ملاحظاتی در باب «خدمات تحویل مدرک»

مقدمه
یكی از خدمات مهم كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رسانی تهیه اصل مدرك مورد نیاز استفاده‌كنندگان است. در واقع هنگامی كه بهره‌گیر با مطالعه چكیده مقاله‌ای و یا ملاحظه عنوان مدركی خاص نیازمند دریافت اصل مدرك مربوطه می‌شود، وظیفه مراكز اطلاع‌رسانی است كه به این نیاز پاسخ گویند. بدین منظور ساز و كارهای خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرد تا این خدمت هم به ‌نحو مطلوب و كارآمد و هم به گونه‌ای از لحاظ اقتصادی ارزان‌تر انجام شود. این امر در خصوص مداركی كه از مراكز خارجی تهیه می‌شود بسیار قابل توجه است. كاركنان بخش خدمات تحویل مدرك بایستی آگاهیهای لازم را در این زمینه كسب نمایند تا سازمان مادر از این بابت متضرر نگردد و محققین نیز به نحو مطلوب به مدارك مورد نیاز خویش دسترسی پیدا كنند. بنابراین كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رسانی لازم است كاركنان خود را با ساز و كارهای خدمات تحویل مدرك و شیوه‌های اجرایی آن آشنا نمایند. در بخش خدمات تحویل مدرك نیاز به افرادی كه بتوانند این خدمت را به شیوه‌ای مؤثر و كارآمد ارائه نمایند، بیشتر احساس می‌شود. علاوه بر این آموزشگران و پژوهشگران بسیاری از مراكز آموزشی و پژوهشی نیاز به دریافت چنین خدماتی دارند. لذا در نظر گرفتن چنین بخشی و تربیت كتابداران برای ارائه چنین خدمتی از ملزومات كار اطلاع‌رسانی است.
مفاهیم، تعاریف و سیر تحول تحویل مدرك
خدمات تحویل مدرك یكی از روشهای فراهم‌آوری اطلاعات است و فراهم‌آوری اطلاعات از مهم‌ترین و حساس‌ترین عملیات كتابخانه‌ای است. اصولاً كتابداری و اطلاع‌رسانی بر چهار وظیفه اصلی زیر استوار است:
الف. شناخت دانش
ب. گردآوری دانش
ج. مدیریت و سازماندهی دانش
د. اشاعه دانش
خدمت فراهم‌آوری اطلاعات به وظیفه گردآوری دانش باز می‌گردد. اصطلاحنامه كتابداری واژه فراهم‌آوری را این‌گونه تعریف می‌كند: ”فراهم‌آوری عبارت است از انتخاب و جمع‌آوری كتاب و دیگر مواد كتابخانه‌ای از راه خرید، مبادله و یا قبول هدیه و ثبت آنها (سلطانی، ۱۳۷۹: ۲۳۳). استلا كینن در فرهنگ فشرده علوم كتابداری و اطلاع‌رسانی در‌باره فراهم‌آوری می‌گوید: "فرآیند فراهم‌آوری [عبارت است از] فراهم‌آوری كتاب و دیگر منابع برای كتابخانه‌ها یا مراكز اطلاع‌رسانی"(كینن، ۱۳۷۸: ۱). فراهم‌آوری اطلاعات از عوامل سه‌گانه زیر تأثیر می‌پذیرد:
الف. كمبود فضا
ب. حجم زیاد انتشارات
ج. محدودیتهای مالی برای عملكرد صحیح در قبال عوامل مؤثر بر فراهم‌آوری، كتابداران راه‌حلهایی را در پیش می‌گیرند كه به ترتیب زیر به آنها اشاره می‌شود:
الف. امانت بین كتابخانه‌ای
ب. اشتراك در خرید منابع
ج. استفاده از فنآوریهای نوین اطلاع‌رسانی در خدمات اطلاع‌رسانی
د. استفاده از منابع ‌رایگان در محیط وب و سایر بخشهای اینترنت
ه. استفاده از خدمات تحویل مدرك
خدمات تحویل مدرك، نسخه‌برداری از مدرك یا تهیه نسخه الكترونیكی آن به منظور ارسال به شركتها یا مؤسسات خارج از سازمان مربوطه جهت انتفاع و یا دریافت هزینه عملیات می‌باشد (محسنی، ۱۳۸۲: ۲۵۳). دانشنامه كتابداری امانت بین‌كتابخانه‌ای را بدین شكل تعریف كرده است: ”ترتیب همكاری میان كتابخانه‌ها كه طی آن یك كتابخانه می‌تواند مواد كتابخانه دیگر را به امانت بگیرد (سلطانی، ۱۳۷۹: ۲۶). امانت بین‌كتابخانه‌ای به مواردی اطلاق می‌گردد كه مواد و منابع اطلاعاتی در فرآیند آن عودت داده می‌شود، در حالی كه خدمات تحویل مدرك مربوط به مواردی است كه در فرآیند آن منابع اطلاعاتی ارسال شده عودت داده نمی‌شود، مانند نسخه‌برداری از مقاله‌های مجلات. در مورد اینكه آیا امانت بین كتابخانه‌ای و خدمات تحویل مدرك یكی هستند و یا دو امر مجزا، و در هر صورت چه ارتباطی می‌توانند و یا باید با هم داشته باشند نظرات گوناگونی وجود دارد كه اهم آنها عبارت‌اند از:
الف. برخی معتقدند امانت بین كتابخانه‌ای جزئی از خدمات تحویل مدرك است.
