برون‌سپاری مدیریت منابع انسانی در سازمان‌های کوچک و متوسط

به عنوان یك مدیر باید بدانید كه در هر شغل چه كوچك و چه بزرگ نیازمند تقسیم وظایف با كاركنان خود هستید. دست یابی به این هدف با تامین خدمات منابع انسانی در خارج از موسسه امكان پذیر خواهد بود.درگیری‌های غیر سازمانی مشاغل، هم‌چون نظارت ناعادلانه‌ی برخی دولت‌ها و مانند آن سبب شده است تا آن‌ها به جای به دست آوردن اطلاعات تازه با مشكلات گمراه كننده دست و پنجه نرم كنند. آمار نشان می‌دهد كه مشاغل كوچك و متوسط در حدود ۲۰ تا ۴۰ درصد وقت خود را برای عمل به الزام‌هایی صرف می‌كنند كه بزرگ‌ترین مانع بر سر تولیدات آن‌هاست. مدیران نمی‌توانند تنها با پرداختن به منابع انسانی از پس مدیریت سازمان خود برآیند.
بهترین راه حل برای از بین بردن دغدغه‌ی خدمان منابع انسانی در سازمان‌ها سپردن این وظایف به بیرون از سازمان است. با برون‌سپاری خدمات منابع انسانی از درگیری‌های سازمان برای تامین این خدمات كاسته می‌شود. امروزه در كنار نیاز به مدیران فروش و مشاوران خدمات باتجربه، نیاز به برون‌سپاری بسیاری از احتیاجات شركت انكارناپذیر است.
اما پیش از دست به كار شدن برای استفاده از تامین‌كنندگان در بخش خدمات منابع انسانی، یك بررسی دقیق در زمینه‌ی توان‌مندی‌ها، ضعف‌ها، فرصت‌ها و تهدیدها انجام دهید. لیندا فورد، مدیر بخش گروه فورد در رم، می‌گوید: از خودتان بپرسید به كجا می‌خواهید برسید؟ برون‌سپاری بخش تامین خدمات منابع انسانی تا چه میزان شما را در رسیدن به هدف یاری می‌كند؟
از دیدگاه فورد این خدمات ممكن است كاستی‌هایی داشته باشند:
۱- بدون هدف یا راهكار باشند.
۲- بدون بررسی دقیق نیازهای سازمان انجام شوند.
۳- ارتباط مناسبی با كاركنان نداشته باشند.
۴- برمبنای استانداردها تنظیم نشده‌ باشند
پس از مرتب كردن نیازها، باید از فهرست خدمات كوتاه‌مدت، اولویت‌ها را انتخاب كنید (مانند استخدام یك كارآموز به مدت یك یا دو هفته). می‌توانید چند نوع از این خدمات را با هم انجام دهید. در انتها نیز گزارشی از كارهای خود تهیه كنید.
اصول منابع انسانی
صورت حقوقی كاركنان ساده‌ترین نوع خدمات منابع انسانی است. اگر بخش مالی سازمان خود را تامین كنندگان خارج از سازمان سپرده‌اید، می‌دانید كه در این راستا تامین‌كننده در پایان هر ماه با كسر هزینه‌ها، مالیات و سایر حساب و كتاب‌ها برای كارمندان چك می‌كشد. قبل از امضای چك، به دقت صورت حقوق را بخوانید و آن را با صورت حقوقی تامین كنندگان داخلی مانند پردازش خودكار داده‌ها (www.adp.com)،مزایای خدمات حقوقی (www.advantagepayroll.com)،پرداخت چك(www.paychex.com) و... مقایسه كنید. حال بررسی كنید كه هر كدام از این آمار و ارقام در جای درست خود قرار دارند یا نه. تمام تصمیم‌های مربوط به استخدام و اخراج یا برنامه‌های مربوط به تعطیلات و مرخصی استعلاجی را باید به درستی مرور كنید. در بسیاری موارد گاه این تصمیم‌ها به كلی فراموش می‌شوند.
