جمعه, ۱۰ فروردین, ۱۴۰۳ / 29 March, 2024
مجله ویستا


مدیریت زمان


مدیریت زمان
در محدوده كره زمین، جایی كه به دلیل راحتی كاربرد، عملاً در زندگی خود به جای فیزیك نسبیت، از فیزیك نیوتنی استفاده می كنیم ،نمی توانیم از زمان پیشی بگیریم یا لااقل تاكنون نتوانسته ایم، و زمان كش نمی آید. در زندگی ما وقت زیادی تلف می شود. زمانی را كه می توانیم برای انجام كارهای مفید صرف نموده و بازده زندگی خود را بیشتر كنیم.شاید اندیشیدن به مفهوم تسلط بر زمان یا مدیریت زمان در نظر بعضی محال و غیرعملی جلوه كند، اما صادقانه بیندیشیم كه علیرغم مشكلاتی كه در حال حاضر با آنها دست به گریبان هستیم، همین تمایل هر یك از ما به انجام دادن كارها به روشی بهینه، با مسأله مدیریت وقت و زمان ارتباط مستقیم دارد. همچنین بعدی از ابعاد بهره وری مسأله بهره وری زمان انجام كارها، استفاده صحیح از زمان و زندگی كردن با نگرش صرفه جویانه به زمان است. شاید این عبارت را شنیده باشید كه «اگر از وقت خود خوب استفاده كنیم، همیشه برای انجام كارهای خود وقت كافی خواهیم داشت.» و این ربطی به این كه در كشور ما چقدر از وقت هر یك از ما در ترافیك یا پشت چراغ قرمزها تلف می شود، ندارد. چرا كه به هر حال در هركجا كه باشیم مسئول استفاده صحیح از تمام منابع خود به خصوص وقت و زمان عمر خود هستیم.در فرهنگ یوگا، میزان عمر را مرتبط با میزان تپش قلب و تنفس موجود زنده می دانند و معتقدند كه عمر همه موجودات ثابت و مشخص بوده و برابر است و آن عمر عبارت از تعداد معینی تپش قلب و تنفس هر موجود زنده است. حالا بعضی از موجودات زنده مثل مرغ مگس خوار با ضربان قلبی در حدود ۳۰۰ بار در دقیقه عملاً زمان كمتری زنده هستند تا یك فیل با ۳۰ بار ضربان قلب در همان زمان، البته تحقیقات پزشكی جدید نیز درستی و صحت این نظریه را مورد تأیید قرار می دهد. شاید ذكر این نكته خالی از فایده نباشد كه بهره وری هر یك از ما از عمر و وقتمان ارتباط مستقیمی با هیجانات و تنش های عصبی دارد كه با آن دست به گریبان هستیم و این توجیهی است برای بالا بودن میزان سكته قلبی و مرگ و میر زودرس در میان افرادی كه به دلیل تخصص و مسئولیت ارزش زیادی برای جامعه دارند و عمدتاً در رده های مدیریتی از هر نوع، علمی تا اقتصادی و بازرگانی انجام وظیفه می كنند.اگر مدیریت را به مفهوم رهبری، هدایت صحیح نیروها و مصرف به جای منابع موجود بدانیم، هر یك از ما بدون توجه به موقعیت زمان، خواه كشاورز باشیم، یا متخصص، یا مدیر یك سازمان تجاری، در درجه اول مدیر وقت، عمر و نیروی خود هستیم.
حتماً تاكنون شكایاتی از این قبیل داشته یا شنیده اید كه:
- با توجه به حجم روزافزون كارهای ارجاع شده، هیچ تعجبی ندارد كه نمی توانم كارهایم را به روز برسانم.
- باز هم ناچارم روز تعطیل خود را هم به كار اختصاص دهم.
- برای آن كه یك كار معین را انجام دهد، باید چندین بار به او یادآوری كنم.
- او از من خواست كه گزارشم را دوباره تنظیم كنم. چرا از اول نمی گوید كه در چه موردی گزارش می خواهد.