ب. برخی دیگر معتقدند تحویل مدرك جزئی از امانت بین‌كتابخانه‌ای است.
ج. و عده‌ای معتقدند این دو فعالیت از هم متفاوت‌اند و هر یك هویتی مستقل دارند.
در نهایت لازم به ذكر است كه دو فعالیت خدمات تحویل مدرك و امانت بین كتابخانه‌ای كه دو روش اجرایی در راستای فراهم‌آوری مواد هستند شباهتهای زیادی با هم دارند. در هر صورت نتایج حاصله از فعالیتهایی نظیر امانت بین كتابخانه‌ای و تحویل مدرك همچون فعالیتهایی نظیر اشتراك منابع و خرید و دریافت هدیه باعث توسعه مجموعه می‌گردد. دائرهٔالمعارف كتابداری و اطلاع‌رسانی آمریكا توسعه مجموعه را به شرح زیر تعریف می كند: ” انواع فعالیتهایی كه به گسترش مجموعه منجر می‌شود. این فعالیتها عبارت‌اند از: تدوین و هماهنگی سیاست انتخاب، بررسی نیازهای استفاده‌كنندگان واقعی و بالقوه، بررسی استفاده از مجموعه، تعیین نیازهای مجموعه، انتخاب منابع اطلاعاتی، برنامه‌ریزی اشتراك منابع و حفاظت و نگه‌داری مجموعه و وجین آن“ (محسنی، ۱۳۷۷: ۶۱-۶۴).
سیر تاریخی تحول خدمات تحویل مدرك
در دهه‌های ۷۰ و ۸۰ میلادی تهیه نسخه‌ای از منبع اطلاعاتی و ارسال آن برای كتابخانه‌ها و مراجعان، دیگر به جای امانت، فعالیت عمده و اصلی كتابخانه محسوب می‌شد. در دهه ۹۰ گرایش اصلی در خدمات تحویل مدرك از نسخه‌برداری و ارسال برای متقاضی به سمت انتقال مدارك مورد نیاز با استفاده از فنآوریهای جدید نظیر نمابر و رایانه گرایش پیدا كرد. دیوید جی. براون مراحل توسعه خدمات تحویل مدرك را به ۸ مرحله تقسیم نموده است:
مرحله اول: امانت بین كتابخانه‌ای
مرحله دوم: تحویل مدرك رسمی
مرحله سوم: كارگزاران پایگاههای اطلاعاتی پیوسته
مرحله چهارم: ظهور خدمات CAS-IAS
مرحله پنجم: خدمات توسعه یافته CAS-IAS
مرحله ششم: ناشران عمده مجلات
مرحله هفتم: خدمات تحویل مدرك سفارشی
مرحله هشتم: مجلات الكترونیكی
این مراحل نشان‌دهنده آن است كه از یك طرف فنآوریهای نوین ارتباطی به‌ویژه اینترنت بر خدمات تحویل مدرك تأثیرات فراوانی گذاشته و از سوی دیگر خدمات تحویل مدرك نیز بر شیوه‌های مجموعه‌سازی، و مجموعه‌سازی بر نحوه فعالیت كتابخانه‌ها و ناشران و همچنین بهره‌گیران تأثیرات چشمگیری گذاشته است. در مجموع می‌توان این اثرگذاریها را به شرح زیر مورد اشاره قرار داد:
الف. ناشران وارد بحث تولید مجلات الكترونیكی شدند.
ب. تولیدكنندگان منابع الكترونیكی هر روز روشهای جستجوی
پیشرفته‌تری را ایجاد نمودند.
ج. هر ناشر و تولیدكننده‌ای با ارائه خدمات فهرست مندرجات و
چكیده و تهیه مقاله خاص برای متقاضی سعی در جذب متقاضی بیشتر و تسخیر بازار خدمات تحویل مدرك نمود.
د. كتابخانه‌ها رویكرد جدیدی به استفاده از فن‌آوریهای نوین و
منابع تولید شده به شكل ریزنمون پیدا كردند.
ه. خدمات تحویل مدرك از سرعت بیشتر و هزینه پائین‌تری برخوردار گردید.
و. كتابخانه‌های بزرگ دانشگاهی و ملی بر اثر این تحولات وارد بحث تحویل مدرك شدند.