آرلن ورنون، مشاور بخش تامین خدمات منابع انسانی، در موسسه‌ی ادن پرری می‌گوید: شما به یك حساب‌رسی منابع انسانی نیازمندید. صاحبان مشاغلی كه به موسسه‌ی ما رجوع می‌كنند، دو دسته‌اند: افرادی كه با كاركنان خود همواره مشكلات جدی دارند یا افراد فعالی كه خود را ناتوان از مدیریت كاركنان می‌پندارند.
ورنون می‌گوید: پس از برآورد نیازهای سازمان، من این نیازها را در دفترچه‌ای كه پیش از این توسط یك وكیل مطالعه شده است، یادداشت می‌كنم. سپس توضیحات مربوط به شغل هركدام از كارمندان را نیز یادآور می‌شوم. این دفترچه حاوی سیاست‌های شركت درباره‌ی خدمات سلامت و رفاه یا استخدام كارآموز و جدا شدن كاركنان است. افزون بر این شما باید قوانین ضد تبعیض، تامین امنیت و ... تنظیم كنید.
جمع‌آوری چنین اطلاعاتی برای سازمان هزینه‌ای در حدود بیش از ۳ هزار دلار به همراه خواهد داشت.بنابراین اگر سعی كنید در تامین خدمات نیروی انسانی از بخش بیرون از سازمان كمك بگیرید، می‌توانید در مراحلی در هزینه و وقت صرفه‌جویی كنید. در بسیاری از كشورها بنگاه‌‌های موقتی وجود دارند كه مهارت‌های منابع انسانی ویژه عرضه می‌كنند. برای مثال گروه آشر در روزلند، قراردادهای حرفه‌ای منابع انسانی را به مبلغ ۵۰ تا ۶۰ دلار برای یك ساعت كار تنظیم می‌كند. سوزان آشر مدیر اجرایی این موسسه می‌گوید: امروزه بسیاری از مدیران منابع انسانی از كار بركنار می‌شوند. پیش از استخدام افراد حرفه‌ای در پروژه‌ها، مدیران باید گزارش‌هایی كامل از تمام فعالیت‌های احتمالی خود تهیه كنند. به این ترتیب، اهداف از ابتدا تعریف و هزینه‌ها برآورد می‌شوند و شما به هیچ كس بر خلاف این دستورالعمل مبلغی پرداخت نخواهید كرد.‍
منابع انسانی آماده‌ی كار
تریسیا نیكل، مربی نیروهای تازه‌كار ( نیروهای با كم‌تر از۱۰ سال سابقه) در موسسه‌ی تحقیقاتی ولف تك، كه در زمینه‌ی فناوری در شیكاگو فعالیت می‌كند، می‌گوید: شركت‌های كوچك‌تر بیش‌تر با بهره‌گیری از راه‌های مخرب، دعواهای حقوقی یا منابع ناكافی، از پاسخ‌گویی در زمینه‌ی منابع انسانی می‌گریزند. آن­ها بر این گمان هستند که بی­توجهی به منابع انسانی برای­شان سودآور است.
او می‌گوید: من از مشاهده­ی این همه کمبود و بی­توجهی به قوانین و اصول استخدام افراد، متحیر می­شدم.
نیکل یک پیش­نهاد توسعه­ی شغل در سطوح بالا و قراردادی با سهم­های ۲ میلیون­ دلاری را مورد بررسی قرار داد. او مسوول بررسی این ماموریت پیش­نهادی بود.
او می­گوید: ۵ جمله در نامه­ی پیش­نهاد قرارداد نادرست بود. به این ترتیب شرایط مناسبِ پیش آمده از بین می­رود و قرارداد منتفی می­شود.
این اتفاق و تجربه­های مشابه، نیکل را واداشت به دنبال شرکت­های دیگری باشد. شرکت Padigent. نیکل در دو سال گذشته فعالیت­های مثبت زیادی در این شرکت انجام داده است. Padigent، روش مشخصی در آموزش افراد تازه­کار دارد و کارکنان خود را برای شرکت­های کوچک­تر حفظ می­کند.
