کاربری فناوری اطلاعات در آرشیوهای ملی

امروزه، اطلاعات، به یك محصول مهم اجتماعی _ اقتصادی ارزشمند، در سراسر جهان تبدیل شده است. از اطلاعات، برای سامان دهی توسعه اجتماعی _ اقتصادی و فرهنگی ملت ها، به عنوان وسیله ای موثر، استفاده می شود. به همین دلیل برنامه ریزان، سیاستگذاران، دولتمردان و تصمیم گیران، بر این باورند كه اطلاعات، شالوده اصلی و اساس «تصمیم سازی» و نهایتا «تصمیم گیری» است. دولت ها، مقوله اطلاعات را،‌ به عنوان ابزار اجتماعی «تمدن» و اقتصاددانان نیز، «اطلاعات» را به عنوان منبع «تجزیه و تحلیل» موضوعات اقتصادی، قلمداد می كنند. چنین اطلاعات باارزشی، در پایگاه های مختلفی چون آرشیوهای ملی دیگر و مراكز اسنادی، كتابخانه ها، بانك های اطلاعات و دیگر مراكز اطلاعاتی، یافت می شود. در آرشیوهای ملی، مواد مختلف آرشیوی، از كاغذی گرفته تا دیگر حامل های اطلاعاتی، نگهداری می شود؛ این مواد، حاصل فعالیت های روزمره مردم است كه پس از طی چرخه ای طولانی سرانجام، سر از آرشیو ملی در می آورند. در گنجینه اسناد ملی ایران، اطلاعات فراوانی وجود دارد كه باید به صورت نظام یافته و سیستماتیك، پردازش و طبقه بندی شود تا كاربران، به سهولت بتوانند به آن دسترسی پیدا كنند. برای سامان دهی این اسناد، نیازمند «فناوری اطلاعات» هستیم كه آن هم، وابستگی تام به فناوری «ارتباطات و رایانه» دارد. بنابراین، كاربرد فناوری اطلاعات در سامان دهی اسناد ملی و تاریخی، ضرورتی گریزناپذیر است. مزایای «فناوری اطلاعات» را در آرشیوها (اعم از آرشیو ملی یا دیگر مراكز اسنادی)، می توان این گونه خلاصه كرد:
الف _ در مراكز آرشیوی، چرخه و فرایند هر عمل، مثلا گردآوری اسناد، ذخیره سازی اطلاعات و غیره، به صورت سنتی ممكن است چندین بار تكرار شود. در حالی كه تمامی این امور، با «فناوری اطلاعات»، فقط یك بار انجام می شود. بنابراین در وقت، نیروی انسانی و سرمایه، صرفه جویی مناسبی صورت می گیرد.
ب _ سرعت عمل، یكی از شاخص های مهم در طبقه بندی اطلاعات آرشیوی است. كارشناسان، برای پردازش و سامان دهی میلیون ها برگ سند، در كار طبقه بندی آنها، نیازمند سرعت عمل هستند. فناوری اطلاعات، در این باره تنها راه حل معقول و منطقی است. فرایند سریع پردازش اطلاعات، در وقت آرشیویست ها و پژوهشگران، صرفه جویی فراوانی به ارمغان می آورد و بهره برداران و كاربران اسناد، شعار دیرینه «وقت طلاست» را، با دستیابی به فناوری اطلاعات، بهتر درك می كنند. مهم ترین كاربرد فناوری اطلاعات، در آرشیوهایی است كه اطلاعات را به سراسر دنیا منتقل می كنند؛ به گونه ای كه جایگاه فیزیكی آرشیوها، دیگر چندان مهم نیست و سند، در هر كجای دنیا كه باشد، می توانند در دسترس جویندگان قرار گیرد. بدیهی است كه محقق، نمی تواند به تمام پایگاه های آرشیوی دنیا سركشی كند و اگر هم بتواند، اینكار مستلزم صرف وقت و هزینه های فراوانی است؛ در حالی كه فناوری اطلاعات،‌ این امكان را فراهم می آورد كه پژوهشگر، به سرعت به همه جای دنیا، دسترسی داشته باشد و اطلاعاتی را كه نیاز دارد، به دست آورد؛ و سرانجام این كه، امور مهم دیگری از جمله تهیه فهرستگان اسنادی و ماخذشناسی كنترل اطلاعات آرشیوی و اسنادی نیز، به وسیله كاربرد فناوری اطلاعات، با دقت و سرعت بیشتری، امكان پذیر است. امید است كه با تلاش جدی و همه جانبه و نیز با تخصیص اعتبار و بودجه مورد نیاز به این امر خطیر، به زودی شاهد كاربرد گسترده «فناوری اطلاعات»، در گنجینه اسناد ملی و نهایتا تحولی جدی در امر اطلاع رسانی اسنادی در كشورمان باشیم.

منبع : سایر منابع