ز. كتابخانه‌ها در بحث انتخاب و سفارش و مجموعه‌سازی با پدیده‌های جدید كه راهكارهای جدید می‌طلبید روبه‌رو شدند. (اینترنت...، ۱۳۷۸: ۱۱۹-۱۲۳)
مراحل تحویل مدرك و فواید نظام‌مند نمودن فعالیتهای آن
خدمت تحویل مدرك از آغاز، یعنی از مرحله درخواست از جانب كاربر، تا پایان، یعنی ارائه پاسخ و یا مدرك مورد در‌خواست به درخواست‌كننده از پنج مرحله تشكیل می‌شود كه این مراحل به ترتیب به شرح زیر هستند:
مرحله اول. درخواست مدرك توسط متقاضی
مرحله دوم. مكان‌یابی مدرك مورد درخواست
مرحله سوم. درخواست مدرك توسط بخش تحویل مدرك ازسایر مراكز
مرحله چهارم. دریافت پاسخ كه می‌تواند منفی باشد و یا دریافت مدرك باشد
مرحله پنجم. ارسال مدرك تهیه شده برای متقاضی و یا احیاناً ارائه پاسخ منفی به كاربر
هر یك از مراحل پنجگانه فوق در عمل از مراحل ریزتری شكل می‌گیرد كه توجه به این مراحل شناخت و آگاهی بیشتری نسبت به فرآیند تحویل مدرك ایجاد می‌كند:
۱. در خواست مدرك شامل:
الف. درخواست تهیه مقاله
ب. درخواست تهیه پتنت
ج. درخواست تهیه پایان‌نامه
د. درخواست تهیه كتاب
ه. درخواست تهیه مقاله كنفرانس
و. درخواست تهیه گزارش
۲. مكان‌یابی شامل:
الف. مكان‌یابی منابع چاپی و الكترونیكی ناپیوسته
ب. مكان‌یابی منابع الكترونیكی پیوسته
۳. درخواست مدرك از كارگزار شامل:
الف. درخواست از كارگزاران داخلی در سطح شهر استقرار مركز سرویس‌دهنده
ب. درخواست از كارگزاران داخلی در سطح سایر شهرهای كشور
ج. درخواست از كارگزاران خارجی
۴. دریافت پاسخ شامل:
الف. دریافت پاسخ منفی
ب. دریافت پاسخ مثبت یا تهیه مدرك مورد درخواست
۵. ارسال پاسخ برای متقاضی شامل:
الف. ارسال پاسخ منفی برای متقاضی
ب. ارسال مدرك تهیه شده از داخل كشور برای متقاضی
ج. تهیه كپی از مدرك تهیه شده از خارج جهت نگهداری در مركز و ارسال یك نسخه از آن برای متقاضی.
در فرآیند تحویل مدرك برای نظم‌ بخشیدن به روند فعالیتها، طراحی و استفاده از فرم‌های خاص (الكترونیكی، چاپی، و یا هر دو) در هر مرحله الزامی است، كه این امر مزایای زیر را در برخواهد داشت:
الف. مستند نمودن فرآیند كاری
ب. تسهیل در امر پی‌گیری
ج. امكان استخراج آمار و اطلاعات
د. سهولت در امر پاسخگویی
ه. ضبط و ثبت پیشینه و مستندات
و. ارزیابی خدمات ارائه شده
شیوه‌های ارسال درخواست و دریافت پاسخ در تحویل مدرك
در خدمات تحویل مدرك، ارسال درخواست و دریافت پاسخ با استفاده از فنآوریها و شیوه‌های گوناگونی انجام می‌شود. در بهره‌گیری از هر یك از این فنآوریها و شیوه‌ها مسائلی نظیر توان مالی مؤسسه در تهیه امكانات، توان زیرساختی كشور از حیث ارتباطات دوربرد، نوع انتظار بهره‌گیر كه هنگام درخواست مدرك منعكس می‌نماید، نبود امكانات جهت بهره‌گیری از برخی روشها، عدم خدمت‌رسانی ارائه‌كنندگان خدمات از طریق برخی ابزارها و روشهای مطرح شده، تشخیص كتابدار، و ملاحظات دیگری كه شاید غیرقابل پیش‌بینی باشد، نقش‌آفرینی می‌كند. به عنوان مثال، میزان استفاده از سرویس اینترنتی تحویل مدرك در كشورهای كمتر توسعه یافته به دلیل ضعف زیرساختهای اقتصادی و ارتباطی دوربرد قطعأ قابل مقایسه با درصد استفاده از این ابزار در كشورهای توسعه یافته نیست. برای انتخاب هر یك از این روشها می‌توان با توجه به موقعیت، عناصر مختلفی را دخالت داد. چنانچه سرعت مدنظر باشد و هزینه از اهمیت ثانوی برخوردار باشد می‌توان از سریع‌ترین روش یعنی سفارش و دریافت به روش پیوسته از طریق پست الكترونیك و وب اقدام نمود. چنانچه سرعت مطرح نباشد، می‌توان از روش پیك و یا پست عادی جهت ارسال درخواست و دریافت پاسخ استفاده كرد. از سایر روشها نیز به تناوب می‌توان با توجه به عوامل ذكر شده استفاده كرد. انواع شیوه‌ها و فنآوریهای ارسال درخواست و دریافت پاسخ در فرآیند تحویل مدرك به شرح زیر می‌باشد:
الف. ارسال درخواست و دریافت پاسخ از طریق تلفن
ب. " " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق پست
ج. " " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق دورنگار
د."" " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق اینترنت
ه. " " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق پیك
و. " " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق پست الكترونیك
ز. " " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق تلكس
ح. " " " " " " " " " " " " " " " " " " از طریق تلنت
در سال ۱۹۹۵ پژوهشی تحت عنوان نخستین ارزیابی مؤسسات یوزیدیك و یورولوگ از وضعیت خدمات تحویل مدرك در اروپا توسط مادلئینه ولف تروئینه، ال ژیراردی و باری ماهون انجام شد. در این پژوهش روشن شده است كه بهره‌گیران و ارائه‌كنندگان خدمات تحویل مدرك به ترتیب زیر از روشهای ارتباطی برای ارسال درخواست و دریافت پاسخ بهره‌برداری كرده‌اند (نخستین..، ۱۳۸۰: ۵).