آیا در همین هفته گذشته تعابیر و كلمات مشابهی را نشنیده اید؟ چرا تمام این گلایه ها شبیه به هم به نظر می رسند؟ و چرا تا این حد در ارائه پاسخی صحیح و كارگشا فرو می مانیم؟ به نظر می رسد كه تمام این شكایات اساساً به این امر مربوط می شود كه ما چگونه وقت و زمان خود را سازماندهی و مدیریت می كنیم و ضعف سازماندهی عمومیت دارد و دست آخر می بینیم كه این كار خیلی ساده شامل تعیین اهداف، تعیین اولویت ها، برنامه ریزی و از همه مهمتر، انجام كارهاست و اگر این ضعف مدیریت و ضعف در مقابل زمان تا این حد عمومیت دارد فقط و فقط ثابت می كند كه هر یك از ما می توانیم و باید متخصص مدیریت زمان خود باشیم.
زمان به عنوان یك منبع پایان پذیر
در درجه اول باید به خاطر بیاوریم كه زمان یك منبع قابل توجه و حیاتی است! یا به عبارت دیگر وقت طلاست. نیازهای ما، نژاد، سطح اجتماعی، جنس و سن ما یا هر گونه وجه تمایز دیگرمان، هر چه باشد برای هر یك از ما، زمان یك عامل اساسی و مهم و محدودكننده در رسیدن و دستیابی به هر هدفی است. نمی توانید آن را كرایه كنید. بخرید و یا اجاره دهید! در عین حال بیش از ۲۴ ساعت در هر شبانه روز نمی توانید داشته باشید و هرگز نمی توانیم بر حسب مفاهیم اقتصادی، منحنی افزایش زمان نسبت به روز را رسم كنید. ذخیره هر یك از ما از زمان كاملاً غیر الاستیك است. بدون توجه به این كه نیاز شما تا چه حد فوری و ضروری است. نه می توان آن را ذخیره كرد و نه میزان آن را طبق نیاز روز افزونتان افزایش دهید. زمان تماماً و كاملاً كالایی تجدیدناپذیر است. نمی توان آن را در فریزر، گاوصندوق بانك یا هر جای محفوظ دیگر ذخیره كرد، یا به طرق مختلف مصرف آن را مشابه روش به كار رفته جهت مقابله با روند فرسایش خاك آهسته نمود. زمان جابه جایی ناپذیر است. هیچ چیز دیگری جایگزین آن نمی شود. برخلاف پلاستیك ها و برخلاف جایگزینی روبوت ها به جای نیروی انسانی.از لحاظ بیولوژیك، ما انسانها برای مدیریت زمان به خوبی سازماندهی نشده ایم. در یك اتاق كاملاً تاریك و دربسته كه از پنج حس خود محروم می شویم به زودی حس گذر زمان را از دست می دهیم. بسیار جالب است كه احساس ملالت و كسالت یا بیكاری زمان را طولانی می كند و هیجان ها و ضرب الاجل ها آن را كوتاه می سازند. بسیار عجیب است كه برعكس سطح بیكاری روزافزون كشورها و نیاز روزافزون افراد بشر به استراحت بیشتر و كاهش ساعات كار، بسیاری از مدیران هنوز ساعات متمادی كار می كنند و از عواقب نبردی بی رحمانه برای انجام همه كارها به دست خودشان آسیب می بینند و رنج می كشند.
زمان و دنیای در تغییر
زمینه كار مدیریت سریعاً تغییر می یابد. بنابراین در عین این كه باید بتوانیم به عنوان یك مدیر وظایف اساسی خود را در حال حاضر انجام دهیم، باید بتوانیم خود را با دنیایی كه سریعاً در حال تغییر است وفق داده و باید مفاهیم جدیدی را یاد گرفته و مفاهیم دیگری را فراموش كنیم و برای انجام تمام این كارها باید زمان و وقت خود را خوب و دقیق سازماندهی و مدیریت كنیم تا بتوانیم از عهده دنیای جدید شجاعمان(۱) برآییم.
