شورای هماهنگی مراکز اسناد در ایران

فعالیت اطلاع رسانی را در ایران می توان پدیده ای نو دانست زیرا اگر چه اولین مركز اسناد یعنی مركز اطلاعات فنی شركت ملی نفت ایران در چند سال پیش تشكیل شد ولی از آنجائیكه این مركز در زمینه ای كاملاً تخصصی و محدود فعالیت می كرد هر چند با استفاده از روشهای معمول در سازمانهای مشابه خارجی می توانست بخوبی نیاز مراجعان خود را برآورد, نمی توانست اقدامی به منظور برنامه ریزی این فعالیت و ایجاد روشهای قابل اجرا و استفاده در سطح ملی انجام دهد.
در واقع آغاز فعالیت اطلاع رسانی را می توان با تاسیس مركز مدارك علمی یعنی سال ۱۳۴۱ همزمان دانست. قبل از آن كتابخانه های اختصاصی و دانشگاهی فقط می توانستند پاره ای از خدمات سنتی كتابخانه ای را عرضه نمایند زیرا با مشكلات متعددی از جمله عدم همكاری بین كتابخانه ها و عدم امكان استفاده از منابع خارج از كشور مواجه بودند و خدمات آنها منحصراً به امكانات و مجموعه هر كتابخانه محدود بود.
مركز مدارك علمی از طریق انتشار مجله فهرست مندرجات و مجله چكیده و مقاله نامه های موضوعی و نشریات مختلف دیگر به بسط اطلاعات جاری در بین استفاده كنندگان و ارائه خدمات اطلاعاتی اقدام نمود و نیز با تهیه فهرست مشترك مجلات علوم و علوم اجتماعی موجود در كتابخانه های ایران و اجرای طرح امانت بین كتابخانه ها وسیله همكاری كتابخانه ها را در سطح كشوری فراهم نمود بطوریكه هم اكنون در حدود شصت كتابخانه, در این طرح شركت دارند.
مشكلات فراوانی, از جمله وجود مسائل خاص كشور ایران و نیازهای اطلاعاتی در زمینه های مختلف علمی و فنی, در راه اجرای برنامه های اطلاعاتی در ایران قرار داشت. مركز مدارك علمی كه وظیفه سنگین برنامه ریزی فعالیتهای اطلاعاتی و ایجاد روشهائی با كاربرد ساده و منطبق با شرایط مدارك فارسی را بر عهده گرفته بود به تنهائی نمیتوانست پاسخگوی كلیه نیازهای اطلاعاتی در چنین سطح گسترده ای باشد. بنابراین تاسیس مراكز اطلاعاتی جدید تا حدود زیادی از سنگینی و دشواری وظایف این مركز می كاست و امكان فعالیتهای اساسی را در جهت برنامه‌ریزی زیر بنای اطلاعاتی و ایجاد روشهای مناسب بیشتر فراهم نمود.
از نظر بنیان گذاری مراكز اسناد فعالیتی كه از سال ۱۳۴۷ به بعد انجام گرفته چشمگیر بوده است چون علاوه بر تعدادی از كتابخانه های اختصاصی كه با توسعه فعالیتهایشان بصورت مركز اسناد در آمدند تعداد هفت سازمان نیز به منظور برآوردن نیازهای اطلاعاتی خود اقدام به تاسیس مركز اسناد نموده اند بطوریكه در حال حاضر سیزده مركز در زمینه های مختلف اطلاعاتی فعالیت می كنند كه شرح مختصر فعالیتهای آنها بعداً خواهد آمد. اما از آنجائیكه این مراكز از فعالیتها و اقداماتی كه در زمینه های مشابه در مراكز دیگر انجام گرفته بود و یا می گرفت اطلاعی نداشتند بی آنكه از امكانات سازمانهای دیگر استفاده كنند هر یك می كوشیدند تا احتیاجات متقاضیان خود را راساً برآورند.
عدم ارتباط بین این مراكز اولاً موجب دوباره كاری در بعضی از زمینه ها و اتلاف نیرو و پول و عدم توجه به زمینه های دیگر می شد و ثانیاً در نتیجه محدود بودن مجموعه هر مركز نیروی كارآزموده پاسخگویی به نیازهای اطلاعاتی به حداقل كاهش یافته و برنامه ریزی و جهت گیری این مراكز را دچار مشكل می ساخت. از طرفی به سبب نوپا بودن علم اطلاعات در ایران و نبودن یك روش استاندارد شده ذخیره و بازیابی اطلاعات كه مناسب احتیاجات این مراكز باشد هر مركز از یكی از روشهای متداول خارجی استفاده می كرد و این خود موجب بروز مشكلات و نارسایی های فراوان گردیده میزان پاسخگویی به نیازها را كاهش می داد.
