت لیک سیتی به کار پخش و فروش کتب نیز مشغول است. Nikolaisen متوجه شد که اوضاع بخش IT این شرکت نا به سامان است، او می گوید، آنها در این شرکت، سیستم بسیار تغییر یافته دست سازی داشتند که پرسنل بخش IT وقت خود را صرف پاسخ دادن به خواسته هایی غیر قابل تصور می کردند. آنها مدیر ارشد اطلاعاتی نداشتند، IT به بخش مالی گزارش می داد و عملیات تجاری متعددی در سیستم کار آنها وارد شده بود که در واقع مسائل دست و پا گیری محسوب م‍ی شوند. به این ترتیب Nikolaisen که در آن زمان یک متخصص همه کاره و ماهر در یک شرکت سرمایه گذاری بود، به ساختار تجربی ۲۰ ساله Desert Book آورده شد و به شیوه تصادفی الویت بندی پروژه های IT سروسامان بخشید.
هدف او کمک به Desert Book بود تا بتواند تصمیم گیری در زمینه پروژه های IT را بهبود بخشد و در این زمینه تمرکز بهتری ایجاد کند و در تصمیم گیری های پروژه IT دقیقتر باشد. این روش به Nikolaisen و همکاران وی کمک می کند تا اولویت های موجود کاری را در هر تصمیم گیری در نظر بگیرند و بتوانند منابع انسانی و مالی و زمانی مناسب را به هر پروژه اختصاص دهند. بوسیله اولویت بندی و تقسیم بندی این تصمیم گیری ها، مدیران ارشد اطلاعات و مدیران واحدهای تجاری، می توانند این مسائل را به عینه تجربه و آزمایش کنند. این تصمیم گیری ها مانع به هدر رفتن منابع فکری و مالی برای کارهایی می شود که هر چند مهم هستند، به افزایش درآمد شرکت یا ترقی سهام آن کمکی نمی کنند. Nikolaisen معتقد است که این روش تصمیم گیری و تقسیم بندی پروژه ها برای آنها فواید زیادی به همراه داشته است و استراتژی پروژه ای شرکت را بسیار ساده کرده است. او فکر می کند این مدل تصمیم گیری زمان، هزینه و منابع لازم برای انجام پروژه های IT را حدود ۷۰ تا ۴۰ درصد کاهش داده است.
● بازنویسی قوانین
یکی از اولین برنامه های مهمی که Nikolaisen با استفاده از مدل پیشنهادی خود به طبقه بندی آن پرداخت، پروژه Overhauling سیستم Desert Book برای ارسال سفارشات مشتریان بود. قوانینی که مربوط به ارسال محصولات شرکت بود ودر سیستم های متداول شرکت به کار بسته می شد کار ناهماهنگ و بی نظم شرکت را در انجام پروژه های IT نشان می داد. به علاوه ۳۶ فروشگاه فروش شرکت Desert Book در غرب ایالات متحده، این شرکت انتشاراتی از سر کانال محصولات خود را مستقیما به فروش می رساند. از طریق سفارشات از روی کاتالوگ، سفارشات اینترنتی و کلوپ کتاب شرکت. به جهت آنکه این مسیر بارها دستخوش تغییرات شده بود، هر کانال از قوانین ارسال و دریافت هزینه پروژه خود استفاده می کرد. Nikolaisen می گوید، این روش کار سبب شده بود که در اجرای سفارشات و محاسبه نرخ های حمل و نقل اقدامات اضافی و غیر ضروری انجام شود که در حقیقت لازم نبود. به این دلیل شرکت تصمیم گرفت برای هر سه کانال از قوانین حمل ونقل و دریافت هزینه واحدی استفاده کند. منتهی مسئله این بود که کدام قانون قابل اجرا بود؟ در حفظ موقعیت خوب شرکت Desert Book ارسال صحیح محصولات به مشتریان کاری بسیار حساس محسوب می شد، ولی این مسئله شرکت را از بازار هم جدا نمی کرد، روش ارسال محصولات به مشتریان، تا زمانیکه به روش متداول بازار انجام بگیرد نمی تواند مشتری را زیاد کند و یا سهام شرکت را ترقی دهد. به همین دلیل هدف عملیات ارسال، برابری در بازار بود. Nikolaisen می گوید، لازم نیست بهتر از همه باشیم ، فقط نباید از دیگران بدتر باشیم.
