جلسه شاخص کار تیمی

در بدو ورودم به یکی از کارخانجات خصوصی که قبلا کار می کردم بر اساس اعتقادی که داشتم جلسات هفتگی بین مدیران را برقرار کردم . اولین عکس العملها اعتراضات مستقیم و غیر مستقیمی بود که از طرف مدیر عامل شد که بجای تشکیل جلسه به کارها برسیم . سعی کردم که با گزارش خروجی های مناسب جلسات و همچنین دقت در زمان آنها و موقع تشکیلشان که حتی الامکان در اوج ساعات کاری نباشد قدری حساسیتها را کم کنم . البته در نهایت با بازخوردهای مناسبی که از جلسات حاصل شد ایشان از طرفداران پرو پا قرص تشکیل جلسات شد… اینکه جلسه چگونه اداره شود از نکات مهم در قضاوت مثبت بودن یا منفی بودن آن است . برخی جلسات واقعا نه تنها هیچگونه خروجی مثبت ندارند که باعث تنش و عدم تفاهم می گردند . یک جلسه باید برنامه داشته باشد و سناریوی اجرای آن می بایست مشخص باشد . شروعی مناسب و ادامه ای هدفدار و پایانی خوب . جلسه یکی از ابزارهای مناسب کار تیمی است . اگر کسی بگوید به کار تیمی اعتقاد دارد ولی جلساتی بین اعضای تیم برگزار نکند در تحقق این ایده ناموفق است .جلسه نماد تبادل ایده ها و هماهنگی برای اجرای کارها و تقسیم مسئولیتها است. از نکات بارز در موفقیت جلسات یکی اینستکه هدف مشخص باشد . معمولا جلسات تخصصی و موردی بسیار موثر تر می باشند . چرا که هدف مشخص است و حدود کار معلوم . در جلسات یاد می گیریم که ایده های خود را چگونه بیان کنیم که دیگران توجه شوند و در تحقق ایده به ما کمک کنند . یادمی گیریم که باید ایده مان در چالش افکار دیگران صیقل بخورد و پخته شود . یاد می گیریم که باید در جایی سکوت کنیم تا دیگران حرف بزنند . یاد می گیریم که گوش کنیم!یاد می گیریم که به حرف دیگران توجه کنیم .در جلسات می آموزیم که با عکس العملهای دیگران در مقابل افکارمان چه مثبت و چه منفی چگونه رفتار کنیم . و مدیریت رفتار و هیجانات خویش را تمرین می کنیم . در جلسات گفتگویی دو نفره و در خلوت نداریم در یک جمع حضور داریم که مناسبات خاص خویش را دارد . افراد مختلف با خصوصیات رفتاری و اخلاقی متنوع در کنار هم می نشینیم و در مورد موضوعاتی صحبت می کنیم تا به توافقاتی برسیم واین یعنی پذیرفتن این تنوع و تفاوت و زمینه سازی برای کار جمعی. آنچه می تواند جلسات را از حالت سکون خارج کند ایجاد فرصت گفتگو برای همه است مطرح شدن ایده ها بدون هراس است .در جلسات باید بگونه ای پیش رفت که شرکت کنندگان یاد بگیرند راهکار ارائه کنند . صرف بیان مشکلات و انتقاد گره ای را برای ما باز نمی کند باید یاد بگیریم که مشکل را خوب بشناسیم و از ابعاد مختلف بررسی کنیم و در انتها برایش راهکار بدهیم تا رفع شود . جلسات دماسنج سازمان هستند . با نگاهی به جلسات می توان یک ارزیابی سریع از مناسبات سازمان بدست آورد . جلسه پر بحث و گفتگو نشانگر یک سازمان پویا و فعال است . جلسه ای با رفتارهای تند و خشن و توهین نشانگر یک سازمان بیمار است که باید روی ظرفیت انتقاد پذیری افراد ان کار کرد . باید آموزش مدیریت کنترل هیجانات را در آن پیاده کرد .یک جلسه ساکت و بی بحث نشانگر یک سازمانی با افراد محافظه کار و ترسو و شاید فرصت طلب است .

منبع : خاطرات یک مدیر