مروری بر نظام ارزیابی عملکرد کارکنان در شرکت کمباین‌سازی ایران

امروزه صاحب‌نظران علم مدیریت با وجود داشتن اختلاف نظر در زمینه‌های مختلف در این زمینه كه مهم‌ترین سرمایه هر سازمان، منابع انسانی آن است هم عقیده‌اند. تجربه نشان داده است كه توسعه منابع انسانی هر سازمان درواقع توسعه ظرفیت‌های كمی و كیفی آن سازمان به شمار می‌رود. در حال حاضر روش‌های ارزیابی متداول در سازمان‌ها، ارزیابی عملكرد كاركنان است كه عموما هنگام پرداخت پاداش سالانه و اضافه حقوق به عنوان یك ضابطه مورد استفاده قرار می‌گیرند. اما متاسفانه نادرند موسساتی كه از آن به عنوان یك مكانیزم موثر در مدیریت نیروی انسانی و ازجمله برنامه‌ریزی نیروی انسانی، بالا بردن ظرفیت‌های انسانی موسسه، ایجاد ارتباط متقابل بین اداره‌كنندگان و اداره‌شوندگان استفاده كنند.فراتر از آن انجام ارزیابی عملكرد واحدهاست كه در صورتی كه همزمان با ارزیابی عملكرد كاركنان انجام شود، می‌تواند نقش ارزنده‌ای در دستیابی به هدفهای شركت ایفا نماید. البته تفاوت در پیچیدگی و یا سادگی روشها نیست بلكه تفاوت در نگرش‌ها و فلسفه مدیریت است. یكی از روش‌هایی كه می‌تواند در توسعه ظرفیت‌های انسانی به كار گرفته شود شناخت استعدادهای كاركنان و برنامه‌ریزی برای رشد و شكوفایی آنان در جهت نیازهای سازمان می‌باشد. محور اساسی شناخت استعدادهای كاركنان، مدیران و سرپرستان یك سازمان هستند. زیرا با آگاهی بیشتر نسبت به توانایی‌ها و ظرفیت افراد تحت نظارت خود می‌توانند ماموریت‌های محوله را بهتر و موثرتر به اجرا درآورند. گرچه ممكن است یك مدیر یا سرپرست تماسهای زیادی با افراد تحت نظارت خود داشته باشد، لیكن كمتر فرصت تامل و تفكر درباره افراد و شناخت واقعی آنها به دست می‌آید. به همین علت ارزیابی عملكرد كاركنان به عنوان یك وظیفه برای سطوح مختلف مدیران و سرپرستان این فرصت را فراهم می‌كند كه نحوه عملكرد افراد تحت سرپرستی خود را مورد بررسی و ارزیابی قرار دهند و در جهت توسعه توانایی‌های آنان و بالا بردن میزان رضایت از شغل و آماده كردن مسئولیت‌های احتمالی آینده به آنان كمك كنند. همچنین شرایطی فراهم شود كه سازمان بتواند از كیفیت نیروی انسانی موجود خود آگاهی بیشتری پیدا كند و نیازهای آموزشی كاركنان را جهت افزایش كارایی و پرورش استعدادهای آنان برآورده كند.میزان اثربخشی ارزیابی عملكرد رابطه مستقیم با درجه عینی بودن عوامل ارزیابی دارد، بنابراین لازم است كه این ارزیابی بر معیارها و انتظارات كاملا روشن و دست‌یافتنی مبتنی باشد، زیرا قضاوتهای مبتنی بر ذهنیت‌گرایی قابلیت اعتماد اثربخشی كمتری دارند. آنچه مهم است انتقال اهداف ارزیابی عملكرد به مدیران، سرپرستان و كاركنان است به طوری كه مجموعه سازمان بتواند آن را درك كند. تصور و نگرش اشتباه به ویژه از سوی ارزیابی‌كننده، اثربخشی ارزیابی عملكرد را از بین می‌برد و فرصت تاثیرگذاری بر رفتار فرد را از دست می‌دهد. بزرگترین سرمایه هر سازمانی انسان است و مدیران به خوبی می‌دانند كه پیچیده‌ترین و حساسترین و پرفراز و نشیب‌ترین و در عین حال موثرترین بخش مدیریت یك سازمان، مدیریت انسانهاست. اما بسیاری از مدیران فراموش می‌كنند خود آنها پیش از همه نیازمند مدیریت هستند و مدیریت بر سرمایه انسانی از مدیریت بر خود شروع می‌شود. مدیران می‌توانند با تمرین ذهنی و رفتاری در كشف و شناخت توانمندی‌های خود و دیگران نقش ارزنده‌ای ایفا كنند و با توكل به قدرت الهی از تاثیرگذاران و رهبران كارهای گروهی و تیمی باشند. در زمان تحولات سریع فضای كسب و كار بین‌المللی ما می‌توانیم به پیشواز برویم همراه شویم و یا پیشرو باشیم.