مدیر یك شعبه بانك به عنوان مثال، مسئول فروش انواع خدمات گوناگون به مشتریانی بسیار متنوع، حقیقی و حقوقی می باشد. آن هم در بازاری بسیار پیچیده كه رقابت هر روز در آن شدیدتر می شود و در عین حال باید خود را با نوآوری های بسیار پیچیده تكنولوژی سازگار كند. چنین وضعی فقط اختصاص به این شخص با این شغل ندارد. زمینه كاری هر یك از ما با چنین تغییرات شدیدی روبه روست، یا در آینده با آن مواجه خواهیم شد. در عین حال، در تحلیل نهایی مسأله، این مسئولیت شخصی هر یك از ما است كه خود را جهت استفاده صحیح از زمان متعهد كنیم تا از عهده چنین تغییراتی برآمده و به موفقیت های مناسب دست یابیم.راجع به سه نفر، ترجیحاً سه مدیر كه می شناسید فكر كنید. با استفاده از جدول یك، چهار زمینه كار و پیشرفت برای هر یك بنویسید كه باور دارید به آنها كمك می كنید تا به نحو مؤثرتری عمل كنند.
به این ترتیب شما اولین قدم را برای تمرین مدیریت زمان برداشته اید. با انجام كارهایی مثل سازماندهی كارها، برگزاری ملاقات ها، بازدید ها، خارج كردن چیزهای غیرضروری از روی میز كارها، مشاوره دادن و ...
نتایج یك تحقیق روی بیش از ۱۳۰۰ مدیر در اروپا نشان می دهد كه ضعف عمومی، ضعف در اولویت گذاری است. علی رغم ساعات طولانی كار، تنها ۴۷ درصد زمان واقعی كار به فعالیت های مدیریتی اختصاص دارد. قسمت اعظم زمان باقی مانده، صرف انجام كارهای كارمندان زیردستشان می شود. كارهایی آشنا و بسیار كم خطرتر غیرمدیریتی كه مدیران طی سالها كار عادت كرده اند انجام دهند. هزینه زمان تلف شده مذكور رقمی معادل ۲۰۰۰۰ پوند در سال است. البته به استثنای هزینه های استخدام و آموزش كه معادل ۸۵ پوند در روز یا ۱۱ پوند در ساعت است. كه نیاز شدید به استفاده بهینه از زمان و تغییر رفتار را آشكار می سازد. پس به خاطر بسپارید كه زمان كافی برای تكمیل مهمترین موضوعات یا به عبارت بهتر اصلی ترین وظایف تان باید كنار بگذارید.اكنون به بررسی شش موضوع كه به فهمیدن چگونگی استفاده هر یك از ما، از زمان كمك می كند،می پردازیم.
اهداف
چه هدفهایی را برای زندگی خود تعیین كرده اید؟ آیا تاكنون به این موضوع اندیشیده اید؟ باید در این مورد صریح برخورد كنید. اگر تاكنون اهدافتان را معین نكرده اید، برای یك بار هم كه شده، هم اكنون آنها را روی كاغذ بیاورید. با نوشتن اهداف، آنها را كشف می كنید. بله، كشف می كنید كه دقیقاً چه می خواهیم و انگیزه تان در رسیدن به اهداف تقویت می شود و استفاده دقیقه به دقیقه شما از زمان معنا می یابد. اهداف زندگی هر شخص با دیدگاه ها، مقاصد و اعتقادات وی ارتباط تنگاتنگ دارد. پاسخ به سؤالات زیر كمك می كند تا به روشی كه طبق آن زمان و وقت خود را مورد استفاده قرار می دهید، تمركز یابید.- دوست دارید سه سال آینده كجا باشید؟ و در آن موقع دوست دارید وضعتان چقدر با امروز متفاوت باشد؟
- اگر به یقین می دانستید كه تا شش ماه بعد در اثر حادثه ای ناگهانی خواهید مرد، تا آن موقع چگونه زندگی می كردید؟
و اكنون:
- ده سال پیش كجا بودید؟
- دوستان و معاشرین شما چه كسانی بودند؟
- اگر كسی آن موقع از شما می پرسید «ده سال بعد چه وضعی خواهید داشت، چه پاسخی می دادید؟
- آیا امروز همان وضع را دارید؟
- به نظر خودتان امروز را چگونه باید بگذرانید تا فردایی مناسب داشته باشید؟
- آن فردای مناسب را چگونه ترسیم می كنید؟
به خاطر بسپارید كه هدف گذاری یك فعالیت همیشگی است كه مطمئناً نیازمند به روزآوری اهداف، ثبت و اولویت گذاری و دوره و مرور منظم هر دو نوع اهداف كوتاه مدت و بلند مدت می باشد. دست كم هر شش ماه اهداف خود را مرور كرده و آنها را (در صورت نیاز) مورد اصلاح قرار دهید. چرا كه با حركت در مسیری منظم ممكن است متوجه شوید دیگر اهدافی را كه ثبت نموده بودید، آن ارزش اولیه را ندارند و نیازمند اصلاح آن هستید.