برای حل این مشكلات ایجاد همكاری در جهت هماهنگ ساختن فعالیتهای اطلاعاتی ضروری بود تا مراكز بتوانند:
▪ روشهای ذخیره و بازیابی اطلاعات خود را یكنواخت نموده و یا لااقل بهم نزدیك نمائید.
▪ از فعالیتها و خدمات یكدیگر بهره بگیرند.
▪ با استفاده از همكاری و همفكری متخصصان یكدیگر, روشهای استاندارد شده مناسب و قابل اجرائی را طرح ریزی و تهیه نمائید.
▪ گسترش های آینده خود را براساس ضوابط صحیح طرح ریزی كنند.
مطالعات و تجربه های مركز مدارك علمی در این زمینه موجب می شد كه این مركز در قالب وظایف كلی خود به ایجاد این همكاری اقدام نماید و چون ایجاد این همكاری از طریق مقامات مسئول سازمانها بسیار مشكل و بعید بنظر می رسید لازم بود كه در سطح مراكز انجام گیرد به این جهت در جلسه ایكه به دعوت مركز مدارك علمی در تیر ماه ۱۳۵۰ با حضور عده ای از نمایندگان مراكز اسناد تشكیل گردید با ایجاد شورای هماهنگی موافقت شد و شورا بصورت كمیته ملی FID (فدراسیون بین المللی دكومانتاسیون) با هفت عضو فعالیت خود را آغاز كرد.
● آئین نامه شورا
برای تعیین خط مشی و حدود وظایف شورا, آئین نامه ای مشتمل بر چهار ماده و دو تبصره تدوین و تصویب شد و موافقت گردید كه شورا یك گروه كاری در زمینه مسائل زیربنایی دكومانتاسیون بوجود آورد كه وابسته به كمیته ملی یونی سیست باشد.
● هدف
شورای هماهنگی به منظور كمك به ایجاد و توسعه ارتباط بین مراكز اسناد و هماهنگ كردن روشهای موجود این مراكز و ایجاد تسهیلات در امر مبادله اطلاعات علمی و فنی با مراكز اسناد كشورهای مختلف جهان تشكیل گردید.
● وظایف
اهم وظایف شورا به قرار زیر است:
▪ اقدام در ایجاد ارتباط میان مراكز اسناد كشور به منظور آگاهی بیشتر از چگونگی فعالیتها و اقدامات هر یك از مراكز.
▪ بررسی وضع روشهای موجود نگهداری اطلاعات و مطالعه در انتخاب بهترین روش جایگزینی اطلاعات و توصیه آن به مراكز.
▪ كوشش و نظارت در مبادله اطلاعات میان مراكز اسناد كشور.
▪ مطالعه و اقدام در ایجاد زمینه آموزش كادر مراكز اسناد به منظور بهره گیری هر چه بیشتر از نیروی انسانی و تربیت افراد و تشكیل دوره های كوتاه مدت با برخورداری از همكاریهای مراكز.
● اعضا شورا
كلیه مراكز اسناد موجود در كشور و مراكز اسنادی كه از این پس تشكیل می شوند می توانند عضویت شورا را داشته باشند.
● دبیرخانه شورا
با توجه به امكانات مركز مدارك علمی, این مركز به عنوان دبیرخانه شورای هماهنگی عهده‌دار انجام امور اداری شورا می باشد.
● اقدامات شورا
▪ تشكیل جلسات:
این جلسات ماهیانه و هر بار در یكی از مراكز تشكیل می شود تا علاوه بر بحث درباره مطالبی كه در دستور جلسه قرار می گیرد نمایندگان مراكز بتوانند با فعالیتهای یكدیگر از نزدیك آشنا شوند.
▪ تدوین آئین نامه:
آئین نامه شورا مشتمل بر چهار ماده و دو تبصره تهیه و تصویب شد و شورا به منظور همكاری با كمیته ملی یونی سیست یك گروه كاری وابسته به این كمیته ایجاد نمود.