●ارزیابی عملكرد كاركنان
در هر صورت عملیاتی كردن و اجرای سیستم‌های مختلف و نظام ارزیابی جاری كه مستمر در تمام سطوح جریان داشته باشد، یقینا در ابعاد مختلف منشاء اثر خواهد بود و به اهداف و ویژگی‌های نظام نیز اشاره می‌شود. گزارش حاضر كه دربرگیرنده سیستم ارزیابی عملكرد واحدها و سیستم ارزیابی عملكرد كاركنان است به نحوی طراحی شده است كه از آن بتوان در مواردی نظیر پرداخت پاداش كارایی، ترفیعات، نقل و انتقالات كاركنان، برنامه‌ریزی آموزشی، برنامه‌ریزی نیروی انسانی و استقرار سیستم مدیریت بر اساس هدف بهره گرفت.
●اهداف و ویژگی‌های نظام
به طور كلی نظام ارزیابی عملكرد شركت از ویژگی دو بعدی برخوردار است. در یك بعد عملكرد واحدهای سازمانی مورد ارزیابی قرار می‌گیرد و بر اساس آن میزان كارایی واحد تعیین می‌شود و در بعد دیگر عملكرد كاركنان واحدها به طور انفرادی مورد بررسی قرار می‌گیرد تا میزان كارایی هر یك از آنان مشخص شود.
هدف از نظام ارزیابی عملكرد ایجاد دلبستگی و همگرایی در دستیابی به آرمانهای شركت و توسعه تفاهم دو جانبه كاركنان و مدیران و همچنین استقرار مبانی نظام مدیریت براساس هدف و بازنگری نسبت به موفقیتهای كاركنان در حصول به هدفهای تعیین شده است.
●ارزیابی عملكرد واحدها
سنجش عملكرد واحدها براساس دو دسته عامل به شرح زیر صورت می‌گیرد:
الف: عوامل ارزیابی عملكرد واحد
ب: میزان انطباق عملكرد با برنامه تعیین شده
مراحل تعیین برنامه (هدف‌گذاری)
در هر دوره با توجه به استراتژی و اهداف تعیین شده از سوی مدیریت عالی شركت سهم هر یك از واحدها برای رسیدن به هدفهای معلوم شده تعیین می‌شود و كلیه واحدها باید كوشش كنند تا به آنها دست یابند.
●ستاد ارزیابی عملكرد
ستاد ارزیابی عملكرد با اعضای زیر تشكیل می‌شود :
- مدیر عامل شركت یا نماینده وی
- یكی از اعضای موظف هیات‌مدیره
- معاون حوزه مورد بررسی
- معاون اداری و منابع انسانی (دبیری ستاد را نیز به عهده خواهد داشت)
دبیرخانه
دبیرخانه ستاد توسط كارشناسان اداری و منابع انسانی زیر نظر اداری و منابع انسانی با وظایف زیر تشكیل می‌شود :
- جمع‌آوری، طبقه‌بندی و پردازش اطلاعات ارزیابی عملكرد واحدها، مدیران، سرپرستان و كاركنان و نگهداری آنها
- تهیه آمار، گزارش‌ها، جداول و نمودارهای لازم از نتایج ارزیابی‌های پردازش شده و قرار دادن آنها در اختیار ستاد ارزیابی عملكرد
- قرار دادن آمار و اطلاعات ضروری و فرمها در اختیار معاونین، مدیران و سرپرستان در رابطه با ارزیابی عملكرد واحدها و كاركنان تحت سرپرستیشان و همكاری و هماهنگی با آنان جهت تصحیح و تكمیل اطلاعات و فرمها
- هماهنگی در برگزاری جلسات ستاد، تنظیم صورتجلسات و پیگیری در جهت اجرای تصمیمات ستاد
اهداف استقرار نظام ارزیابی عملكرد كاركنان
- ارزیابی و شناخت ویژگی‌های كلیه كاركنان شركت و به دست آوردن آگاهی بیشتر از كیفیت نیروی انسانی جهت تهیه طرح‌ها و برنامه‌های مربوط به نیروی انسانی