وقتی كه اهداف و موضوعات كلیدی زندگی خود را روی كاغذ بیان كرده و آنها را تحلیل می كنید، سعی كنید از تناقض یا تضاد بین اهداف یا قیاس نادرست به هر شكلی، آگاه بوده و از آنها اجتناب كنید. به زبان ساده تر ممكن است رسیدن به دو هدف در كنار هم در یك دوره زمانی غیرممكن باشد. برای مثال، اگر هدف شغلی تان رسیدن به مقام مدیریت عامل شركت تجاری است كه در حال حاضر كارمند آن هستید، آگاه باشید كه این هدف با هدف گذراندن وقت بیشتر در كنار خانواده هماهنگ نیست، همچنین مورد علاقه و احترام همگان واقع شدن با داشتن اعتقادات قوی كه شما را منحصر به فرد می سازد در تضاد می باشد. به فهرست اهداف زندگی تان نگاه كنید تا چنین تناقضاتی را كشف نمایید. اما در عین حال هرگز ثبت اهداف و كوشش برای دست یافتن به آن ها را فراموش نكرده و دست برندارید.
به طور خلاصه، یك فهرست اهداف باید شامل انواع زیر باشد:
۱- هدف شغلی
۲- هدف مالی
۳- هدف سلامتی و تندرستی
۴- هدف اجتماعی
۵- هدف مذهبی
۶- هدف خانوادگی
البته خودتان می توانید فهرست را كامل تر نمایید.
حوزه های اساسی فعالیت
چگونه حوزه های اساسی فعالیت خود را تعریف می كنید؟ منظور از حوزه های اساسی، موضوعاتی است كه در حین فعالیت شغلی با آن ها برخورد كرده و باید در آن زمینه ها كار كنید. ابتدا باید بدانید در طول روز واقعاً چه كارهایی انجام می دهید و چگونه؟ با استفاده از كارنامه زمان، روز این موضوع روشن می شود. البته می توانید مستقیماً به جای تعیین حوزه ها از كارنامه، آن ها را روی كاغذ بیاورید. البته اگر واقعاً بر چگونگی و گذر زمان در طول روز آگاهی دارید اطلاعات اولیه برای مشخص كردن حوزه ها را می توانید با پاسخ به پرسشهای زیر فراهم آورید؟
- هدف شركت یا سازمان چیست؟
- در چه زمینه ای فعالیت می كند؟
- به عنوان یك شركت یا سازمان به چه چیزهایی نیاز داریم تا در عرصه فعالیت باقی بمانیم؟
- برای اجرای دو برنامه پنج ساله متوالی در سازمان خود به چه چیزهایی نیازمندیم؟
- در پایان ده سال به چه اهدافی دست می یابیم؟
- روی چه قسمت هایی مستقیماً نظارت دارم؟
- اهداف قسمت من چیست؟
- اهداف كاری خودم چیست؟
- چه كارهایی را باید با مشاركت همكاران و زیر دستانم انجام دهم تا به اهداف قسمت دست یابیم؟
- چه كسانی در این اختیارات یا در نحوه اعمال آن ها دارای نقش و اثر هستند.
- انتظارات من از آن ها چیست؟
- انتظارات زیر دستانم از من چیست؟
- چگونه می توانم عملكرد خود را افزایش دهم؟
علاوه بر این پرسش ها، اطلاعات قبلی و شخصی هم می توانند مؤثر باشند. اطلاعاتی مثل:
- شرح وظایف شغلی شما یا همكاران: اما متوجه باشید كه این شرح وظایف ممكن است قدیمی یا ایستا بوده و نتواند چیز زیادی راجع به اولویت های حال حاضر به شما بگوید.