انجام پروژه ها به روش آقای Nikolaisen به مدیران Desert Book کمک کرد تا بدانند روش ارسال محصولات الزاما نباید خاص و منحصر به فرد باشد. این مدل هم چنین به آنها کمک کرد تا روش واحد و یکسانی برای ارسال کالاهایشان داشته باشند. روش Flat Fees برای ارسال استاندارد و یا خاص آن هم فقط در عرض ۱۵ دقیقه آنها برای تصمیم گیری در مورد روش ارسال محصولات که هیچ وجه تفاوتی در تعداد مشتری و درآمد شرکت نداشته وقت صرف نمی کنند و با استفاده از این مدل توانسته اند، روش ارسال خود را همواره آسان کنند. قوانین جدید در سیستم Oracle ERP پیاده شد که جایگزین این سیستم های متداول قبلی Desert Book شد. Sheri Dew مدیر اجرایی ارشد شرکت Desert Book می گوید، همه افراد ماهری که به استخدام ما در آمدند، به من گفتند، اجرای سیستم جدید حداقل سه سال طول می کشد و بالغ بر ۳ تا ۵ میلیون دلار هم خرج بر می دارد. سالها بود که می شنیدیم شرکت ما منحصر به فرد است و سیستم خاصی لازم دارد Nikolaisen آمد و چند روز بعد تمامی آن خیالات واهی را درهم شکست. دراین ماه شرکت Desert Book نصب سیستم Oracle ERP خود را به پایان خواهد رساند، و به علاوه یک سیستم Point-of-Sale را هم در فروشگاههای خود راه اندازی می کند. نصب و راه اندازی حدودا از یک سال هم کمتر وقت برده است و تقریبا با هزینه ای معادل نصف مقدار پیش بینی شده قبلی انجام شد.
● تصمیم گیری آسان می شود
Nikolaisen این مدل تصمیم گیری را بر اساس تجربیاتش از کار در شرکتهای مختلف و مذاکرات فراوانش با سایر مدیران ارشد اطلاعاتی طراحی کرده است. او می دانست که سود حاصل از بسیاری پروژه های IT اغلب کم شده است به دلیل آن که این پروژه ها بسیار پیچیده شده اند و از طرح ها و بودجه های پیشنهادی اولیه فراتر رفته اند. وقتی Nikolaisen در شرکت frankLin Covey CO که یک شرکت انتشارات کتب طراحی و نقشه کشی است و در شهر سالت لیک سیتی مستقر است، به عنوان مدیر ارشد اطلاعاتی کار می کرد مدیران واحدهای تجاری شرکت از او خواستند که ترتیب ورود اطلاعات را در بعضی زمینه ها (data-entry) تغییر دهد تا به این نحو بتوانند شماره های تلفن مشتریان را پیش از آدرس آنها ضبط کنند. Nikolaisen هم شروع به اجرای پروژه تغییر وتبدیل ERP کرد که معلوم شد بسیار گران و زمان بر بود.
او فهمید که وقت و انرژی صرف شده برای تغییر ترتیب صفحه های ورود اطلاعات برای تغییر دادن آرایش اطلاعات ورودی هیچ کمکی به افزایش تعداد مشتری شرکت نمی کند و حتی خدمات به مشتریان را هم افزایش نمی دهد. این کار ۱۰۰۰۰۰ دلار خرج داشت و به اعتقاد او، تنها اتلاف وقت و منابع شرکت بود. پس هدف Nikolaisen در اجرای طرح خاص برای تصمیم گیری ها این بود که در اجرای پروژه های IT دقیقتر تمرکز کنند، او معتقد است که پروژه ها می توانند بالاترین ارزش و سود آوری همراه داشته باشند اگر وقت و انرژی زیادی برای اجرای‍ سیستم های خاصی و ابتکاری صرف نشود، هر چند که این در صورتی ممکن است که قصد این پروژه ها تنها انجام کارها به نحود احسن باشد. مثال های این نوع سیستم ها، سیستم ارسال محصولات یک شرکت است، یا سیستم تهیه فاکتورها و نگهداری رسیدهای شرکت، این اقدامات می باید به نحو احسن انجام گیرند، ما لازم نیست که این که این کار به شکل خاص و ویژه انجام شود.
استفاده مناسب از منابع، سوددهی پروژه ها را سبب می شود. Jeff Yates، نایب رئیس و مدیر ارشد مالی شرکت Desert Book می گوید: زمانی که میزان سرمایه هدر رفته در پروژه های عملیاتی غیر حساس (nonmission-critical) یا پروژه هایی که سود شرکت را بالا نمی برند، را به دقت در نظر داشته باشیم، صرفه جویی در وقت و پول بسیار بالا می رود.