- شناخت نیازهای آموزشی علمی و عملی كاركنان و انتخاب افراد مناسب جهت دوره‌های مختلف آموزشی
- پرورش استعدادهای كاركنان و آماده ساختن آنان برای قبول مسئولیت‌های بیشتر د‌ر آینده
- به دست آوردن اطلاعات و معیارهای دقیقتر برای تشویقات و تنبیهات كاركنان
- مشاركت هرچه بیشتر كاركنان در برنامه‌ریزی ترفیعاتی خود
- بالا بردن آگاهی كاركنان نسبت به نقاط ضعف و نارسائی‌های عملكرد خود
- برقراری روابط عادلانه و تفاهم‌آمیز در رفتار مدیران و كاركنان
●شرح عمومی سیستم
- كلیه كاركنان شركت در هر شش ماه یكبار توسط سرپرستان یا روسای مستقیم (بلافصل) خود ارزیابی می‌شوند.دراین فرم هر رده سرپرستی موارد مثبت و منفی برجسته و بارزی كه در عملكرد كاركنان تحت مسئولیتش اتفاق می‌افتد را ثبت كرده و با تائید مافوق برای دبیرخانه ستاد ارسال می‌كند.
- دبیرخانه ستاد پس از طبقه‌بندی مطالب مندرج در فرم‌ها و تطبیق مندرجات با عوامل استاندارد ارزیابی، گزارش‌های لازم را برای استفاده ستاد و مدیران و سرپرستان تهیه می‌كند.
- در پایان هر دوره به موازات جمع‌آوری فرم‌های ارزیابی، لیست رویدادهای شغلی اتفاق افتاده برای هر فرد نیز توسط جذب و نگهداری منابع انسانی تنظیم می‌شود و در اختیار دبیرخانه ستاد قرار می‌گیرد.
- این رویدادها تحت چهار سرفصل شامل: تشویقات، تنبیهات، تغییر شغل و آموزش‌ها دسته‌بندی شده و به ترتیب تاریخ وقوع در فرم مربوطه ثبت می‌شود.●زمان‌بندی و نحوه اجرای نظام ارزیابی عملكرد كاركنان
- تنظیم، دسته‌بندی و ارسال فرمهای ارزیابی عملكرد جهت كلیه معاونتها و مدیریت‌ها توسط دبیرخانه ستاد
- یكی از مهم‌ترین ضروریات اجرایی سیستم داشتن اطلاعات بهنگام از وضعیت شغلی كاركنان است. یعنی به ازای هر یك از كاركنان باید آخرین تغییر و تحولات در شغل مورد تصدی، واحد سازمانی، سرپرست و ارزیابی‌‌كننده، حوزه، مقامات مافوق ارزیابی‌كننده و غیره عمل شده باشد.
در ماه آخر هر دوره فرمهای مربوط به هر یك از واحدهای سازمانی، به تعداد كاركنان آنها توسط دبیرخانه ستاد آماده و صفحه اول آنها تنظیم و ارسال می‌شود.
تكمیل فرمها به وسیله ارزیابی‌كنندگان و اطلاع ارزیابی‌شوندگان از نمرات داده شده
دامنه امتیازات هر عامل بین صفر تا ۱۰ است كه در مرحله تعیین امتیازات ارزیابی‌كننده نمره هر عامل را به ترتیب زیر در ستون مناسب ثبت می‌كند.
امتیازات ۱۰ و ۹ در ستون عالی
امتیازات ۸ و ۷ در ستون خوب
امتیازات ۶ و ۵ و ۴ در ستون متوسط
امتیازات ۳ و ۲ در ستون ضعیف
امتیازات ۱ و صفر در ستون غیرقابل قبول
پس از دریافت فرم‌ها توسط دبیرخانه ستاد، امتیازات انضباطی (تنبیه، تاخیر، مرخصی بدون حقوق و غیبت) درج و نسبت به رفع اشكالات احتمالی اقدام می‌شود و فرم‌های تكمیل شده به امضای معاون / مدیر اداری و منابع انسانی می‌رسد. دبیرخانه ستاد ارزیابی عملكرد پس از محاسبه جمع امتیازات هر نفر و معدل امتیازات هر قسمت گزارش‌های لازم را تهیه می‌كند.