الف. روش پیوسته (از طریق اینترنت، پست الكترونیك، وب و ... ۸/۳۷
ب. پست ۷/۲۳
ج. نمابر ۲/۲۲
د. پست‌الكترونیكی ۳/۱۲
ه. تلفن ۳/۱
و. تلكس ۶/۱
انواع اطلاعات مورد نیاز برای تكمیل فرم درخواست
فرم درخواست باید دربرگیرنده اطلاعات مورد نیاز برای شناسایی كامل مدرك باشد. فرآیند مكان‌یابی مبتنی بر اطلاعات ارائه شده در فرم درخواست انجام می‌شود. چنانچه اطلاعات درج شده در فرم به نحو كامل و صحیح ارائه نشود در مراحل مختلف فرآیند تحویل مدرك و ارائه خدمت به كاربر ایجاد مشكل می‌نماید. درصد قابل توجهی از علل عدم دسترسی كاربر به مدرك مورد درخواست درج اطلاعات ناقص در فرم درخواست است.در پژوهش مادلئینه ولف تروئینه، ال ژیراردی و باری ماهون در بخش تجزیه و تحلیل سفارشات بدون پاسخ، مشخص شده است كه ۶/۴ درصد از علل عدم دسترسی به مدارك، درج اطلاعات ناقص و غلط توسط متقاضیان در برگه درخواست است. در مجموع می‌توان ۱۱ عنصر اطلاعاتی جهت درج در برگه درخواست بر شمرد كه هر عنصر اطلاعاتی اهمیت و جایگاه خود را دارد. این عناصر اطلاعاتی كه اصطلاحاً نقاط بازیابی۱ نیز نامیده می‌شوند عبارت‌اند از:
۱. عنوان مدرك اعم از نشریه، كتاب و سایر منایع اطلاعاتی
۲. شماره جلد نشریه
۳. تاریخ نشر مدرك
۴. تعداد صفحات
۵. شماره استاندارد بین المللی سریال‌ها / كتب
۶. عنوان مقاله در نشریات و مجموعه مقالات
۷. نام مؤلف
۸. وابستگی مؤلف
۹. نام سازمان‌یا مركزی كه مدرك درآن نگه‌داری می‌شود
۱۰. شماره درخواست
۱۱. نام ناشر مدرك
در مقاله‌ای تحت عنوان خدمات تحویل مدرك سریع‌تر و ارزان‌تر: اجتناب از مشكلات پس از تهیه، مؤلف در خلال مطالب در صفحهٔ ۴ جدولی ارائه كرده است كه در آن جدول با دسته‌بندی اهمیت اطلاعات موردنیاز برای تكمیل فرم درخواست به كم، متوسط، و زیاد به تعیین میزان اهمیت هر یك از اقلام اطلاعاتی پرداخته است (۸ : Faster- cheaper...).●فرم‌های مربوط به مرحله چهارم (دریافت پاسخ)
فرم‌های گزارش وضعیت ماهانه تعداد و هزینه مدارك تهیه شده از سطح شهر محل استقرار مركز، گزارش مدارك تهیه شده از سایر مراكز در كشور، گزارش وضعیت ماهانه تعداد و هزینه مدارك تهیه شده، و فرم گزارش وضعیت ماهانه تعداد و هزینه مدارك تهیه شده از خارج
●فرم اعلام پاسخ منفی به متقاضی
در صورت مثبت‌بودن نتیجه تلاش و سعی بخش تحویل مدرك و ارسال اصل مدرك برای متقاضی، آخرین فرم یعنی فرم دوازدهم در بخش تحویل مدرك جهت تهیه گزارش كاركرد ماهانه بخش مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ابزارها و منابع مكان‌یابی