● انواع پروژه:
مدل آقای Nikolaisen، پروژه ها را بر اساس قطعی بودن نتایج و یا بر اساس میزان رشد وضعیت شرکت در بازار به چهار گروه تقسیم می شود. بسته به آن که چطور هر سیستم با معیارهای خاص هر گروه هماهنگ باشد، از نوع ۱ تا ۴ تقسیم بندی می شود.
▪ نوع اول: پروژه با اهداف حساس: بله متمایز کننده : بله
عملیات و پروژه های نوع اول، اهداف حساسی را دنبال می کنند و یک شرکت را در بازار از سایر شرکتها متمایز می کند. به این معنا که اجرای این عملیات برای بقای شرکت در آن حرفه ضرورت دارد، بعلاوه این عملیات کمک می کنند که نوع خاصی از خدمات و محصولات در شرکت در عرصه رقابت باقی بماند. تحقیق و تولید محصولات یکی از نمونه های این نوع عملیات است. برای Nikolaisen و Desert Book این کار به معنای توانایی در بخش شناسایی و برآورده سازی نیازهای بازار نشر است که در عرصه رقابت به آنها کمک می کند.▪ نوع دوم : پروژه با اهداف حساس: بله متمایز کننده : نه
عملیات و پروژه های نوع دوم، اهداف حساسی را دنبال می کند. این پروژه ها می بایست به خوبی انجام گیرند و گرنه آن شغل و حرفه در خطر خواهد بود. اما انجام آن شرکت را در بازار متمایز نمی کند. از جمله این پروژه ها انواع عملیات مربوط به صورت حساب نویسی، ارسال محصولات و حساب های پولی و سرمایه ای شرکت است. این پروژه ها، همگی در کسب موفقیت شرکت ضروری هستند اما سرمایه گذاری کلان برای تهیه راه های جدید در زمینه هایی مثل تهیه فاکتورهای جدید یا تهیه ترازنامه های مالی شرکت مشتری های شرکت را بیشتر نمی کند و سهام بازار را بالا نمی برد. هر چند این کارها بسیار خوبند.
لازم نیست مکانیسم خرید و توزیع عناوین مختلف کتب و محصولات Desert Book ودر فروشگاه های این شرکت و تهیه فاکتورهای خاص برای این خریدها بسیار خاص و ویژه باشند. که می توان آنها را مثال های دیگر از عملیات نوع دوم دانست. وقتی Nikolaisen به Desert Book آمد، برای تهیه و اجرای خریدها، تهیه فاکتورهای خرید و مرجوعی ها وضع نابسامانی حاکم بود. پس از آنکه هیات مدیره مسئولین خرید و مسئولین امور مالی توافق کردند که خرید در این شرکت از عملیات نوع دوم است، Nikolaisen گفتند، می توانند ظرف ۱۵ دقیقه عملیات را از نو بسازند.
▪ نوع سوم، پروژه های با اهداف حساس: خیر متمایزکننده: بله
عملیات نوع سوم اهداف حساسی ندارند، اما می‌توانند در عرصه رقابت برای شرکت بسیار موثر باشند و شرکت را در این زمینه متمایز کند. چنین پروژه هایی شامل شراکت یا سرمایه گذاری است وقتی که هر شرکت روی نقاط قوت خود تکیه دارد، البته نتایج حاصل گاه بیش از آن است که یک شرکت بتواند به تنهایی آن را به دست آورد.
▪ نوع چهارم: عملیات با اهداف حساس: خیر متمایزکننده: خیر
عملیات نوع چهارم کم اهمیت ترین پروژه ها هستند، می توانند بسیار هم مهم باشند، اما اگر به هر طریقی اجرای آنها متوقف شود، باز هم آن حرفه ادامه خواهد داشت. این عملیات مثل نگهداری و نظافت فضاهای اداری، معمولا از سرمایه گذاری های IT سود نمی برند.