▪ تشكیل دوره كارآموزی:
در تاریخ ۲۹ مهر ماه ۱۳۵۲ با استفاده از موافقت نامه همكاریهای علمی و فنی ایران با اتحاد جماهیر شوروی یك دوره آموزشی تحت عنوان "روشهای ذخیره و بازیابی اطلاعات علمی و فنی" به مدت ۲۵ روز در مركز مدارك علمی تشكیل شد كه در آن تعداد ۲۰ نفر از كارشناسان و متخصصان مراكز اسناد شركت نمودند. در طی این دوره سه تن از كارشناسان انستیتوی سراسری اطلاعات علمی و فنی شوروی (وینیتی) جنبه های نظری و علمی ذخیره و بازیابی اطلاعات را مورد بحث قرار دادند.
▪ بازدید:
با استفاده از موافقت نامه همكاریهای علمی و فنی ایران با اتحاد جماهیر شوروی در تاریخ دسامبر ۱۹۷۲ تعداد ۵ نفر از كارشناسان دكومانتاسیون وزارت اطلاعات, شركت ملی صنایع پتروشیمی, كتابخانه مركزی و مركز اسناد دانشگاه تهران, و مركز مدارك علمی از مراكز اسناد و دكومانتاسیون اتحاد جماهیر شوروی بازدید نموده با فعالیتهای آنها آشنا شدند.
▪ تهیه پرسش نامه:
به منظور اطلاع دقیق از نحوه و نوع فعالیت مراكز اسناد و مطالعه در روشهای مورد استفاده آنها پرسش نامه ای از طرف دبیرخانه شورا تهیه و توزیع گردید. اطلاعات این پرسش نامه‌ها پس از استخراج بصورت راهنما منتشر خواهد شد.
● معرفی مراكز عضو شورا
▪ مركز اطلاعات فنی تكنولوگ:
در سال ۱۳۴۸ تأسیس گردید كلیه اطلاعات مربوط به طرحهای صنعتی و ماشین آلات، اطلاعات آماری و اقتصادی ایران و سایر كشورها را جمع آوری می كند. متخصصان تكنولوگ، شركتها و سازمانهایی كه با تكنولوگ قرارداد داشته باشند می توانند از خدمات اطلاعاتی آن استفاده نمایند. این مركز نشریه ای حاوی مطالب عمده فنی و اقتصادی ماهانه در تیراژ بسیار محدود منتشر می كند كه برای افراد و سازمانهای خاصی ارسال می گردد.
▪ مركز اسناد و كتابخانه جمعیت امور تنظیم خانواده وزارت بهداری:
از سال ۱۳۵۱ فعالیت خود را بصورت فعلی آغاز نمود. هدف این مركز جمع آوری، آماده‌سازی و اشاعه اطلاعات در زمینه جمعیت و تنظیم خانواده در سطح ملی، ناحیه ای و بین المللی است به علت محدودیت نیروی انسانی خدمات خود را كه در حال حاضر شامل تهیه كتابخانه و مقاله نامه برحسب درخواست و ترجمه می باشد فقط جهت اولیای امور سازمان مربوطه انجام می دهد.
▪ مركز تحقیقات و اسناد و مدارك جمعیت خیریه فرح پهلوی:
در تیر ماه ۱۳۵۲ تأسیس گردید. هدف آن فراهم آوردن اطلاعات مورد نیاز محققان در زمینه مسائل اجتماعی، روانی، آموزشی، تربیتی، بهداشتی، تغذیه ای و دیگر مسائل مربوط به كودكان، نوجوانان و جوانان بی سرپرست و نیازمند می باشد. از جمله خدمات این مركز ترجمه برای محققان سازمان مربوطه، تهیه مقاله نامه های موضوعی و تهیه چكیده مقالات می باشد.
▪ كتابخانه مركزی و مركز اسناد دانشگاه تهران:
هدف این مركز جمع آوری، آماده سازی و اشاعه اطلاعات در زمینه علوم انسانی و ایرانشناسی است. علاوه بر خدمات كتابخانه ای، تهیه و انتشار كتابنامه های موضوعی و فهرستهای مختلف را نیز به عهده دارد.
▪ مركز مدارك و اسناد فنی سازمان برنامه و بودجه:
در سال ۱۳۵۱ تأسیس گردیده هدف آن جمع ‌آوری مدارك مربوط به تحقیقات، بررسیها، طرحها و نقشه ها و قراردادهای برنامه های عمرانی و آماده سازی آنها جهت استفاده متخصصان سازمان مربوط و سایر متقاضیان می باشد.