- ارزش یابی و نتایج مصاحبه شغل كه نقاط قوت و ضعف شما یا زیردستانتان را در رسیدن به اهداف نشان می دهند.
- مشاورانی كه به شما یاری خواهند داد تا نحوه استفاده از زمان خود را بهینه سازی كنید. با توجه به نحوه تفكر و شخصیت شما و بررسی های آنها در این مورد.
- اهداف شركت یا سازمان با استفاده از مقالات، مجلات و نشریات داخلی و اعلامیه های سازمان بر می آید.
- مجلات تخصصی حرفه شما؛ حاوی اطلاعات عملی و مفید در مورد شركتها و مدیرانی كه زمینه كاری مشابه دارند.
- نقشه های زندگی و اهداف شخصی خودتان، شما در واقع طی زندگی به چه اهدافی می خواهید برسید؟
همان گونه كه پس از این خواهیم دید، مانند تقسیم بندی كارنامه زمانی، حوزه اساسی شما نیز باید تعدادی مشخص و قابل قبول و كنترل باشند. این تقسیم بندی باید عمل گرا بوده و كلیه وظایفی كه بر عهده دارید پوشانده و نیز جامع و مانع تعریف شده باشند.
به عنوان مثال، مدیریت یا معاونت یك بانك را در نظر بگیرید، حوزه های اساسی فعالیت چنین شغلی می تواند چنین باشد:
- روابط با كارمندان/ كارایی/ آموزش و توسعه/ انگیزش/ واگذاری اختیارات و نظارت
- افزایش سود/ اجرای نقشه ها/ بودجه بندی/ نظارت بر اعتبارات/ كارهای روتین/ كارهای احتمالی
- ارباب رجوع، مشتریان/ محاسبات (خرد و كلان، نگهداری و توسعه)
- زمینه های كار تجاری جدید/ مشتریان تازه/ افق های جدید
- اطلاعات بازار محلی (رقبا، مشتریان بالقوه)
- فرضیه های جدید در زمینه های نگهداری و تعمیرات، نگهداری ابنیه، ابزار، فنون تجارت، امنیت
- همگرایی و هم محوری درون سازمان/ ارتباطات (سایر رؤسا، شعبات)
سررسیدها و نیاز به اطلاعات
شما به سیستم یا روشی برای حفظ اطلاعات مهم و نیز دسترسی سریع به آن نیاز دارید. به غیر از سیستم های بایگانی مختلف كه برای حفظ اطلاعات ایستا به خوبی طبقه بندی شده اند. به تركیبی از دفتر یادداشت/ سررسید/ سازمان دهنده كه براساس اصول مدیریت زمان طراحی شده نیازمندید. اكثر سررسیدها كه در ابتدای سال جدید خریداری می شوند برای هر كاری به غیر از ثبت قرار ملاقات نارسا هستند.
از خود بپرسید، به چه اطلاعاتی همیشه نیازمندم؟ این اطلاعات می توانند:
- قرار ملاقات ها، مهلت های زمانی
- اهداف: كه باید در آینده به آن ها دست یافت.
- ایده ها و نقشه های جدید.
- حوزه های اساسی فعالیت كه باید در معرض دید و در ذهن قرار بگیرند.
- تاریخ تولدها، امتحانات و كارهای تفریحی
- نقشه كشورها و جداول زمانی.
- كتاب هایی كه باید خوانده شوند و فیلم هایی كه باید دیده شوند و مكان هایی كه باید بازدید شوند.
- قیمت ها، بودجه و مسایل تجاری.
- كارهایی كه مسئولیت آن را به زیر دستان واگذار كرده اید باشند.
انتخاب یك سررسید
هنگام انتخاب سررسید از خود سؤال كنید:
۱- چه اندازه ای برای من مناسب است؟ اندازه ها از جداول بزرگ دیواری تا سررسیدهای رومیزی با قطع A۴ تا سررسیدهای جیبی (حدود ۱۵*۱۰ سانتی متر) متغیرند. در عین حال از استفاده همزمان از دو یا چند سررسید با هم برحذر باشید! طراحی سررسیدها ممكن است حاوی یك روز یا هفت روز در صفحه باشند یا یك ماه در صفحه. استفاده از سررسیدهای كلاسوری كه مخصوص مدیران طراحی شده اند به شما كمك می كند سیستمی را ایجاد كنید كه برای شما كار كند. بعضی از طراحی های مفید در شكل مشاهده می شوند.