او می­گوید: به نفع شرکت­هاست که به جای صرف هزینه­ی بیش­تر و استفاده از کارمندان باتجربه و خبره از کارآموزان استفاده کنند. درست مانند استفاده از دوچرخه که به جای اتومبیل افراد را هرچه سریع­تر به مقصد می­رساند. ما ۹۳ فرم الکترونیکی شامل نامه­های تقاضا، توافق­ها و فرم­های انتقال کارکنان و ... در اختیار داریم. این روش ویژه ۵۰هزار دلار هزینه دربردارد و اجرای کامل آن سه ماه طول می­کشد.
یکی از مشتریان نیکل، یک شرکت ارتباطات الکترونیکی و طراحی در شیکاگو به نام پروژه­ی ۳۶، چهار شریک دارد. در جریان تحقق این اهداف، نیکل از این شرکا درخواست کرد تا پاسخ­هایی به ۴۲ سوالی که ممکن است داوطلبان جویای کار به هنگام مصاحبه بپرسند، بدهند. شرکای این شرکت پاسخ­هایی بسیار متفاوت به بیش از ۱۹ مورد از این سوال­ها دادند. اریک لرد، رییس این شرکت می­گوید: هیچ کدام از این افراد تجربه­ای در زمینه­ی منابع انسانی ندارند.
از نظر لرد مهم­ترین رابطه­­ی منابع انسانی و استخدام افراد در Pandigent، تاثیری است که منابع انسانی بر اخراج افراد دارد! او می­گوید: چند شرکت هستند که پس از فروش و واگذار شدن به بخش نیروی انسانی پیش­رفت کرده­اند. آن­ها در حقیقت به نیروهای آماده به کار و آموزش دیده تبدیل شده­اند.
قراردادهای کارفرما:
شما می­توانید خدمات و مدیریت منابع انسانی را به یک سازمان پیمان­کار حرفه­ای(PEO[۱]) واگذار کنید. کارلوس رودریگز، رییس شرکت AOP Totalource یک PEO در میامی می­گوید: در اوایل دهه ۹۰ چنین خدماتی تازه به وجود آمده بود، اما به خاطر قوانین فدرال و قوانین مالیاتی کاری از پیش نبرد. در چنین اوضاعی، با هزینه­های بیمه­ی فراوان و با نیروی کار غیرماهر، PEO به عنوان یک راه میان­بر، نظر همه را به خود جلب می­کند.
با امضای یک قرارداد PEO، در حقیقت شما یک رابطه­ی همکاری با کارفرماهای دیگر به وجود می­آورید.
بنا به گزارش جامعه­ی ملی صنعت (www.napeo.org) تا به امروز ۳ میلیون آمریکایی در این مراودات شرکت کرده­اند، که این میزان با توجه به قوانین متفاوت ایالت­ها رقم قابل توجهی است. PEO، به طور گسترده به حقوق اصلی، مسوولیت­ها و خطرات می­پردازد:
لیست حقوقی
استخدام
مزایا
آموزش و پیش­رفت کارکنان
اطلاعات از دولت
انتخاب یک PEO یک تعهد کامل است. باید قبل از امضای قرارداد با دقت کامل، شرکت و منابع مرتبط با آن را بررسی کنید.
رودریگز می­گوید: هزینه­ها، حدود ۲ تا ۴ درصد لیست حقوق هستند.
امروزه ده­ها مرکز ارایه­ی خدمات منابع انسانی وجود دارد. فقط باید مرکز مناسب شرکت خود را پیدا کنید و هیچ نیازی را فراموش نکنید.
لرد می­گوید: من پیش از این به اهمیت منابع انسانی چندان واقف نبودم و فکر می­کردم موفقیت در داشتن تعداد مشتریان بیش­تر است. اما اکنون می­دانم هر ۱ دلاری که روی منابع انسانی هزینه می­کنم، ۱۰ برابر می­شود.


نویسنده: جوآنا ال.كورتز
مترجم: نازنین كی‌نژاد