●هدف از تهیه گزارش وقایع حساس
ضروری است كه هر سرپرست پیش از ارزیابی نفرات زیر دستش بتواند به نحوی مجموعه عملكردها و استعدادهایی كه در طی دوره از طرف ایشان بروز داده شده است را در ذهنش مرور كند. با توجه به این امر كه معمولا در طی دوره ارزیابی ممكن است بسیاری از سوابق عملكرد مثبت یا منفی شاخصی كه افراد داشته‌اند در ذهن سرپرستانشان باقی نمانده باشد. فرایند پردازش گزارش وقایع حساس كاركنان در نظام پیش‌بینی شده است.
●هدف از تهیه اطلاعات رویدادهای شغلی
منظور از رویدادهای شغلی مجموعه رفتارهای متقابلی است كه سازمان درباره كاركنان خود اتخاذ می‌نماید.
این رویدادها تحت ۴ سرفصل : ۱ – تشویقات، ۲ – تنبیهات ، ۳ – تغییر شغل و ۴ – آموزشها دسته‌بندی می‌شوند و به طور منطقی می‌توانند نتیجه عملی ارزیابیهایی باشند كه از كاركنان در طول دوره‌های مختلف انجام گرفته است. هدف از تهیه اطلاعات مربوط به رویدادهای شغلی در حقیقت حفظ سوابق اقداماتی است كه سازمان درباره كاركنان خود انجام داده و تهیه گزارش از این سوابق در مورد هر فرد می‌تواند سازمان را در اتخاذ تصمیم در رابطه با وی یاری كند.
●روش محاسبه و استخراج نتایج ارزیابی
دبیرخانه ستاد پس از انجام بررسیهای لازم اطلاعات مندرج در دو فرم یاد شده را پردازش و محاسبات زیر را انجام می‌دهد:
●فرمول‌ها
درصد امتیازات عوامل ارزیابی :
مجموع امتیازات به دست آمده از ارزیابی
۱۰۰ * - - - - - - = درصد امتیازات
مجموع امتیازات درجات عالی عوامل ارزیابی
۲/۱ * مجموع درصدهای حاصل از ارزیابیهای دوگانه
- - - - - -- = ضریب عملكرد واحد
۱۰۰
مجموع ضریب عملكرد واحدهای تابعه
- - -- - - - = ضریب عملكرد حوزه
تعداد واحدهای تابعه
●سایر ویژگی‌های نظام
۱ – بر اساس ارزیابی هر دوره ۶ ماهه، حق جذب افراد به تبع ارزیابی تغییر می‌كند و جدولی مربوط به حق جذب وجود دارد كه از امتیاز حدود ۱۰۰ شروع و تا ۵۰۰ دامنه آن است و به تبع امتیازات ارزیابی، ارزش ریالی رقم حق جذب افزایش، كاهش و یا قطع می‌شود. و حتی در صورتی كه در یك دوره مشاغل عادی و كارمندی كمتر از ۱۲۰ امتیاز، مشاغل كارشناسی و روسا و سرپرستان ۱۳۰ امتیاز، مدیران ۱۴۰ امتیاز و معاونان ۱۵۰ امتیاز كسب كنند حق جذب برای یك دوره ۶ ماهه قطع می‌شود.
۲ – حق مسئولیت مشاغل مدیریت و سرپرستی (معاونان، مدیران، روسا و سرپرستان) در طرح شناور بوده و با توجه به دستورالعمل اجرایی ساختار و به تبع ارزیابی عملكرد، انتصابات مرتبط با نظام ارزیابی و شرایط احراز و شایستگی‌های لازم هر ۶ ماه یكبار افزایش و یا كاهش می‌یابد.