اولین قدم بعد از دریافت درخواست متقاضی در بخش تحویل مدرك، مكان‌یابی است. برای انجام این مهم به منابع و ابزار مناسب نیاز است. با توجه به استفاده كتابخانه‌ها و مراكز اطلاع‌رسانی از ابزارهای جدید در فرآیند كاری، و همچنین ازدیاد انتشار انواع منابع اطلاعاتی در حوزه‌های مختلف و اثبات این امر كه امكان تهیه همه منابع مورد نیاز با توجه به هزینه بالا، فضای اندك و حجم زیاد مواد اطلاعاتی تولید شده وجود ندارد، اولویت دادن به دسترسی۲، در مقابل نگهداری،۳ نمود عینی پیدا می‌كند. در فرآیند دسترسی، اصل شناخت منابع مورد نیاز از نظر ربط موضوعی آن با نیاز متقاضی و همچنین شناخت مكان نگه‌داری منبع، توأمان مطرح است. منابع اطلاعاتی ردیف دوم نظیر فهرستها۴، فهرستگانها۵، فهرستهای همگانی پیوسته۶، منابع لازم و مناسب برای مكان‌یابی مدارك مورد درخواست متقاضیان در بخش تحویل مدرك هستند. چنانچه در بخش تحویل مدرك تنها ابزار مكان‌یابی منابع چاپی باشد، نیازی به ابزارهای جانبی برای مكان‌یابی نیست، ولی اگر منابع الكترونیكی و یا منابع پیوسته نظیر فهرستهای پیوسته همگانی منبع مكان‌یابی باشند، نیاز به ابزارهای جانبی نظیر كامپیوتر، مودم، خط اینترنت، تلفن و نظیر اینها می‌باشد. انواع ابزارهای مكان‌یابی را می‌توان به شرح زیر بر شمرد:
الف. فهرستها
ب. فهرستگانها
ج. فهرستهای همگانی پیوسته
د. پایگاه داده‌های كتاب‌شناختی۷
ه. سایتهای ناشرین و كارگزاران خدمات تحویل مدرك
اولویتهای انتخاب كارگزاران خارجی
برای انتخاب كارگزاران خارجی باید ملاحظاتی را درنظر داشت. چنانچه هزینه برای ما اهمیت دارد از خدمات كارگزارانی كه از روشهای كم‌هزینه استفاده می‌كنند استفاده می‌كنیم، چنانچه سرعت برای ما اهمیت دارد از سرویس كارگزارانی استفاده می‌كنیم كه از خدمات پرسرعتی برخوردارند. چنانچه عناصری نظیر جامعیت مجموعه، ارتباط آسان با كارگزار و انعطاف‌پذیری در نحوه سرویس‌دهی كارگزاران مدنظر باشد، لازم است از خدمات كارگزاران مختلف با توجه به نیازمان استفاده كنیم. اهم عناصر تأثیرگذار در انتخاب كارگزاران به شرح زیر است:
الف. اولویت بر اساس هزینه
ب. اولویت از لحاظ سرعت و سهولت در ارائه خدمات
ج. اولویت از لحاظ فراگیری و جامعیت مجموعه
د. اولویت از لحاظ ارتباط آسان
ه. اولویت از لحاظ انعطاف پذیری (شهمیرزادی، ۱۳۷۹).
گردآوری و مستندسازی منابع تهیه‌شده از خارج
در فرآیند خدمات تحویل مدرك، بخشی از منابع علمی برای متقاضیان از خارج كشور تهیه می‌شود. به دلیل پرداخت هزینه زیاد برای تهیه این‌گونه منابع، و مدت زمان لازم برای تهیه آنها، به نظر می‌رسد مستند‌سازی مشخصات كتاب‌شناختی این منابع و نگه‌داری و سازماندهی اصل آنها در بخشی خاص، و فراهم‌كردن امكان جستجو و دسترسی سریع به آنها به‌صرفه و لازم است. از این رهگذر، می‌توان قبل از سفارش مدرك از خارج، از طریق جستجو در بانك اطلاعات كتاب‌شناختی تشكیل شده از مشخصات كتاب‌شناختی منابع تهیه شده از خارج در بخش تحویل مدرك، از احتمال سفارش مجدد و تحمیل هزینه اضافه جلوگیری نمود و در مدت زمان كمتر و با هزینه ناچیزِ تكثیر، اقدام به تهیه مدرك نمود.