۲- سررسید من حاوی چه اطلاعاتی باید باشد؟ سررسیدهای سنتی معمولاً حاوی اطلاعات استانداردی هستند كه ممكن است مفید باشند. شاید هم نه! نقشه متروی شهر لندن یا آدرس فرودگاه های اروپا برای كسی كه قصد ندارد طی سال جاری ایران را ترك كند. فاقد ارزش است سررسیدهایی كه براساس اصول مدیریت زمان طراحی شده اند. گنجی از اطلاعات را به شما عرضه می دارند و شما می توانید از آنها، آنچه را كه به دردتان می خورد برگزینید.
در این مرحله باید توقف كرده و سیستم مورد استفاده خود را از نظر گذرانده و قضاوت كنید كه آیا كافی و جامع بوده است؟ اگر دایماً در حال شكار تكه های كاغذ، رسیدن به قرار ملاقات ها با تأخیر گم كردن ایده ها، خود را غافل گیر می كنید، باید برای تغییر آماده شوید. اما در عین حال از كمال گرایی مطلق برحذر باشید. چرا كه ممكن است زمان بسیار زیاد و ارزشمندی را برای حفظ یك سیستم كامل صرف كنید، بدون آن كه عملاً به چیزی بیش از آن اطلاعات دست یابند.
اولویت گذاری
با هر سیستم و هر سررسیدی كه مسلح باشید، بسیار لازم است كه فهرست فعالیت های روزانه خود را تهیه كنید. برای بسیاری، بهترین كار این است كه تهیه فهرست روزانه باشد. خواه بلافاصله بعد از تمام شدن ساعت كار یا قبل از رسیدن فردا. اگر بخواهید می توانید فضای ذهنی مورد نیاز را با ده دقیقه زودتر رسیدن به محل كار یا دو دقیقه دیرتر خارج شدن ایجاد كنید.اگر بر مسیر زندگی تسلط بیشتری حس می كنید می توانید فهرست را هفتگی یا حتی ماهانه تهیه كنید. اما به هر حال فهرست خود را همیشه براساس نقش و سمت خود در محل كارتان تهیه كنید. آنچه ممكن است كسالت آور یا تهدید كننده به نظر برسد، این است كه فهرست شما حاوی فعالیت هایی است كه بیش از زمان شما را می طلبد. اما عقب نشینی نكنید در این مرحله به اولویت گذاری نیازدارید.سیستم زیر را مورد توجه قرار دهید: A برای كارهای با بیشترین اولویت، B درجه دوم، C كارهای نه چندان مهم. A معمولاً سخت ترین، پیچیده ترین و مشكل است و نیز مهم ترین كار! C اغلب كم اهمیت است و آسان ولی وقتی از فهرست خط می خورد تأثیرگذار است. اما توجه كنید: با A شروع كنید نه با C یا Z ! به A نگاه كنید. ممكن است بخواهید دوباره اولویت گذاری كنید. (...، A۲، A۱) و بعد شروع كنید تا به ارتباط بین كارها برسید. از حالا شما باید انجام اهداف و مربوط كردن آن ها را شروع كنید. این كار قدری آشفته می نماید. اما نیمكره های راست و چپ مغز شما روی روش های سریع و مؤثر انجام كارها، كار خواهند كرد. اگر روش ABC مؤثر واقع نشد با روش MSC شروع كنید و اولویت گذاری نمایید:
كارهایی كه حتماً باید انجام شوند.
كارهایی كه می بایست انجام شوند.
كارهایی كه می توانند انجام شوند. (اگر وقت باشد)و از ایجاد چنین فهرست اولویت و تعداد غیرقابل شمارشی از كارهای اولویت دار و تغییرات مداوم بپرهیزید.

مهرداد جهاندیده كاظم پور
منبع : روزنامه همشهری


همچنین مشاهده کنید