۳ – اگر امتیاز نهایی افراد دارای سمت سرپرستی و ریاست كمتر از ۱۳۰ سمت مدیریت كمتر از ۱۴۰ و معاونین كمتر از ۱۵۰ در طی دو دوره متوالی یا سه دوره متناوب باشد موجب تنزل سمت و در صورت استمرار لغو مسئولیت خواهد بود و چنانچه نمرات نهایی دوره‌های بعدی به حد نصاب برسد مجدد به سمت بالاتر منصوب می‌شوند كه در این حالت ممكن است معاونان با داشتن مسئولیت حوزه به سمت مدیر و مدیر با داشتن مسئولیت واحد به سمت رئیس و رئیس به سمت سرپرست تنزل یابد.
۴ – ارزیابی عملكرد با نظام آموزش شركت در ارتباط است و برای برنامه‌ریزی آموزشی از نتایج ارزیابی كاركنان برای سطوح مختلف و سمت‌های مختلف استفاده می‌شود .
۵ – نظام ارزیابی عملكرد، در اجرای ارتقاء ‌شغلی در همه سطوح موثر است. امتیاز نهایی هر یك از كاركنان در سطوح مختلف در سه دوره ماقبل از ارتقاء‌ نباید از حد نصاب لازم كمتر باشد. چنانچه امتیاز سه دوره ارزیابی ماقبل زمان ارتقا و معدل آن سه دوره از حد نصاب كمتر باشد، ارتقا فرد به حالت تعلیق درآمده و در صورت جبران در دوره بعد زمان ارتقا به بعد موكول و در صورت عدم جبران ارتقا متوقف می‌شود.
۶ – ارزیابی در ارتباط با نفرات برتر است به این صورت كه نفرات برتر كه بالاترین امتیاز را كسب نموده‌اند معرفی و مورد تقدیر قرار می‌گیرند و نفراتی كه امتیازاتی كمتر از حد نصاب كسب كرده‌اند نیز اقداماتی برای اصلاح آنها انجام و نهایتا در صورت تكرار در سه دوره متوالی و یا چهار دوره متناوب، اقدام انضباطی تا قطع رابطه كاری و یا عدم استفاده از اضافه كار، ماموریت و بعضی امكانات رفاهی صورت می‌پذیرد.
۷ – اثر دیگر ارزیابی عملكرد در پرداخت بهره‌وری و تحت عنوان پاداش ارزیابی عملكرد صورت می‌پذیرد و این امتیازات در پرداخت‌ها مورد عمل قرار می‌گیرد. كل سقف امتیاز از این بابت برای عوامل مختلف حدود ۸۰۰ تا ۱۰۰۰ است كه ۴۰۰ امتیاز آن از ارزیابی عملكرد حاصل می‌شود.
۸ – پرداخت فوق‌العاده مهارت و عملكرد به تبع ارزیابی عملكرد و افراد مشمول كه حد نصاب ارزیابی را كسب كرده‌اند از ۱۰ تا ۶۰ درصد مزد شغل را دریافت می‌كنند كه در هر دوره متناوب افزایش یا كاهش خواهد داشت.
۹ – قریب ۴۰ الی پنجاه درصد پاداش عملكرد سالانه یا سه ماهه بر اساس امتیازات ارزیابی عملكرد پرداخت می‌شود.
۱۰ – اثر دیگر در ارتباط با اقدامات رفاهی و پرداخت تسهیلات مختلف به كاركنان و همینطور اعطای تشویق‌ها، تضمین‌ها، پرداخت وام‌ها و حتی پرداخت كمك هزینه تحصیلی و هزینه اوقات فراغت و ... متاثر از این نظام و ارزیابی عملكرد كاركنان است. هنری فایول از محققان در رشته مدیریت می‌گوید: "مشكل فقدان اصول نیست اگر صرفا با اعلام این اصول می‌توانستیم آنها را برقرار كنیم در آن صورت در همه جا باید بهترین مدیریت وجود می‌داشت. باید قادر به استفاده از اصول باشیم. این هنری دشوار است كه به فراست، تجربه‌، تصمیم و دركی از تناسب نیازمند است". در پایان محوریت اساسی توانمندی را اشاره می‌كنم و باید گفت توانمندی برتر از قدرتمندی است و با توانمندی و با به كار بستن آن یقینا نقش‌آفرین خواهیم بود و سه محور اساسی چرخه طلایی توانمندی را یادآور می‌شویم. عشق به خود، عشق به دیگران و عشق به پروردگار
موسی بیات