آشنایی با شرح وظایف بخشهای مختلف در واحد خدمات تحویل مدرك( نمونه پیشنهادی )
●وظایف رئیس
- برنامه‌ریزی بلندمدت و كوتاه‌مدت برای بخش با توجه به برنامه‌ها و نیازهای مؤسسه مادر و توجیه مدیر مركز در خصوص برنامه‌ها
- جذب بودجه و امكانات مورد نیاز واحد
- جذب نیرو و برنامه‌ریزی درجهت تقویت تخصصی و عمومی كاركنان واحد
- نظارت بر نحوه فعالیت كاركنان قسمتهای مختلف
- تقسیم كار و گزارش‌گیری از فعالیتهای كاركنان
- برنامه‌ریزی در زمینه تعیین قیمت خدمات، شیوه‌های دریافت هزینه خدمات، گزارش و تحویل درآمدهای حاصله از فعالیتها به امور مالی مركز
- ارتباط با مؤسسات مختلف برای معرفی توانائیهای بخش و زمینه‌سازی جهت استفاده از خدمات متقابل
- مطالعه و تحقیق در راستای شناسایی شیوه‌های جدید خدمات تحویل مدرك، شناسایی نقاط قوت و ضعف فرآیندهای كاری موجود در بخشهای مختلف، شناساندن تواناییهای واحد در داخل و خارج مركز و به كارگیری نتایج در ارتقای فعالیتهای واحد
- برقراری جلسات مستمر با مدیران ارشد مركز مادر به منظور گزارش‌دهی، بیان مشكلات و ارائه توانائیها و فراهم‌آوری زمینه لازم به منظور دریافت امكانات مورد نیاز
●وظایف مسئول مكان‌یابی
- جستجو از منابع چاپی و الكترونیكی
- ارائه نتایج جستجو به بخشهای مرتبط
-تكمیل فرم‌های مرتبط با فرآیندهای كاری به ترتیب اولویت با رعایت استانداردهای مورد نظر
- محاسبه هزینه خدمات ارائه شده
- ارائه گزارش ماهانه از خدمات قسمت و بیلان مالی آن
- انتقال نظرات، مشكلات و نیازها به مدیر بخش
●وظایف مسئول تهیه از سطح شهر
- پی‌گیری دریافت نتایج مكان‌یابیها از قسمت مكان‌یابی
- تكمیل فرم درخواست از مؤسسات سطح شهر در سریع‌ترین زمان
- انتقال درخواست به دو صورت حضوری و غیرحضوری به مؤسسات مربوط جهت تهیه
- تكمیل سایر اسناد و فرمهای مرتبط با فرآیندهای كاری این قسمت با رعایت استانداردهای مرتبط
- پی‌گیری دریافت پاسخ درخواستهای ارسالی به مراكز سطحشهر
- ارسال نتایج در خواستها به متقاضیان
- محاسبه هزینه خدمات ارائه شده
- ارائه گزارش ماهانه از خدمات قسمت و بیلان مالی آن
- انتقال نظرات، مشكلات و نیازها به مدیر بخش
●وظایف مسئول تهیه از شهرستانها
- پی‌گیری دریافت نتایج مكان‌یابیها از قسمت مكان‌یابی
- تكمیل فرم درخواست از مؤسسات مستقر در سایر شهرها در سریع‌ترین زمان
- انتقال درخواست به مؤسسات مربوط جهت تهیه
- تكمیل سایر اسناد و فرم‌های مرتبط با فرآیندهای كاری این قسمت با رعایت استانداردهای مرتبط
- پی‌گیری دریافت پاسخ درخواستهای ارسالی به مراكز در سایرشهرها
- ارسال نتایج در خواستها به متقاضیان
- محاسبه هزینه خدمات ارائه شده
- ارائه گزارش ماهانه از خدمات قسمت و بیلان مالی آن
- انتقال نظرات، مشكلات و نیازها به مدیر بخش
●وظایف مسئول تهیه از خارج
- پی‌گیری دریافت نتایج مكان‌یابیها از قسمت مكان‌یابی
- مكان‌یابی پایگاههای كارگزاران طرف قراداد
- تكمیل فرم درخواست از كارگزار مورد نظر در سریع‌ترین زمان
- انتقال درخواست به مؤسسات مربوط جهت تهیه
- تكمیل سایر اسناد و فرم‌های مرتبط با فرآیندهای كاری این قسمت با رعایت استانداردهای مرتبط
- پی‌گیری دریافت پاسخ درخواستهای ارسالی به مراكز خارج كشور
- تهیه یك نسخه اضافی از منبع تهیه شده از خارج كشور به منظور نگه‌داری در آرشیو برای خدمات بعدی
- تكمیل كاربرگه اطلاعات كتاب‌شناختی مدرك تهیه شده از خارج و ارسال به بخش تایپ برای ورود اطلاعات در پایگاه مربوطه ارسال نتایج در خواستها به متقاضیان
- محاسبه هزینه خدمات ارائه شده
- ارائه گزارش ماهانه از خدمات قسمت و بیلان مالی آن
- انتقال نظرات، مشكلات و نیازها به مدیر بخش
پیوست ۱: كتاب‌شناسی خدمات تحویل مدرك و امانت بین ‌كتابخانه‌ای در زبان فارسی
۱.كرینش، گراهام پ. (۱۳۷۷).” خط مشی‌ها و پیشرفتهای اخیر در نظام امانت بین كتابخانه‌‌ای و ارائه اسناد“، ترجمه ویدا بزرگ‌چمی، فصلنامه كتاب (تابستان)، دوره نهم، شماره۲، ص ۸۸-۹۷.