▪ مدل فعلی
در Desert Book هنگامی که تصمیمات مربوطه به پروژه های IT اتخاذ می شوند، ابتدا یک پشتیبان یک واحد تجاری نیازهای آن کار را شناسایی می‌کند. سپس Nikolaisen و کارمندانش با آن پشتیبان جهت ارزیابی آن نیازها به همکاری می پردازند. این کار زمانی صورت می گیرد که IT و آن شرکت پروژه را با مدل Nikolaisen ارزیابی می‌کند. وقتی که اجرای پروژه بر مبنای ماموریت حساس تمایز دهنده یا هر دو طبقه بندی می شوند، مدیران IT و آن شرکت می توانند بودجه لازم و زمان مناسب آن را تعیین می کنند. وقتی که پروژه و نوع عملیات بر اساس هزینه ها و سوددهی تعیین و طبقه بندی شد، هم IT و هم مدیران آن واحد تجاری طرح پیشنهادی خود را برای تایید به کمیته ارزیابی IT ادامه می‌دهند که متشکل از مدیران اجرایی می باشد. Nikolaisen معتقد است اغلب پروژه ها از نوع دوم هستند یعنی با اهداف حساس که تمایز دهنده شرکت نیستند، وقتی که مدیران ارشد اطلاعاتی و همکارانشان در بخش مالی و مدیریت تجاری این مسئله را درک کنند، می توانند پول و انرژی خود را ذخیره کنند صرف پروژه های نوع اول کنند که از اهمیت بیشتری برخوردارند و پول وانرژی بیشتری هم نیاز دارند.
Nikolaisen می گوید: شما واقعا باید قوای فکری خود را صرف حدود ۲۰ تا ۱۰ درصد کارهایی کنید که نوع اول هستند. برای Desert Book تولید محصولات و انتخاب آنها بسیار حیاتی و مهم محسوب می شود که هم اهداف حساس را دنبال می کند و هم در عرصه رقابت شرکت را متمایز می کند. Nikolaisen می گوید: ما باید پروژه ها را بهتر از رقیبانمان انجام دهیم.
● ارتباط برقرار کنید و مطمئن شوید
Nikolaisen می گوید: یکی از فاکتورهای بسیار مهم در اجرای موفق این مدل در تصمیم گیری های مربوط به پروژه های IT آن است که بتوانیم اهمیت پروژه های نوع دوم را به صاحبان مهم این مشاغل یادآوری کنیم. صرف آنکه این عملیات خاص و منحصر به فرد نیستند ، از اهمیت آنها نمی کاهد. او می گوید، صاحبان این پروژه ها ممکن است وقتی بشوند که یک پروژه سود رقابتی به همراه ندارد دچار اشتباه شوند، اگر چه برای آبروی شرکت بسیار مهم است. مطمئن ساختن مدیران از اهمیت این عملیات حساس آنها را وادار می کند که به پارامترهای مختلف این مدل فکر کنند و نمی گذارد که آنها منابع بیشتری را صرف پروژه ای کنند که شرکت را در آن زمینه متمایز نمیکند.
وقتی که Nikolaisen برای طبق بندی عملیات مربوط به ارتقا سیستم های متداول Desert Book و تبدیل آنها به Oracle ERP از این مدل استفاده می کرد، می بایست مدیر ارشد مالی و سایر مدیران شرکت را از اهمیت پروژه ای نظیر نگهداری ترازنامه های اصلی مطمئن می ساخت او می گوید: آیا مسائل مالی مهمند؟ بله، اما شما به سراغ مشتری می روید و می گویید شما باید طراحی ترازنامه های ما را بپذیرید. هر عملیاتی که جلوی چشم مشتری نیست احتمالا در گروه دو قرار می گیرد. یک مدیر ارشد اطلاعاتی باید چنان اعتباری میان مدیران تجاری داشته باشد که آنها را وادار کند به راحتی با استفاده از این چهارچوب تصمیم گیری کنند و آن را به چشم یک ارزیابی واقعی ببینند. Nikolaisen می گوید: باید بتوانید مسئله را حل کنید، مسئله آن است که ارزش و سوددهی کار را بالا ببرید نه اینکه حجم کار مدیران ارشد اطلاعاتی را کم کنید. دو مسئله مهمی که مدیر ارشد اطلاعاتی در هنگام کار با این مدل باید بدانند آن است که با مدیر ارشد اجرایی و مدیر ارشد مالی رابطه نزدیک داشته باشد.
Dew می گوید: اجرای این مدل در همه جنبه ها ارتباط ما را با IT بهبود بخشیده است. اساسا تمامی عملیات مربوط به IT را هم هموار کرده است و در ضمن زنجیره مدیریتی را تقویت می کند. در حال حاضر ما عملیات دورنی خود را تصفیه می کنیم و نتیجه آن حفظ منابع است از جمله پول و وقت و پرسنل خود را صرف کارهای مهم می کنیم. Nikolaisen می گوید مدل او هزینه های اجرا را در Desert Book کم کرده است و عملیات تصمیم گیری را بهبود بخشیده است. او فهمیده است که اولویت بندی و تخصیص صحیح منابع بسیار مهم و سود آفرین است.

نویسنده: Lafe Low
مترجم: زهره چکنی
منبع : علم الکترونیک و کامپیوتر


همچنین مشاهده کنید