▪ اداره جمع آوری و پژوهش آمار و اطلاعات شركت ملی صنایع پتروشیمی:
در سال ۱۳۴۳ تأسیس گردید. هدف آن جمع آوری آمار و اطلاعات مربوط به كلیه مواد پتروشیمی در ایران و سایر كشورهای جهان و تجزیه و تحلیل این اطلاعات است. از خدمات این مركز تهیه كتابنامه و مقاله نامه و ترجمه مورد نیاز كارشناسان شركت پتروشیمی و انتشار تازه ترین اطلاعات و اخبار مربوط به صنایع پتروشیمی در سه نشریه ادواری است.
▪ اداره اطلاعات فنی شركت ملی نفت ایران:
هدف این مركز تهیه اطلاعات مربوط به پیشرفتهای علمی و فنی در زمینه صنعت نفت و آماده سازی این اطلاعات جهت استفاده پژوهش گران و متخصصان این رشته می باشد.
▪ آرشیو گمرك ایران:
در مهر ماه ۱۳۵۲ تأسیس گردید. هدف آن دسترسی به مدارك و اسناد گمركی مورد نیاز مسئولین و كارشناسان گمرك می باشد. به علت نوپا بودن این مركز و محدود بودن امكاناتش خدمات آن هنوز گسترش چندانی نیافته است و در سطحی محدود خدماتی از قبیل ترجمه و تهیه چكیده را انجام میدهد.
▪ آرشیو آماری مركز آمار ایران:
در سال ۱۳۴۷ تأسیس گردید. وظیفه جمع آوری و طبقه بندی پرسشنامه ها، طرحها، جداول، اطلاعات مربوط به روشهای آماری و اطلاعات منتشر شده از آمارگیری های مختلف در سطح ملی و بین المللی را بر عهده دارد و فهرستی از عناوین نشریات آماری منظماً منتشر می كند.
▪ مركز اسناد فنی موسسه استاندارد و تحقیقات صنعتی ایران:
در سال ۱۳۵۰ تأسیس گردید. وظیفه آن جمع آوری و آماده سازی استانداردهای ملی و بین‌المللی و سایر مدارك مربوطه جهت استفاده كارشناسان برای تدوین، اجرا و ترویج استاندارد در كشور و همچنین اشاعه آخرین اطلاعات فنی در بین صنایع به منظور بالا بردن كیفیت كالا می باشد. از جمله خدمات این مركز ترجمه، تهیه مقاله نامه بر حسب درخواست، تهیه مقاله نامه ها و كتابنامه های موضوعی، انتشار چكیده نامه و مجله فهرست مندرجات، و خدمت اطلاعات گزیده برای صنایع می‌باشد.
▪ مركز مدارك علمی موسسه تحقیقات و برنامه ریزی علمی و آموزشی:
هدف این مركز گردآوری و آماده سازی اطلاعات و مدارك علمی و تحقیقی در زمینه های علوم و علوم اجتماعی و كمك به پیشبرد تحقیق در این زمینه ها در ایران می باشد. این مركز علاوه بر خدمات كتابخانه ای، انتشار كتابنامه ها و مقاله نامه های موضوعی، مجلات چكیده و سایر نشریات مرجع را بر عهده دارد.
▪ مركز مدارك و اسناد وزارت اطلاعات:در اسفند ۱۳۴۲ تأسیس شد. هدف آن جمع آوری و نگهداری اطلاعات درباره تمدن و فرهنگ ایران و پیشرفتهای مملكتی و تجزیه و تحلیل این اطلاعات و همچنین جمع آ‌وری و نگهداری شرح حال شخصیتهای مملكتی و اطلاعاتی درباره كشورهای جهان می باشد. این مركز با بررسی زمینه‌های مربوطه نشریاتی به مناسبتهای مختلف منتشر می كند.
كتابخانه و مركز اسناد وزارت اقتصاد در سال ۱۳۴۶ جهت استفاده كارشناسان مركز بررسیهای توسعه صنعتی و بازرگانی تشكیل شد و از سال ۱۳۵۰ جزو معاونت اداری و پارلمانی فعالیت خود را ادامه داد. هدف این مركز جمع آوری اطلاعات و آمار اقتصادی و صنعتی است و در حال حاضر بیشتر خدمات كتابخانه ای انجام میدهد.

منبع : فصلنامه علوم اطلاع رسانی