۲. فرند، فردریك (۱۳۷۴). ” انتقال مدارك: راه‌حلی جهانی برای یك مسأله جهانی“، ترجمه لیلا تقی‌پور، اطلاع‌رسانی (نشریه فنی مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران)(زمستان)، دوره یازدهم، شماره ۲، ص ۴۳-۴۹.
۳. كلبرت، آنتونیت دبلیو (۱۳۷۶). ”تهیه و تحویل مدرك: ده توصیه برای آسان‌سازی درخواست از تهیه‌كنندگان مدرك“، ترجمه فردین كولائیان، فصلنامه پیام كتابخانه (پاییز)، دوره هفتم، شماره ۳ ، ص ۱۰۶-۱۰۷.
۴. رولی، جنیفر (۱۳۷۵). ”هزینه تحویل الكترونیكی اسناد و مدارك“، ترجمه حمید محسنی. در مرزهای نو در اطلاع‌رسانی، گزیده مقالات هیجدهمین كنفرانس بین‌المللی اطلاع‌رسانی پیوسته، لندن: ۱۹۹۴. تهران: چرتكه، ص ۱۱۵-۱۲۷.
۵. دیلك چیتن، داماكارا عمر لی اغلو (۱۳۷۵). ” چالش تكنولوژی تحویل مدرك در مقابل مالكیت از دیدگاه كشورهای در حال توسعه“، ترجمه آتش جعفرنژاد. در گزیده مقالات ایفلا ۹۵، تركیه: ۲۰-۲۶ اوت ۱۹۹۵، تهران: كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، ص ۱۱۹-۱۲۶.
۶. مالینكو نیكو، راس میشل (۱۳۷۲). ” دنیای جدید و متهور اطلاعات“، ترجمه محسن عزیزی. اطلاع‌رسانی (بهار)، دوره دهم(جدید)، شماره ۱، ص ۵۶.
۷. مهراد، جعفر (۱۳۷۲).” تكنولوژی پلهای اطلاعاتی“، اطلاع‌رسانی (تابستان و پاییز)،‌ دوره دهم ( جدید)، شماره ۲و ۳ ص ۲۴-۲۵.
۸. پیزلی، جننفر (۱۳۷۲). ” تحویل مدرك: مباحثی پیرامون تهیه اطلاعات“، ترجمه نرجس جواندل. اطلاع‌رسانی (تابستان و پاییز)،‌ دوره دهم (جدید)، شماره ۲و ۳ ، ص ۷۶-۷۹ .
۹. بكری ابوبكر، احمد (۱۳۷۶). ” تبادل مدرك از كتابخانه به كتابخانه دیگر نمونه دیگر رویارویی“، ترجمه زهره میرحسینی. در مجموعه مقالات كاملیس ۴، تهران: ۲۹-۳۱ خرداد ۱۳۷۴. تهران: كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، ص۳۵۰-۳۶۰.
۱۰. __،‌(۱۳۷۶).”استفاده از خدمات تحویل مدرك كتابخانه ملی انگلستان BLDSC"، ترجمه جواد بشیری، فصلنامه پیام كتابخانه‌ (زمستان)، دوره هفتم، شماره ۴، ص ۹۶-۱۰۲.
۱۱. محسنی، حمید (۱۳۷۶).” استینفو و خدمات تحویل مدرك“، فصلنامه كتاب (بهار و تابستان)، دوره هشتم، ‌شماره ۱و۲، ص ۱۰۲-۱۰۸.
۱۲. بشیری، جواد (۱۳۷۶). ” خدمات تحویل مدرك در كتابخانه بریتانیا“، پژوهشنامه اطلاع‌رسانی (پاییز)، سال اول، شماره۴، ص ۶-۷.
۱۳. علی انور، ممتاز (۱۳۷۶). ”خدمت فراهم‌آوری مدرك در كشورهای اسلامی، وضع موجود و نظامهای پیشنهادی“، ترجمه عبدالحسین آذرنگ. در مجموعه مقالات كاملیس، تهران: ۲۹-۳۱ خرداد ۱۳۷۴. تهران: كتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، ص ۳۶-۴۶.
۱۴. فیالبرانت، نانسی (۱۳۷۱). ” تحویل مدرك به وسیله ماهواره“، ترجمه اكرم ربیعی. فصلنامه كتاب (تابستان و پاییز)، دوره دوم، شماره ۲و۳، ص ۸۸-۹۵.
۱۵. كروتی، اولریخ (۱۳۷۲). ”آدونیس: درمیان اسطوره و واقعیت، تهیه آزمایشی با استفاده ازتكنولوژی CD-ROME“، ترجمه سیمین‌دخت بردبار مازندرانی، اطلاع‌رسانی (بهار)، دوره دهم (جدید)، شماره ۱، ص ۸۱-۸۶.
۱۶. ضمیری، امیره و فرشته میرچی (۱۳۶۹). ”دومین كنفرانس بین‌المللی امانات، ۱۹-۲۱ نوامبر۱۹۹۰-لندن“، فصلنامه كتاب (تابستان- زمستان)، دوره اول، شماره ۲-۴، ص ۴۷۶- ۴۸۲.
۱۷. سیل، الیزابت (۱۳۷۹). ”آگاهی‌رسانی جاری الكترونیكی در محیط جمعی“، ترجمه علی رادباوه در فراگام‌هایی. در اطلاع‌رسانی(۳)، گزیده مقالات بیستمین كنفرانس بین‌المللی اطلاع‌رسانی پیوسته، لندن: دسامبر ۱۹۹۶. تهران: مركز اطلاع‌رسانی و خدمات علمی جهاد سازندگی، ص ۷۹-۹۲.
۱۸. محسنی، حمید (۱۳۷۶). ” اینترنت، مجموعه‌سازی و خدمات تحویل مدرك“. در اینترنت، جنبه‌های نظری و كاربردی آن در كتابخانه‌ها، مراكز آموزشی و تحقیقاتی. تهران: نشر كتابدار، ص ۱۱۳-۱۳۶.
۱۹. _ (۱۳۷۷). ”دستیابی به اطلاعات در شبكه‌های باز، محاسبه، پرداخت و حق تكثیر“، ترجمه فاطمه فهیم‌نیا. فراگام‌هایی در اطلاع‌رسانی(۲)، گزیده مقالات نوزدهمین كنفرانس بین‌المللی اطلاع‌رسانی پیوسته، لندن: ۵-۷ دسامبر ۱۹۹۵. تهران: مركز اطلاع‌رسانی و خدمات علمی جهاد سازندگی، ص ۲۷-۴۶.
۲۰. محسنی، حمید (۱۳۷۷). سفارش و خدمات تحویل مدرك (كتاب، پایگاه اطلاعاتی، مجله...). تهران: مؤلف.
۲۱. نشاط، نرگس (۱۳۷۹). نظامهای همكاری بین‌ كتابخانه‌ای. تهران: سازمان مطالعه و تدوین كتب علوم انسانی دانشگاهها (سمت).
۲۲. مهدوی، محمدنقی (۱۳۶۷). امانت بین‌كتابخانه‌ای: اصول و رهنمودها. تهران: مركز اسناد و مدارك علمی.
۲۳. ویوینگ، ادموند (۱۳۷۵). ”مراكز اطلاع‌رسانی و خدمات آگاهی‌رسانی جاری“، ترجمه عباس گیلوری. اطلاع، سال دوم، ش۱۴و۱۵، ص: ۹-۱۱، ۲۷-۲۸.
۲۴. غفاری، نسرین (۱۳۷۶). ”بررسی وضعیت تهیه و تحویل مدارك كتابخانه‌های مركزی دانشگاههای جامع شهر تهران“. پایان‌نامه كارشناسی‌‌ارشد دانشكده روانشناسی و علوم تربیتی، دانشگاه تهران.
۲۵. محسنی، حمید (۱۳۷۶). ”بررسی چگونگی دسترسی به مقالات غیر فارسی در مراكز آموزشی و تحقیقاتی وزارت جهاد سازندگی“. پایان‌نامه كارشناسی‌ارشد كتابداری و اطلاع‌رسانی، دانشكده علوم روانشناسی و علوم تربیتی، دانشگاه تهران.
۲۶. شهمیرزادی، طیبه (۱۳۷۹). ”مطالعه تطبیقی ساختار و محتوی سایتهای مهم خدمات تحویل مدرك در وب و ارائه الگوی عملیاتی مناسب جهت استفاده از خدمات تحویل مدرك در ایران“. پایان‌نامه كارشناسی‌ارشد كتابداری و اطلاع‌رسانی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد تهران شمال.
۲۷. صنعت‌جو، اعظم (۱۳۷۹). ”بررسی توزیع موضوعی، جغرافیایی، نیروی انسانی و خدمات تحویل مدرك مراكز تحقیقاتی جهاد سازندگی“. پایان‌نامه كارشناسی ارشد كتابداری و اطلاع‌رسانی، دانشكده علوم روانشناسی و علوم تربیتی، دانشگاه فردوسی مشهد.

نوشته: فردین كولائیان
عضو هیئت علمی وزارت جهاد كشاورزی

منبع : مركز اطلاعات و مدارك علمی ایران